Die Situation ist keine Seltenheit: Die Auftragsabwicklung wird manuell über Word und Excel vorgenommen. Neben dem hohen Aufwand schlägt eine gewisse Fehleranfälligkeit zu Buche. Das muss nicht sein. Das folgende Beispiel beleuchtet, wie die Auftragsabwicklung bei einem Spezialisten für Messtechnik durchgängig und transparent gestaltet werden kann – von der Offerte bis zur Rechnung mit einem einheitlichen Datensatz. Positiver Nebeneffekt der Software-Einführung ist die Beschleunigung der administrativen Arbeitsabläufe um mehr als 50 Prozent.
Die 1980 gegründete Firma Kunz -precision AG ist spezialisiert auf Messtechnik, Kalibrierdienste und die Entwicklung bzw. Fertigung von hochwertigen Messsystemen, Sondermess-maschinen und Prüfmitteln. Know-how und Präzision aus dem Hause Kunz geniessen weltweit einen erstklassigen Ruf: in der -Maschinen- und Uhrenindustrie ebenso wie in der Medizinaltechnologie und in staatlichen Messinstituten. Bereits 1987 wurde Kunz precision AG als erste Kalibrierstelle SCS in der Schweiz vom Eidgenössischen Institut für Metrologie METAS für Maschinenabnahmen akkreditiert. Daraus entstanden ist ein umfangreiches Dienstleistungsangebot für ISO / IEC-17025-zertifizierte Mess-ungen für Länge, Geradheit, Parallelität, Winkel, Rechtwinkligkeit, Ebenheit, Werkzeugmaschinen und Messmaschinen. Das eigentümergeführte Unternehmen zählt in der Schweiz heute zu den Qualitätsführern für dimensionelle Messtechnik und beschäftigt 19 Mitarbeitende.
Manuelle Auftragsabwicklung nicht mehr zeitgemäss
Die Kernkompetenz der Kunz precision AG mit Sitz in Zofingen liegt zum einen in der Entwicklung und Fertigung von Messtechnik und Messsystemen, zum anderen in Kalibrierdienstleistungen als akkreditierte Kalibrierstelle SCS. Geschäftsleiter Ernst Kunz: «Dies ist in der Schweiz einzigartig und resultiert aus den Anfängen unseres Unternehmens. Damals lag das Tätigkeitsfeld noch auf dem Bereich der Maschinenrevisionen, das allmählich durch die Herstellung von messtechnischen Produkten ergänzt und schliesslich durch die Kali-brierdienste nochmals erweitert wurde. -Dabei zeichnet uns die Fähigkeit unserer zumeist langjährigen Mitarbeiter zur höchsten Präzision im µ-Bereich aus, aber auch die Bereitschaft, immer wieder neue Wege für aussergewöhnliche Lösungen zu gehen.» Einzig die Administration der Auftrags-abwicklung, die über viele Jahre direkte Aufgabe der Geschäftsleitungs-Assistenz war, wurde in dem innovativen Unternehmen eher stiefmütterlich behandelt. Marketing-leiter Martin Herzig blickt zurück: «Zusätzlich zu unserer heterogenen IT-Landschaft war bei uns schon damals das CRM-System Cobra im Einsatz. Die Geschäftsabläufe in der Auftragsabwicklung hatten zwar Hand und Fuss, wurden jedoch manuell über Word und Excel vorgenommen und waren damit alles andere als zeitgemäss: Eine Datenbasis fehlte gänzlich, die Rückführbarkeit der Daten war nicht möglich. -Zudem konnte dieses System nicht delegiert werden beziehungsweise war mit -einem hohen Aufwand und Fehlerrisiko verbunden.» Auf Dauer war das keine -zufriedenstellende Lösung.
Die Wahl der richtigen Business-Software
Nach einem intensiven Auswahlprozess im Rahmen einer IT-Neuausrichtung entschieden sich die Verantwortlichen bei Kunz für das Angebot der SelectLine -Software AG aus St. Gallen: Die Business-Software deckte die wesentlichen Anforderungen bereits im Standard ab, betriebsspezifische Anpassungen wie etwa die Zusammenfassung von Belegen in Projekte, das Anlegen von Extrafeldern oder die Schnittstelle zur CRM-Lösung wurden vom regionalen SelectLine-autorisierten-Partner Office Komplett Informatik GmbH reibungslos umgesetzt. Martin Herzig: «Neben Funktionalität und Bedienbarkeit der Software an sich liegt meiner Ansicht nach ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg in der Qualität von Support und Betreuung durch die Mitarbeiter von Office Komplett, die uns jederzeit kompetent, dialogfähig und lösungsorientiert zur Seite stehen.»
Bei der Kunz precision AG sind heute die SelectLine-Module Auftrag, Rechnungs-wesen und Lohn im Einsatz und mittlerweile rund 4 000 Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten hinterlegt.Das CRM (Customer Relationship Management)-System Cobra ist über eine Schnittstelle angebunden.
Auftragsabwicklung durchgängig und transparent
Mit einer Anfrage eines Kunden oder Interessenten wird in SelectLine ein neues -Projekt eröffnet sowie ein Angebotsbeleg mit allen nötigen Daten wie Produktdetails, Lieferfristen oder Währung erstellt – die Kundendatenbasis kommt dabei über eine Schnittstelle aus dem CRM-System. -Marion Jenni, Leiterin Administration bei Kunz, erläutert: «Nach der Auswahl der -Artikelstammdaten kann das Angebot -erstellt und nach Auftragserteilung praktisch mit nur einem Knopfdruck zur Auftragsbestätigung übergeben werden. Neben diesen einfachen und logisch strukturierten Abläufen überzeugt SelectLine in der täg-lichen Arbeit vor allem mit der hohen -Be-dienfreundlichkeit: Übersichtliche Masken -ermöglichen ein sicheres und komfortables Arbeiten.» Dabei werden von der Software alle Daten mit den auftrags-spezifischen -Anpassungen automatisch übernommen. Zusätzlich werden in Select-Line alle Belege aus Gründen der leichteren Rückverfolgbarkeit auch als PDF abgespeichert. Je nach Fertigungsaufwand wird anschliessend ein interner (Produktions-)Auftrag -beziehungsweise Rapport erstellt und im Anschluss daran automatisch Lieferschein und Rechnung generiert sowie das Projekt in das SelectLine-Rechnungswesen -importiert.
Mehr als 50 Prozent beschleunigen
Marion Jenni bilanziert: «SelectLine ist -perfekt auf die Anforderungen eines KMU abgestimmt, branchenunabhängig konzipiert, logisch aufgebaut und damit schnell zu erlernen, einfach und mit nur geringem Investitionsaufwand einzuführen sowie -intuitiv zu bedienen. Wir arbeiten heute mit einer einheitlichen und bestens struktu-rierten Datenbasis.» Durch unternehmensweite Vereinfachungen und Verbesserungen mithilfe der Software konnte in den Geschäftsprozessen der Kunz precision AG zudem die Datensicherheit erhöht und dadurch die Fehlerquote gesenkt -werden. Martin Herzig ergänzt: «Damit -präsentiert sich SelectLine als ideale Softwarelösung für KMU im Allgemeinen und für uns im Besonderen. Die Vereinfachungen und Verbesserungen führten dazu, dass wir mit SelectLine unsere administrativen Arbeitsabläufe um weit mehr als 50 Prozent beschleunigen konnten – aus wirtschaftlicher Sicht ein erhebliches Einsparpotenzial.»
Weitere Informationen:
www.kunz-precision.ch
www.selectline.ch
