von Helmar Steinmann
Schon lange träumt man in der Arbeitswelt vom sogenannten «papierlosen Büro». Während die Datenflut -immer grösser wird, hält sich das Papier trotz Computer, Tablets und Smartphones ganz wacker. Immerhin: Im Bereich der Archivierung von Dokumenten setzen immer mehr Unternehmen auf die Möglichkeit, sämtliche geschäftsrelevanten Unterlagen komfortabel zu digitalisieren. Der Vorteil liegt auf der Hand: Wer ganz auf die Digitalisierung seines Archivs setzt, braucht sich nicht mehr durch Papierberge zu wühlen, um an bestimmte Unterlagen heranzukommen, deren Ursprung möglicherweise tief in der Vergangenheit liegt. Und zudem: Ist das ehemalige Papierarchiv leergefegt und einer neuen Bestimmung zugeführt, hat sich der physische Raum in den digitalen Space der Bits und Bytes verlagert. Doch je mehr Daten darin enthalten sind, desto mehr Speicherplatz ist notwendig. Festplatten und Firmenserver können da schon mal an ihre Grenzen stossen.
Clouds ermöglichen es, Unmengen von Daten kostengünstig ausserhalb der Firmenserver zu speichern, via Zugriffsberech-tigungen den Mitarbeitenden online zur Verfügung zu stellen und zur Bearbeitung freizugeben. Und mit der entsprechenden App können die Nutzer auch via Smartphone und Tablet von überall her auf die Cloud zugreifen und produktiv mitarbeiten.
Die Auslagerung von Daten an einen externen Speicherdienst entwickelte sich deshalb im Angebot als auch in der Nachfrage schnell zu einem Trend, auf dessen Nährboden Cloud-Anbieter wie Pilze aus dem Boden schossen.
Von Anfang an gab es auch Skeptiker, die den Nutzen von Clouds anzweifelten und die Datensicherheit beziehungsweise den -schutz infrage stellten. Als dann noch die zügellose Sammelwut des US-Geheimdienstes NSA in ihrem ganzen Ausmass bekannt wurde, bestärkte dies die Kritiker der virtuellen Wolken. Andererseits können Nachrichtendienste und Hacker auch E-Mails samt Anhänge lesen, sollen sie es darauf anlegen. Hand aufs Herz: Wer macht sich darüber noch gross Gedanken?
Dennoch müssen die Sorgen ernst genommen werden. Das -Angebot von Cloud-Anbietern ist gross und unübersichtlich. Ebenso die Unterschiede bei den Leistungen und der Sicherheitsstandards. Ich empfehle Ihnen, bei der Auslagerung an eine Cloud nicht zu sparen. Nicht nur können Billiganbieter oft nicht die technischen Voraussetzungen erfüllen, um Ihre Daten sicher zu lagern. Häufig sind sie auch in einem anderen Rechtsgebiet angesiedelt. Dabei begibt man sich rechtlich schnell auf unbekanntes Territorium. Bei Datenverlust oder unerlaubten Datenzugriffen können Sie im schlimmsten Fall nichts unternehmen.
Mein wichtigster Rat lautet deshalb: Wählen Sie einen Cloud–Anbieter aus demselben Rechtsgebiet. Er ist jederzeit greifbar und wird deshalb alles dafür tun, um Ihre Daten in der Wolke -sicher und verfügbar zu halten. Es empfiehlt sich zudem, die -Daten in einer sogenannte Private Cloud zu speichern. Diese ist mit einer besonderen Verschlüsselung und einem eingeschränkten Zugriffsradius abgesichert.
Diese Services kosten sicher ein paar Franken mehr als bei -Billiganbietern, was in der Kalkulation entsprechend berück-sichtigt werden muss. Für geschäftsrelevante Daten lohnt sich die Investition in die Sicherheit aber auf jeden Fall. Denn mit der Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) beziehungsweise eines Enterprise-Content-Managements (ECM), bei dem die Daten zentral, übersichtlich und klar strukturiert -abgelegt sind, sparen Sie bereits viel Zeit und Geld. Unabhängig davon, ob sich das digitale Archiv nun auf dem Firmenserver, -einer Festplatte oder in einer Cloud befindet. Als international -tätiger Entwickler und Hersteller für Software rund um das ECM, haben wir bei ELO Digital Office auch das Wissen und die Erfahrung, Ihnen Lösungsansätze aufzuzeigen, mit denen Sie Ihre -Daten bei maximaler Sicherheit auslagern können.
Weitere Informationen:
www.elo.ch
