Den Begriff «New Work» gibt es schon länger, doch erst mit der Pandemie ist es vermehrt in den Fokus gerückt. Plötzlich war es erwünscht, dass man nach Möglichkeit zuhause arbeitet und sich nicht in überfüllte Busse oder schlecht belüftete Grossraumbüros drückt. Was zu Beginn viele Unternehmen noch zu pragmatischen Lösungen zwang, hat sich nun etabliert und damit auch professionalisiert. Wichtig ist, dass die IT dafür ausgelegt ist und dass alle benötigten Informationen stets zur Verfügung stehen – mit modernen IT-Lösungen gelingt dies jetzt und auch in Zukunft.
Zu Beginn war das Homeoffice für so manche Arbeitnehmenden sehr ungewohnt: Man sass zuhause, kämpfte vielleicht mit schlechtem WLAN oder einem streikenden Drucker und vermisste seine Kollegen. Die Informatik war ebenfalls ein Knackpunkt in vielen Betrieben. Oftmals nicht für den Fernzugriff ausgelegt, musste zum Beispiel mit virtuellen Netzen simuliert werden, dass der heimische Computer zum Firmennetzwerk gehört. Das funktionierte oft, aber nicht immer – und barg zudem ein grosses Sicherheitsrisiko. Der Zugriff auf Cloud-Lösungen stellt definitiv eine bessere Lösung dar und das haben viele Unternehmen spätestens dann realisiert.
New Work ist nun Realität
Im Laufe der Zeit gelang es den meisten IT-Abteilungen, die Probleme mit der Technik zu lösen und das Homeoffice etablierte sich in immer mehr Unternehmen. Der Zugriff auf die Unternehmensdaten verbesserte sich, auch die Sicherheit wurde erhöht. Und das flexible Arbeiten von Zuhause, von Unterwegs oder später auch aus einem Café fand immer mehr Zustimmung.
Man kann auch sagen: Es ist gekommen, um zu bleiben.
Tatsächlich ist es unwahrscheinlich, dass die Unternehmen wieder zur alten Methode «alle stehen um 8.30 Uhr im Betrieb auf der Matte» zurückkehren werden. Zu vielfältig sind die Vorteile des Homeoffice: Keine Stunden im Stau, keine vollbesetzten Züge, flexible Zeiteinteilung und damit auch mehr Effizienz. Etwas, das allerdings etwas zu kurz kommt, ist die Kommunikation – sowohl geschäftlich als auch informell unter den Kolleginnen und Kollegen.
Doch dafür gibt es verschiedene Kollaborations-Tools, die da helfen können. Denn E-Mails sind dafür die schlechteste Lösung und mit einem Anruf stört man oft. Doch mit passenden Software-Lösungen wie die ELO Collaboration-Tools können sich Teams vernetzen, alle sind so ständig auf dem gleichen Stand der Informationen. Zudem werden die meisten Unternehmen sehr wahrscheinlich dank solcher Tools zu einer Mischform aus Homeoffice und Präsenz im Betrieb wechseln – und erhalten so das Beste aus zwei Welten. Eben Smart Work.
Informationen sind das A und O
Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Arbeit ausserhalb und im Büro ist, dass die geschäftsrelevanten Informationen allen Berechtigten zur Verfügung stehen müssen – und zwar stets aktuell. Da kommt ein modernes und sicheres Enterprise-Content-Management-System wie die ELO ECM Suite zum Zuge. Hier werden alle Informationen des Unternehmens bereitgehalten, auch kann das System ohne Medienbrüche vernetzt werden, sowohl mit dem ERP (Enterprise Resource Planning) als auch mit dem CRM (Customer Relationship Management), natürlich auch mit dem oben erwähnten Collaboration Tool.
ELO bietet für die mobile Arbeit auch eine App an und ermöglicht es ebenfalls, zum Beispiel über Microsoft Teams auf das ELO-System zuzugreifen. So ist es ganz einfach, während einer Teams-Sitzung Dokumente zu teilen oder über die Wissensmanagement-Lösung ELO Knowledge Ihr Know-how den anderen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.
Dadurch steht das ECM auf allen Geräten stets aktuell zur Verfügung, egal ob unterwegs, zuhause oder im Büro. Denn auch im Büro kommen die Vorteile eines modernen ECM voll zu tragen. Niemand braucht lange nach den nötigen Informationen zu suchen, alle strukturierten und unstrukturierten Daten sind sofort auffindbar, stets aktuell und zudem nachvollziehbar abgelegt. Die ELO ECM Suite stellt damit das Herz Ihres Unternehmens dar, das System ist wortwörtlich «at the heart of your business».
Auch Besuche sicher empfangen
Da nach dem Shutdown ja nicht nur die Arbeit im Büro, sondern auch Besuche in den Unternehmen wieder möglich sind, können Sie erneut Gäste willkommen heissen. Damit da alles genau nach den gesetzlichen Vorgaben bezüglich der Corona-Pandemie abläuft, wurden auch beim digitalen Besuchermanagement von ELO neue Features implementiert. So verfügt es jetzt unter anderem über einen Gesundheitsfragebogen sowie Reporting-Funktionen. Sollte es also zu einer Infektion kommen, können die Unternehmen noch schneller nachvollziehen, wer in welchen Geschäftsräumen wann zu Gast war.
Corona hat vieles verändert in der Arbeitswelt und die Prognose ist einfach, dass unser Arbeiten nie mehr ganz so wie vorher sein wird. Denn die Pandemie hat die Digitalisierung klar vorangetrieben und die Unternehmen zum Handeln gezwungen, neue Arbeitsweisen implementiert und fortschrittliche Prozesse etabliert.
Wichtig ist, dass wir die Vorteile der technischen Entwicklung nutzen und zu unserem Vorteil verwenden. Dann steht einem Erfolg in der digitalisierten Welt auch in Zukunft nichts mehr im Wege.
Möchten Sie auch sicher und von überall Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten haben? Gerne beraten wir Sie zur ELO ECM Suite oder anderen Lösungen von ELO. Wir freuen uns auf Sie!
ELO Digital Office CH AG
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