Der Fuhrpark des eigenen Unternehmens ist essenziell für einen reibungslosen Ablauf im Betriebsalltag. Durch ihn wird die Mobilität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen sichergestellt. Dennoch: Die Mehrheit der Entscheidungsträgerinnen und -träger ist sich dem Stellenwert des Fuhrparks nicht bewusst und schenkt ihm deshalb nicht die Aufmerksamkeit, die eigentlich notwendig wäre.
Die Gründe für diese Vernachlässigung sind vielfältig: Oft fehlt die Zeit im stressigen Arbeitsalltag, Expertenwissen zu Themen wie den Unfallverhütungsvorschriften (UVV) ist nicht vorhanden oder das Budget gibt es einfach nicht her. Beschäftigt man sich einmal genauer mit der Fuhrparkverwaltung, wird klar: Durch die richtigen Ansätze können Zeit, Kosten und Arbeitsaufwand verringert und gleichzeitig die Effizienz und Rechtssicherheit gesteigert werden.
Wichtige Pflichten bei der Fuhrparkverwaltung
Die Unfallverhütungsvorschriften müssen immer eingehalten werden, egal ob sich in dem Fuhrpark zwei oder 200 Fahrzeuge befinden. Geschieht dies nicht, ist die Rechtssicherheit im Betrieb gefährdet. Vor der Übergabe eines Pool- oder Dienstwagens an die Fahrerinnen und Fahrer muss eine Erstunterweisung erfolgen (DGUV Vorschrift 70 § 30). Danach muss eine jährliche Fahrerunterweisung stattfinden (§ 12 ArbSchG und DGUV Vorschrift 70). Zusätzlich sind die Fahrerinnen und Fahrer dazu verpflichtet, die Fahrzeuge vor Fahrtantritt auf etwaige Mängel und Schäden zu prüfen (DGUV Vorschrift 70 § 36). Einmal jährlich müssen die Fahrzeuge zudem von einem Sachkundigen überprüft werden (DGUV Vorschrift 70 § 57). Neben den Unterweisungen und Fahrzeugüberprüfungen ist auch die Führerscheinkontrolle eine wichtige Pflicht im Fuhrpark. Die Führerscheine der Mitarbeitenden müssen vor der ersten Fahrzeugübergabe sowie mindestens einmal pro Halbjahr kontrolliert werden.
Mögliche Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Werden die UVV-Regeln nicht eingehalten, muss mit straf- und zivilrechtlichen Konsequenzen gerechnet werden. Diese beginnen bei einem Bussgeld und können im Falle eines Unfalls sogar zu Freiheitsstrafen führen. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Fahren ohne gültige Fahrerlaubnis. Nach Paragraph 21 des Strassenverkehrsgesetzes wird diese Tat mit einer Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder einer Geldstrafe geahndet. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber zur Durchsetzung und Protokollierung der Führerscheinkontrollen verpflichtet sind, werden auch sie zur Verantwortung gezogen. In vielen Fällen übertragen Unternehmen die Halterhaftung an den Fuhrparkverantwortlichen. Voraussetzung dafür: Bei dem Mitarbeitenden muss es sich um eine zuverlässige, erprobte und sachkundige Person handeln, die mit der Erfüllung der Halterpflichten durch Weisung oder Arbeitsvertrag beauftragt wurde.
Einfache Lösung für mehr Rechtssicherheit
Die Unfallverhütungsvorschriften gehen im stressigen Arbeitsalltag oftmals unter oder werden nicht dokumentiert. Abhilfe schafft hier eine digitale Lösung wie eine Fuhrparksoftware. Fahrerunterweisungen und Führerscheinkontrollen können mit dieser digital durchgeführt werden, um Zeit zu sparen und ein Prüfungsversäumnis zu verhindern.
Zusätzlich profitieren
Neben der Sicherstellung der Rechtssicherheit im Fuhrpark bietet eine Fuhrparksoftware eine Vielzahl weiterer Funktionen, die die Verwaltung vereinfachen. Laut einer Vimcar-Studie mit 100 Fuhrparkverantwortlichen aus dem Bauhandwerk vom Juni 2021 kostet die Fahrtenbuchführung, das Schadenmanagement und die Routenplanung die meiste Zeit im Arbeitsalltag. Digitale Lösungen verringern diesen Zeitaufwand ungemein. Das elektronische Fahrtenbuch zeichnet mit Start des Motors alle finanzamtsrelevanten Daten auf, lediglich die Kategorisierung der Fahrt in Arbeitsweg, Betriebs- oder Privatfahrt müssen die Fahrerinnen und Fahrer noch selbst vornehmen. Die Tankkartenintegration ermöglicht es, dass alle Belege automatisch im System hinterlegt werden, und verhindert so eine chaotische Zettelwirtschaft. Live-Fahrzeugortung und Routendokumentationen vereinfachen die Routenplanung und Auftragsverteilung und geben Informationen über die Ankunftszeit beim Kunden. Das sorgt nicht nur für zufriedenere Fahrerinnen und Fahrer, sondern auch für glückliche Kundinnen und Kunden.
