Wer die Auftragsabwicklung auch im administrativen Bereich professionell abbilden kann, ist einige Schritte weiter. Insellösungen, Word- und Excel-Applikationen in der bestehenden heterogenen IT-Landschaft sind von gestern. Heute gilt es, die flexible, transparente und effiziente Unterstützung der Geschäftsprozesse sicherzustellen.
Begeben wir uns gleich in ein praktisches Fallbeispiel. Höchste Präzision für ein «swiss made»-Qualitätsprodukt: Die Kernkompetenz der 2006 gegründeten MSR Electronics GmbH umfasst die Entwicklung und Fertigung von Datenaufzeichnungsgeräten, sogenannte Datenlogger, die physikalische Messdaten wie Temperatur, Feuchte, Druck, Helligkeit oder Vibrationen mithilfe von Sensoren erfassen und speichern. Durch ihre Vielzahl an verfügbaren Messgrössen, ihr kleines Format und ihre grossen Speicherkapazitäten eignen sie sich für verschiedenste Dokumentations- und Überwachungsaufgaben in Industrie und Wissenschaft.
Das Ziel
Im Rahmen eines Management Buy Out wurden von der neu gegründeten MSR Electronics GmbH im Jahr 2006 sämtliche Aktivitäten der Abteilung MSR (Modular Signal Recorder) des Bereichs Messtechnik aus dem Forschungs- und Entwicklungsunternehmen prospective concepts ag übernommen – die vorhandene EDV «war geprägt von Insellösungen in Form einer Lagerverwaltungs-Software sowie verschiedenen Word- oder Excel-Applikationen und entsprach nicht mehr den heutigen administrativen Anforderungen. Auch und gerade für KMU bedeuten Faktoren wie Flexibilität, Transparenz oder Effizienz von Geschäftsprozessen eine wichtige Basis der Wettbewerbsfähigkeit», erläutert Geschäftsführer Wendelin Egli. Daher wurde bei MSR die Entscheidung getroffen, künftig alle administrativen Aufgaben wie beispielsweise Kundenstammverwaltung, Offertenstellung, Auftragsbearbeitung oder Fakturierung mithilfe einer professionellen und modernen Unternehmens-Software abzuwickeln. «Und somit unsere bisherige ineffiziente, da doppelte und oft fehlerhafte manuelle Datenerfassung sowie fehlende Auswertungs- oder Kontrollmöglichkeiten durch eine integrierte IT-Struktur in einem einzigen System abzulösen: flexibel, transparent und abteilungsübergreifend.»
Schritt für Schritt
Wendelin Egli weiter: «Im Vordergrund unseres Auswahlprozesses stand die Überlegung, welche Software für einen Betrieb unserer Grösse die beste Lösung darstellt und dennoch flexibel genug ist, um auch künftig mit unserem Unternehmen zu wachsen – zudem sollte sich die Investition in einem überschaubaren Rahmen bewegen.» Mit der kaufmännischen Software SelectLine der SelectLine Software AG aus St. Gallen hat der Geschäftsführer ein marktgerechtes und praxiserprobtes System gefunden, das als integrierte Standardlösung branchenübergreifend für Auftrag, Rechnungswesen und Lohn insbesondere auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) konzipiert ist. Durch den flexiblen und modularen Aufbau lässt sich SelectLine mit nur geringem Aufwand an individuelle Bedürfnisse jeder Art anpassen.
Nach der schrittweisen Einführung mit Übernahme und Optimierung von zahlreichen Altdaten sind bei der MSR Electronics GmbH heute die Module Auftrag, Rechnungswesen und Lohn produktiv im Einsatz – Daten zu rund 1 500 Artikeln, über 1 000 Kunden bzw. Lieferanten sowie der rund 40 weltweiten MSR-Händler sind in SelectLine hinterlegt. Unterstützung bei Betreuung, Wartung oder für Anpassungen der Software bietet der regionale SelectLine Autorisierte Partner BCT NetCom GmbH aus Winterthur – «neben dem Vorteil der regionalen Nähe überzeugt Geschäftsführer Philippe Balogh sowohl durch seine fachliche Kompetenz als auch durch seine Fähigkeit zu lösungsorientiertem Denken», so Wendelin Egli.
SelectLine als Leitfaden
SelectLine ist bei der MSR Electronics GmbH heute unternehmensweit im Einsatz: Artikel-, Kunden- oder Lieferantendaten werden erfasst und verwaltet, Offerten geschrieben, Auftragsbestätigungen generiert und über Packlisten an die Produktion gegeben, Lieferscheine und Rechnungen erstellt, tagesaktuelle Listen zu offenen Posten ausgegeben. Wendelin Egli: «SelectLine dient uns als Leitfaden von der Offerte bis zur Fakturierung. Besonders hilfreich sind für mich als Geschäftsführer die umfassenden Auswertungsmöglichkeiten, die mir praktisch auf Knopfdruck beispielsweise eine Auflistung von Tops und Flops oder einen Überblick über die Verkaufsaktivitäten unserer weltweit tätigen Händler ermöglichen. Damit ist die Software auch ein ideales Steuerungsinstrument für unternehmerische Entscheidungen.»
Anderer Arbeitsalltag
Die mit der Software-Einführung verbundenen Zielsetzungen konnten bei der MSR Electronics GmbH umfassend erfüllt werden: Die heterogene Struktur aus verschiedenen Insellösungen wurde durch eine durchgängige und in einem einzigen System integrierte IT ersetzt, die Software ist flexibel genug, um an wechselnde Rahmenbedingungen oder betriebsspezifische Veränderungen reibungslos angepasst werden zu können.
Wendelin Egli zieht ein positives Fazit: «Der Einsatz von SelectLine hat zu einer Optimierung unserer Geschäftsprozesse geführt: Transparenz und Effizienz sind gestiegen, Arbeitsaufwendungen im administrativen Bereich sind gesunken, und die Fehlerquote durch Mehrfacheingaben hat sich drastisch reduziert. Durchgängig vom Auftrag über das Rechnungswesen bis zum Lohn, abteilungsübergreifend und integriert in einem einzigen System – ein Arbeitsalltag ohne SelectLine wäre für uns heute undenkbar!»
Weitere Informationen:
www.msr.ch
www.selectline.ch
www.bct.ch
