Was denken Sie, welche Mannschaft in einem Wettkampf als Sieger vom Platz geht? Die mit den besten Spielern? Oder diejenige mit der besten Taktik? Ich tippe auf Letztere.
Bei einem Projekt, an dem mehrere Mitarbeitende zusammenarbeiten, verhält es sich ähnlich wie im Mannschaftssport. Einzeltalente sind wichtig, keine Frage. Matchentscheidend ist jedoch das harmonische Zusammenspiel des Teams. Digitale Archiv-Systeme oder ein umfassendes Enterprise-Content-Management (ECM) haben bereits in vielen Unternehmen die ehemaligen Papierarchive abgelöst. Geschäftsrelevante Dokumente sind damit zentral und strukturiert abgelegt, ohne physischen Platz zu beanspruchen. Zudem lässt sich eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen, Tools und Features integrieren, mit denen die Systeme zum Dreh- und Angelpunkt effizienter und automatisierter Geschäftsprozesse ausgebaut werden können.
In modernen ECM-Systemen sind zusätzlich Collaboration-Funktionen eingebaut, über die sich Arbeitsgruppen nach der Technik von Social Media über Feeds interaktiv, projekt- und dokumentenbezogen miteinander austauschen können und die sämtliche bisherigen Ereignisse zentral und transparent abbilden. Darauf basiert die Social Collaboration – die computergestützte Zusammenarbeit von Teams. Ein Vorteil davon: Dank mobiler Endgeräte und Applikationen macht es keinen Unterschied, ob alle Mitarbeitenden auf demselben Platz stehen, sich einige im Home Office oder am anderen Ende der Welt befinden. Collaboration anywhere, anytime!
Allerdings gibt es Unternehmen, die Social Collaboration als ein reines IT-Projekt missverstehen. Klar, die IT-Infrastruktur ist ein wichtiges Element, doch in erster Linie geht es um die Etablierung einer passenden Unternehmens- und Kommunikationskultur. Um Social Collaboration gewinnbringend zu nutzen, braucht es klare Spielregeln: 1. Damit alle jederzeit auf dem aktuellen Stand sind, muss die dokumenten- und projektbezogene Kommunikation ausschliesslich über die Feedfunktion stattfinden. 2. Private Meinungen, Wertungen und Small Talk sind für das Projekt irrelevant und haben hier nichts verloren. 3. Mitarbeitende, die privat nicht auf Social Media aktiv sind, benötigen etwas Training, um sich mit der Anwendung vertraut zu machen. Hier empfehle ich Ihnen, jemanden aus dem Projektteam als Coach für die anderen Mitarbeitenden zu definieren. 4. Nur motivierte Teamplayer sind gute Teamplayer. Setzen Sie Ihren Mitarbeitenden nicht einfach ein neues Tool vor, begeistern Sie sie dafür. 5. Alle Abteilungen müssen bei der digitalen Transformation am gleichen Strick ziehen. Wählen Sie deshalb ein Software-System, das zur Grösse Ihres Unternehmens und zu den Arbeitsabläufen passt. Wenn Sie diese Regeln beachten, verschaffen Sie Ihrem Unternehmen und Ihrem Team einen echten Wettbewerbsvorteil.
Bei jedem Teamwork – ob on- oder offline, in einer Sportmannschaft oder einem Unternehmen – ist es entscheidend, wie die soziale Interaktion funktioniert. Als international tätiger Entwickler und Hersteller für Software rund um das ECM haben wir bei ELO Digital Office auch das Wissen und die Erfahrung, Ihnen Lösungen für eine effiziente und innovative Social Collaboration aufzuzeigen, die zu Ihrem Unternehmen, Ihren Anforderungen und Ihrem Team passen.
