Wer sein Geschäftsmodell digital transformieren möchte, kommt meist nicht umhin, in neue Lösungen zu investieren. Anstelle einer geschlossenen Software Suite empfiehlt sich gerade für KMU-Verantwortliche immer häufiger der Best-of-Breed-Ansatz. So nutzen sie ihr Enterprise Resource Planning (ERP) für die Kernprozesse und ergänzen es mit der bestmöglichen Lösung für die Individualisierung und Automatisierung ihrer Prozesse.
Bei der Frage nach der digitalen Transformation ist für Unternehmen nicht mehr das «Ob», sondern vielmehr das «Wie» entscheidend. Dabei stehen sich grundsätzlich zwei Ansätze gegenüber: Sollen Unternehmen auf eine ganzheitliche, in sich geschlossene ERP-Software von einem Anbieter setzen? Oder ist eine standardisierte ERP-Software mit offener Architektur sinnvoller, die es erlaubt, spezialisierte Einzellösungen – den sogenannten Best-of-Breed – zu implementieren?
Für jeden Zweck das Beste
Doch was ist Best-of-Breed? Worin unterscheiden sich Best-of-Breed-Lösungen von einem geschlossenen System und welche Funktionen und Anwendungen kommen hierbei in der Praxis zum Einsatz? Der Begriff «Best-of-Breed» bedeutet per Definition, dass ein Unternehmen für jede Anforderung die bestmögliche Softwarelösung integriert – auch von unterschiedlichen Herstellern. Viele Anbieter stellen zwar umfangreiche ERP-Systeme zur Verfügung. Diese sind aber nicht immer für alle Arbeitsprozesse wie Archivierung und Workflows, Business Intelligence oder Leistungserfassung eines Unternehmens geeignet. Oft benötigt man für solch spezialisierte Aufgaben geeignete Einzellösungen. Mit einem Best-of-Breed-Ansatz können Unternehmen die besten Lösungen verschiedener Hersteller miteinander zu einer massgeschneiderten Softwareumgebung kombinieren. Durch die Integration verschiedener Softwarelösungen von unterschiedlichen Herstellern entsteht eine hochfunktionale Systemlandschaft, welche die Unternehmensprozesse und den innerbetrieblichen Informationsaustausch optimiert. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass sich die Abhängigkeit von einzelnen Softwareherstellern und ihren Produkten verringert.
Geschlossen versus Best-of-Breed
Im Gegensatz dazu setzen ganzheitliche Systeme, bei grösseren Softwareanbietern auch Software Suite genannt, auf einer durchgängig modularisierten Systemarchitektur mit einheitlicher Datenbasis auf. Der Kunde entscheidet, welche Module er lizenziert, und stellt somit aus der fest vorgegebenen Standardsoftware die Lösung zusammen, welche die individuellen Herausforderungen des Unternehmens möglichst am besten, aber mitunter nicht immer optimal, abbilden. Der vertikale Funktionsumfang lässt dabei schon lange nicht mehr zu wünschen übrig. Viele ganzheitliche Lösungen bieten sogar einen Leistungsumfang, der den effektiven Bedarf von rund 80 Prozent aller KMU bei Weitem übersteigen. Die Vorteile einer Gesamtlösung sind ein einheitliches «Look-and-feel», eine durchgängige Bedienbarkeit und ein reibungsloses Zusammenspiel aller Komponenten. Dadurch, dass alle Softwarekomponenten vom selben Anbieter stammen, wird zudem die Zusammenarbeit erleichtert.
ERP-Herausforderungen
Was spricht also gegen geschlossene ERP-Gesamtlösungen für KMU? Ein wesentlicher Faktor ist die mangelnde Flexibilität und Agilität. Das KMU ist auf das Angebot des jeweiligen ERP-Anbieters angewiesen. Spezifische Anpassungen im Leistungsumfang sind meist nicht vorgesehen und, wenn überhaupt, nur mittels aufwendigen Customizing möglich. In Summe erhält man das am besten passende System innerhalb des Portfolios des Anbieters – und nicht das am besten passende System überhaupt. Hinzu kommt, dass kaum ein Hersteller gleichzeitig auch ein Spezialist in den Bereichen des Dokumentenmanagement, des Customer-Relationship-Management (CRM), in der Datenanalyse oder in der Leistungserfassung ist – sprich in der Entwicklung von Lösungen, die im Zuge der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsmodellen und Geschäftsprozessen essenziell sind. Auch verfolgt jeder Hersteller einen eigenen Fokus auf Innovation und Weiterentwicklung, um die Marktbedürfnisse optimal bedienen zu können.
Best-of-Breed-Vorteile
Der Best-of-Breed-Ansatz wurzelt auf einer Plattformstrategie, dessen Philosophie es ist, das Beste aus verschiedenen Welten zu finden und zu integrieren. Es basiert in der Regel auf einem standardisierten ERP als Kernsystem, mit dem die betriebswirtschaftlichen Kernprozesse (Finanzen, Aufträge, Handel, Lager und Weiteres) organisiert werden und das sich bedarfsgerecht ergänzen lässt. Es kombiniert dabei unterschiedliche spezialisierte Lösungen über bidirektionale Schnittstellen, auch jene von Drittanbietern, zu einer individuellen und bedürfnisgerechten Gesamtlösung. Die bestehenden Prozesse eines B2B-Unternehmens werden dabei optimal in einer Gesamtlösung integriert und es erlaubt zudem eine zukunftsorientierte Anbindung und Skalierung von Cloud-Diensten und Automationssoftware, da die Schnittstellen der einzelnen Lösungen eindeutig definiert sind.
Flexible Systemlandschaften
Die Herausforderung beim Best-of-Breed ist der reibungslose und wechselseitige Datenaustausch. Damit dies gelingt, muss klar definiert sein, welches das führende System ist, welche Aufgaben die anderen Systeme übernehmen und wie sie zusammenspielen. Mit Best-of-Breed entstehen flexible Systemlandschaften, die künftige Erweiterungen und Anpassungen ermöglichen. Voraussetzung ist, dass der Anbieter des ERP über ein breites Ecosystem mit spezialisierten Partnern verfügt. Nur so können übergreifende Geschäftsprozesse zwischen den Programmen sichergestellt werden, wodurch sich für die Endnutzer ein integrales System anbieten lässt – mit jenen Lösungen, die für den jeweils bestimmten Einsatzzweck am leistungsfähigsten sind und welche die individuellen Prozesse am besten abbilden. So steigert das Unternehmen seine Produktivität und Effizienz und kann seine Prozesse flexibler sich verändernden Marktbedingungen und Herausforderungen anpassen.
Standardisiert oder offen
Beim Best-of-Breed-Ansatz werden grundsätzlich zwei Herangehensweisen unterschieden: Einerseits bieten ERP-Hersteller zu ihrem System standardisierte Drittlösungen an, die bereits in der Systemumgebung vorintegriert sind. Andererseits werden offene Schnittstellen im System zur Verfügung gestellt, durch die verschiedene Drittlösungen angebunden werden können. Es entsteht ein Ökosystem, um für jeden Anwendungsbereich des ERP-Systems die bestmöglichen Teillösungen zu finden und diese in die vorhandene IT-Infrastruktur zu integrieren. Der ERP-Hersteller bleibt der Ansprechpartner und agiert quasi als Plattform für Kunden und Partnerunternehmen. So können Workflows und Prozessautomatisierungen optimal im System abgebildet werden, ohne dass das Unternehmen mit mehreren Partnern verhandeln muss – ein Argument, das sonst oft für die Implementierung einer geschlossenen Software Suite spricht.
Der Best-of-Breed-Ansatz in der Praxis
Die Walker Gruppe wuchs schnell zu einer regionalen Käseproduzentin und Lebensmittelgrossistin und bezieht heute Waren von 150 Lieferanten. Durch das Wachstum
stieg die Komplexität in der Geschäftsadministration und verhinderte die Automatisierung von Prozessen. Mithilfe einer Business Software mit offener Architektur konnten ERP, Finanzsoftware und ein spezialisiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu einer Lösung verschmolzen werden. Durch das Zusammenspiel der drei Lösungen funktionieren heute die Prozesse im Auftrags-, Lager- und Rechnungswesen ohne Medienbrüche.
Bei der Thun-Thunersee Tourismus (TTST) hingegen verschlang die manuelle Verwaltung der über 600 Mitglieder enorme Ressourcen. Alle Mitgliederrechnungen wurden per Serienbrief aus einer Excel-Datei erstellt und per Post versandt. Mit der Neuanschaffung einer Business Software wurde ein leistungsfähiges CRM-System eines Spezialisten integriert. Dank der kombinierten Lösung erledigt der Verein die Mitgliederverwaltung und die Rechnungstellung, inklusive Controlling, inzwischen vollautomatisiert.
Ein digitaler Workflow zwischen Treuhänder und Mandanten wird auch beim Treuhandunternehmen Balmer-Etienne AG praktiziert. Das Unternehmen betreut im Bereich Treuhand mehr als 500 KMU-Mandate mit 130 Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten. Damit die Treuhänder die Zusammenarbeit mit ihren Mandaten optimieren und die Prozesse digitalisieren können, wurde zusammen mit einem IT-Umsetzungspartner und eines fortschrittlichen Buchhaltungssystems ein massgeschneidertes Angebot für die Zusammenarbeit zwischen dem Treuhandunternehmen und den Mandanten realisiert. Die Bedürfnisse in den Bereichen Rechnungswesen, Dokumentenmanagementsystem, Archivierung und intelligentem Informationsmanagement werden perfekt in der individuellen Gesamtlösung abgebildet.
Wie KMU von Best-of-Breed profitieren?
> Bedürfnisgerechte Softwareinfrastruktur
> Grössere Flexibilität
> Weniger Risiken
> Zufriedenere Mitarbeitende
> Zukunftsorientierter Ansatz
