Die Digitalisierung hat durch die Coronavirus-Pandemie einen enormen Schub erlebt. Digitale Archivsysteme, bei denen Dokumente mit mobilen Endgeräten abgerufen und bearbeitet werden können, sowie Werkzeuge zur Kollaboration bieten aber auch nach Corona einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil für KMU.
Das Coronavirus treibt die Digitalisierung in den Unternehmen voran. Nachdem der Bundesrat per 16. März 2020 die «ausserordentliche Lage» über die Schweiz verhängte, schickten zahlreiche Unternehmen ihre Mitarbeitenden ins Home Office. Ebenso verhielt es sich bei den Schulen, die von einem Tag auf den anderen auf Fernunterricht umstellen mussten.
In dieser bisher noch nie dagewesenen Ausnahmesituation ist die Digitalisierung für KMU, Organisationen und öffentliche Einrichtungen nicht mehr bloss Nice-tohave, sondern absolut notwendig, um den Betrieb weiter am Laufen zu halten. Die entscheidenden Voraussetzungen dafür sind die digitale Verfügbarkeit von Informationen und Dokumenten, die effiziente Bearbeitung und Verwaltung sowie Sicherheit und Datenschutz. Mit der ECM-Basistechnologie lassen sich digitaler Workplace, mobiles Arbeiten, automatisierte Geschäftsprozesse und Informations-Responsitory einfach und schnell umsetzen.
Daten Zentral und Klar strukturieren
Für die Herausforderungen unserer Zeit bietet ELO Digital Office massgeschneiderte Lösungen ganz im Sinne von «Industrie 4.0». Das Basissystem, abgestimmt auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Grossunternehmen bis zu KMU, verwaltet und archiviert sämtliche geschäftsrelevanten Daten aus verschiedenen Informationsquellen. Die relevanten Informationen sind somit leicht zugänglich und wiederauffindbar – und dank Cloud immer und überall abrufbar.
Die ELO-Lösung lässt sich mit vorgefertigten Business Solutions einfach weiter ausbauen und mit bedarfsgerechten Fachlösungen die administrativen Prozesse, die Personalarbeit oder das Informations- und Wissensmanagement steuern und optimieren.
Die aktuelle Version 20 der ELO ECM Suite verfügt gegenüber der Vorgängerversion über umfangreiche Erweiterungen und eine deutlich höhere Performance. «Optimiert wurde beispielsweise die Möglichkeit, Daten über Systemgrenzen hinweg untereinander zu teilen. Mit dem ELO Teamroom können mehrere Parteien zusammenarbeiten, auch wenn diese keinen Zugang zum Haupt-Repositrory haben. Der Teamroom Client stellt alle DMS-Grundfunktionen zur Verfügung und ist somit für interne und externe Projektmitarbeiter eine sichere und einfache Lösung, erklärt Samuel Schweizer, Niederlassungsleiter von ELO Digital Office CH AG.
Unterstützung bei aufbau
Als international tätiger Entwickler und Hersteller von Software und Branchenlösungen und Marktführer im Bereich ECM hat ELO auch das Wissen und die Erfahrung, Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen bei der digitalen Transformation und beim Aufbau eines ECM-Systems als Dreh- und Angelpunkt schlanker administrativer und organisatorischer Prozesse zu unterstützen. Dabei haben auch Messen und Fachveranstaltungen einen hohen Stellenwert. Auf zahlreichen nationalen Fachmessen sowie international renommierten Messen stellt ELO seine Produkte und Lösungen vor, teilweise unterstützt von ELO-Business-Partnern mit speziellem Branchen-Know-how. Aufgrund der Corona-Pandemie mussten jedoch bereits geplante Veranstaltungen verschoben werden.
Webseminare und Virtuelle Konferenz
Um der grossen Nachfrage nach Digitalisierungslösungen dennoch gerecht zu wer den, lancierte ELO Digital Office CH AG kurzerhand eine ECM-Webinar-Reihe vom 14. Mai bis 16. Juni 2020: ein bunter Mix aus digitalen Formaten im Rahmen von Webseminaren und Live-Demos zu verschiedenen Themen wie etwa ELO Professional im Home Office, ELO Business Solutions, rechtssichere Archivierung oder die neue Schnittstelle ELO® WEBconnect für ABACUS® – die perfekte Integration von ELO über den ABACUS DMS-Connector. Zudem lud ELO Digital Office zur ELO Digital EXPO vom 17. bis 19. Juni 2020 ein. Die virtuelle Grossveranstaltung unter dem Motto «Alles wird digital» beinhaltete eine grosse Konferenz mit Best-Practice-Berichten von zahlreichen Kunden aus verschiedenen Branchen. Ergänzt wurde diese mit informativen Fachvorträgen der ELO-Digitalisierungsexperten, die das umfangreiche Produktportfolio des ECM-Herstellers aufgriffen. Besonders im Fokus stand dabei zum einen die seit Ende Mai 2020 erhältliche Version 20 der ELO ECM Suite. Auch erhielten die ELO Business Solutions eigene Slots, da die Fachbereichslösungen – wie Rechnungs- und Vertragsmanagement oder die digitale Personalakte – auf Kundenseite äusserst gefragt sind. Solche Veranstaltungen werden sicher fortgesetzt.
Effiziente Lösungen auf dem Markt
Ein effizientes ECM-System ist ein Erfolgsfaktor für Unternehmen und eine Voraussetzung, um langfristig im Wettbewerb zu bestehen. Mit bedarfsgerechten Fachlösungen lassen sich moderne ECM-Systeme ganz nach Mass optimieren. Die Produkte und Lösungen von ELO Office gehören zu den effizentesten auf dem Markt und sind wie gemacht für die aktuellen digitalen Herausforderungen. Sämtliche ELO Business Solutions beruhen auf BestPractice-Ansätzen und ermöglichen eine schnelle Umsetzung.
