Ganz am Ende der Verteilungskurve von Unternehmen siedeln sich einmalige Einkäufe bei einer Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten an. Dieser sogenannte Long-Tail Spend wird oft vernachlässigt, obwohl er mit einem hohen Aufwand verbunden ist. Das muss nicht sein, denn ein effizientes Long-Tail-Management ermöglicht spürbare betriebliche Einsparungen.
Autor: Urs Huebscher
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Wer in einem Unternehmen den Einkauf verantwortet, kümmert sich in der einen oder anderen Form auch um das Ausgabenmanagement. Dieses Spend-Management verfolgt drei Hauptziele: Kosteneinsparungen, die Optimierung der betrieblichen Effizienz und die Steigerung der finanziellen Performance. Dazu ist es wichtig zu wissen, auf welche Bereiche sich die Unternehmensausgaben verteilen. Wie sein Name erahnen lässt, bildet der «Tail Spend» das Ende der Verteilungskurve und beinhaltet sämtliche nichtstrategischen Aufwendungen.
80 zu 20: der typische Tail Spend
Bei den meisten Unternehmen zeichnet sich das gleiche Muster ab: 80 Prozent der getätigten Ausgaben fliessen an 20 Prozent der Lieferanten – das klassische Pareto-Prinzip. Im Umkehrschluss bedeutet das: 20 Prozent, also sämtliche nichtstrategischen Ausgaben, gehen an 80 Prozent der Dienstleister. Im Long-Tail Spend laufen die nichtstrategischen oder indirekten Ausgaben mit jeweils nur geringen Beträgen auf, zum Beispiel Bestellungen bei Market Places, Büromaterial oder wiederkehrende Online-Einkäufe wie Software-Abonnements, Telefonrechnungen und digitale Werbung. Obwohl es sich nur um relativ geringe Beträge handelt, birgt der Long-Tail Spend wohl das grösste Einsparpotenzial im Einkauf der Unternehmen.
Hohe Komplexität, hohe Kosten
Verschiedene Faktoren sorgen dafür, dass die Long-Tail-Ausgaben mit besonders viel Aufwand und entsprechenden Kosten verbunden sind. «Der Aufwand für eine ordnungsgemässe und unternehmenskonforme Verbuchung dieser zahlreichen, wenn auch relativ kleinen Ausgaben ist so hoch, weil jeder einzelne Lieferant mit allen erforderlichen Daten im Beschaffungssystem hinterlegt werden muss», sagt Andy Stehrenberger, Geschäftsführer der Schweizer Einheit des global tätigen Corporate-Payment-Experten AirPlus. Zudem bieten Online-Einkaufsplattformen heute eine riesige Lieferantenvielfalt, die mit herkömmlichen Beschaffungsprozessen gar nicht mehr abgebildet werden kann. Hinzu kommen weitere Faktoren wie die Einhaltung von Compliance-Bestimmungen und internen Beschaffungsrichtlinien. «All das führt zu einer komplizierten Datenverwaltung und letztlich zu einer Zunahme der Kosten», so Stehrenberger.
Mehr Effizienz durch digitales Management und Automatisierung
Eine verbesserte Kontrolle der Beschaffungs- und Zahlungsprozesse kann nicht zuletzt durch eine Optimierung der Bezahllösungen erreicht werden. Virtuelle Kreditkarten wie die AirPlus Virtual Cards Procurement können helfen, den Long-Tail Spend in den Griff zu bekommen. Der Vorteil: Virtuelle Kreditkarten können mit wenigen Klicks und in unbegrenzter Zahl erstellt werden. Durch die individuellen Kartendaten sind damit getätigte Einkäufe verursachergerecht zuzuordnen und leicht zu verwalten. Zudem können sie bei der Generierung mit individuellen Sicherheitsfunktionen wie Budgetlimite oder Händlerbindung versehen werden. «Mit einer solchen virtuellen Mastercard können der Aufwand und die Komplexität von Zahlungen deutlich verkleinert und die jährlichen Ausgaben erfahrungsgemäss um fünf bis zehn Prozent reduziert werden», stellt Stehrenberger in Aussicht.
Durch die Kombination virtueller Kreditkarten mit einer automatisierten Procurement-Plattform kann das Long-Tail-Spend-Management zusätzlich optimiert werden. So können beispielsweise Zahlungen über einen längeren Zeitraum gestreckt und so der Cashflow geschont werden. Ausserdem bietet sich die Chance, von oft übersehenen Frühzahler-Rabatten zu profitieren.
Gewährte Rabatte bleiben (zu) oft ungenutzt
Die Beziehung zu Lieferanten ohne vertragliche Vereinbarung stellt die Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen. Laut einer Befragung des Corporate-Payment-Experten AirPlus von 534 Einkaufsverantwortlichen in Belgien, Deutschland, Frankreich, Grossbritannien, Italien, Luxemburg, Niederlande, Österreich und der Schweiz ist das Hauptproblemfeld die Überwachung des Maverick Buying, also von Einkäufen, die nicht mit den Einkaufsrichtlinien übereinstimmen.
Alleine im DACH-Raum gab deutlich mehr als die Hälfte der Befragten (60 Prozent) an, dass sie Zahlungen aufgrund von Problemen bei der Überprüfung der Bestelldetails und der Zahlungsmethode erst verspätet tätigen konnten. Weitere 52 Prozent konnten gewährte Preisnachlässe nicht realisieren. «Die grosse Herausforderung für Unternehmen mit einer hohen Zahl an Lieferanten ohne vertragliche Beziehung besteht darin, Transparenz in ihre Beschaffungsvorgänge zu bringen. Erst dann können sie verspätete Zahlungen oder Einbussen durch verpasste Rabatte verhindern. Zahlungsmittel wie virtuelle Kreditkarten, die wichtige Informationen zu den Transaktionen liefern und darüber hinaus sicher und einfach zu handhaben sind, werden dabei zum Gamechanger», so Stehrenberger.
