Schweizer unternehmen spüren zunehmend, dass junge Mitarbeitende moderne Tools für die Kommunikation am arbeitsplatz erwarten. die oetiker gruppe hat darauf reagiert. die folgende reportage stellt ein Beispiel und die Vorgehensweisen der Verantwortlichen vor.
Das Familienunternehmen Oetiker mit Hauptsitz in Horgen bei Zürich wurde bereits 1942 gegründet. Rund 120 Mitarbeitende sind in der Schweiz für das Unternehmen tätig und insgesamt etwa 1 800 weltweit. Dabei arbeitet jeder Standort wie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen unter der Leitung der Zentrale. Die Oetiker Gruppe produziert Klemmen und Quick Connectoren, die in nahezu allen Fahrzeugen der grossen OEMs zu finden sind.
Die Teams aus Experten für Verbindungstechnologien müssen sich heute über moderne Kommunikationslösungen sowohl untereinander als auch mit Kunden und Partnern austauschen, um für jede Anforderung die individuell passende Lösung effizient zu liefern. Dies war mit den bislang genutzten Einzellösungen wie Skype, Mail und Telefon nicht mehr in ausreichendem Masse möglich.
Einheitliche Plattform
«Mit der Entscheidung, moderne Collaboration Tools auf einer einheitlichen Plattform bereitzustellen, wollen wir sowohl unsere Effizienz und Produktivität erhöhen als auch unseren Kollegen einen modernen, digitalen Arbeitsplatz bieten», erklärt Markus Imboden, CFO der Oetiker Gruppe. «Damit möchten wir unsere Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen.» Obwohl Oetiker seit Jahren auf die Microsoft-Plattform vertraut, sah sich das Unternehmen Lösungen von verschiedenen Wettbewerbern intensiv an. «Einzelne Tools sind zwar teilweise besser als Microsoft-Anwendungen, Microsoft Teams bietet für uns allerdings die Best-Integrated-Lösung», so Imboden weiter. «Zudem ist es für uns sehr wichtig, dass eine Lösung technisch ausgereift ist und auch auf anderen Betriebssystemen wie iOS oder Android läuft.»
Alles An einem Tor
Über die integrierten Funktionalitäten Chat, Audio- und Video-Conferencing, ScreenSharing und eine gemeinsame Datenablage kann Microsoft Teams eine Vielzahl von Nutzungsszenarien abdecken. Damit erhalten die Mitarbeitenden eine Lösung, die alle Funktionen für reibungslose Kommunikation in einer Anwendung bietet. So können sie abteilungs-, firmen- und länderübergreifend zusammenarbeiten.
Um Microsoft Teams optimal einzuführen, entschied sich das Unternehmen für die Unterstützung durch Campana & Schott. «Uns überzeugte der Ansatz, erst mithilfe eines IT-Readiness Assessment zu analysieren, wo wir bei Oetiker in Bezug auf die digitale Reife stehen», erinnert sich Imboden. Mit einem zielgerichteten Ansatz analysiert das Beratungsunternehmen Kundensituationen und bietet massgeschneiderte Lösungen. «Schnelle, kleine Schritte haben bereits zu Vorteilen und wichtigen Erfahrungen geführt», sagt Imboden.
Aus Szenarien
lernen Neben der Auswahl geeigneter CloudDienste als Basis-Technologie umfasste das Projekt die Gestaltung neuer Arbeitsweisen und anwendungsbezogener Nutzungsszenarien. Dazu ermittelten Teilnehmer in Assessments, welche Szenarien sich neu ergeben haben und welcher Bedarf an Services und Werkzeugen dadurch entsteht. Interviews zeigten, wie die IT-Service-Landschaft zum Bedarf der Mitarbeitenden passt. Aus den Erkenntnissen erstellte Campana & Schott eine Übersicht der einzuführenden Anwendungen und entwarf eine Roadmap.
Gerade bei einer grenzüberschreitenden Zusammenarbeit, aber auch bei zunehmender Mobilität wird es wichtiger, dass Daten und Anwendungen ortsunabhängig zur Verfügung stehen. Dies kann heute durch Cloud Computing gewährleistet werden. Bei der Migration von Anwendungen und Daten in die Cloud sind einige Stolpersteine wie Compliance und ChangeManagement zu berücksichtigen.
Herausforderungen gemeistert
«Auch wenn unser Geschäftsfeld nicht so stark reguliert ist, müssen wir natürlich Compliance-Richtlinien einhalten», erläutert Imboden. «Da wir enge Geschäftsbeziehungen mit vielen Partnern in der EU besitzen, zählt dazu etwa die Datenschutz-Grundverordnung. Aber auch die IT-Security sowie der Schutz unseres geistigen Eigentums erfordern in der Cloud neue Massnahmen und veränderte Kontrollen. Hier war die Expertise von Campana & Schott und Microsoft sehr hilfreich dabei, effektive Kontrollen zu garantieren.» Ebenfalls wichtig ist es, alle Beteiligten frühzeitig mitzunehmen. «Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes bringt auch Veränderungen in der Organisation mit sich», sagt Imboden. «Die Initiative wurde über die technischen Aspekte hinausbegleitet, beispielsweise mit Change-ManagementMassnahmen, um die neuen Tools in der Organisation zu verankern.
Um den Fachabteilungen möglichst viele Freiheiten zu geben, führte die IT-Abteilung von Oetiker flexible Self-Service-Prozesse ein. So können die Fachabteilungen ohne Freigaben die Anwendungen ausprobieren. Für eine hohe Akzeptanz ohne zu grossen Aufwand, hat Oetiker mit Campana & Schott Governance-Vorgaben definiert. Um diese zu optimieren sowie die Nutzerinnen und Nutzer bei der Einhaltung zu unterstützen, untersucht das Unternehmen ein Key-UserKonzept, das es bei Bedarf einführt.
Höhere Performance und Kompatibilität
«Unser grösstes Problem war, dass unsere Shared Drives on-Premises in der Schweiz lagen. So konnten unsere internationalen Partner und Kollegen nur sehr langsam Dateien öffnen», kommentiert Imboden. «Dieses Performance-Problem vermeiden wir nun durch die Cloud. Sie bietet ortsunabhängig hohe Verfügbarkeit, Konnektivität und Mobilität. Zudem prüfen wir zusammen mit Campana & Schott, ob das neue Angebot Microsoft Cloud in der Schweiz für uns interessant ist – gerade mit Blick auf unseren geplanten Umstieg auf SAP HANA in die Cloud.» Einen weiteren Vorteil stellt die Infrastruktur für Calls dar. Während es bei Skype schon schwierig war, zwischen einer Microsoft-on-Premises- und einer Mac-Cloud-Anwendung zu telefonieren, funktionieren sie mit Microsoft Teams reibungslos – sogar mit iPads.
Geschwindigkeit und Transparenz
«Mit den modernen Collaboration-Möglichkeiten von Microsoft Teams kommen wir schneller vorwärts – durch agilere Kommunikation und Projektunterstützung», resümiert Imboden. «Denn die Mitarbeitenden nutzen alle relevanten Dienste über eine einheitliche Plattform. Mit Microsoft Teams können wir schnell Planungsprozesse einführen und in den Gesamtkontext integrieren. Insbesondere interdisziplinäre und standortübergreifende Teams profitieren von solchen Arbeitsmitteln.»
So wird auch ein transparentes Dokumentenmanagement mit Versionierung, Co-Authoring, Sicherheit, File-Sharing und mobilem Zugriff möglich. Um diese Vorteile vollständig zu erschliessen, wird Oetiker nun nach und nach seine File Shares auf SharePoint migrieren. Ausserdem werden neue Workflows auf Basis von SharePoint und Office entwickelt, um etwa das Qualitätsmanagement zu unterstützen.
«Letztlich wird ein schlechter Prozess durch Microsoft Teams nicht besser», sagt Markus Imboden. «Nur wenn auch die Arbeitsabläufe effizienter werden, ist dies ein Gewinn für alle Seiten. Und auch in den Köpfen muss sich die Umstellung manifestieren. Denn wer seit 20 Jahren E-Mails verschickt und ständig von seinem Chef angerufen wird, steigt nicht von heute auf morgen auf Teams um. Doch ob man will oder nicht: Die Anforderungen und Gewohnheiten werden sich ändern – und ein Cloud-basierter digitaler Arbeitsplatz ist die Zukunft!»
