Büro-Rückkehr als Gefahr? Wie ein smartes Office sicheres Arbeiten unterstützt
Wieder ins Office – zumindest zeitweise: Diesen Wunsch haben derzeit viele Unternehmer und ihre Mitarbeitenden, doch es gibt noch immer viele offene Fragen: Was ist, wenn ich noch nicht geimpft bin? Werden Abstände weiterhin ausreichend eingehalten? Wer ist wann im Büro? Und wie ergibt es für die Zusammenarbeit am meisten Sinn?
Digitale Assistenten wie Bots können Mitarbeitenden schon im Homeoffice helfen, passende freie Plätze zu finden und zu buchen. Auf Basis von Sensorik und IoT ermittelt beispielsweise CS Smart Workspace die Auslastung im Büro. So lassen sich Maßnahmen zur Einhaltung von Auslastungsgrenzen, Hygienevorschriften, nutzungsabhängigen Reinigung oder Kontaktnachverfolgung umsetzen. Außerdem lassen sich Informationen einbinden, die die Entscheidung erleichtern, ob die Fahrt ins Büro lohnt. Das kann die Anwesenheit von Teamkollegen, wichtige Meetings oder auch das Lieblingsmittagessen in der Kantine sein.
Zusätzlicher Pluspunkt: Die daraus entstehenden Daten können als Grundlage für eine nachhaltige und effiziente Büronutzung dienen.
Rechnungsfreigabe per Microsoft Teams? Ja klar!
Hybrides Arbeiten stößt dort an seine Grenzen, wo klassische Prozesse nicht digitalisiert ablaufen. Gerade Mitarbeitende mit Budget-Verantwortung kennen es: Sie erhalten die Rechnungen per Post mit Bitte um Freigabe. Und hier beginnt häufig das ineffiziente Arbeiten. Rechnungen bleiben im Briefkasten oder auf dem Schreibtisch liegen, zur Freigabe muss auf eine zentrale Excel-Tabelle zugegriffen, beispielsweise bei jeder Prüfung des Rest-Budgets und meist sind diese garniert mit den berühmt-berüchtigten Verweisen, Pivot-Tabellen und VBA-Makros und entsprechend ineffizient.
Wie digitale Lösungen in vielen Prozessen Erleichterungen bringen und welche ersten Schritte Unternehmen dafür gehen sollten, erläutert der Beitrag „Virtuelle Zusammenarbeit braucht effiziente digitale Prozesse“.
Ein «Einschalten» des Digital Workplace alleine, reicht nicht zur Erhöhung der Resilienz und Produktivität
Viele Unternehmen stellen sich derzeit die Frage, wie sie ihre Zusammenarbeit, Arbeitsprozesse und Abläufe gestalten müssen, damit sie für kommende Veränderungen und Krisen besser gewappnet sind. Der Digital Workplace (DWP) ist dafür die zentrale Voraussetzung, allerdings ist es damit allein nicht getan. Um die Resilienz zu erhöhen, müssen Unternehmen nicht nur mobil, sondern flexibel arbeiten. Dazu gehört auch, sich eventuell von ad hoc eingeführten Notfallmaßnahmen aus der Corona-Zeit zu verabschieden. Die Einführung eines DWP sollte strategisch geplant sein, wozu auch eine moderne Unternehmenskommunikation und erhöhte Agilität der Mitarbeiter gehört. Denn Flexibilität macht Unternehmen resilient.
Seamless Office: Büro ist kein Raum, sondern ein Zustand
Auch wenn CS Smart Workspace dabei hilft, dass Mitarbeitende sicher im Büro arbeiten können, liegen laut Gründer Eric Schott die größten Vorteile in der hybriden Arbeit: «Das Büro ist nicht länger ein Raum, sondern ein Zustand. Büro ist, wo immer ich arbeite und da müssen die Mitarbeitenden im Mittelpunkt stehen! Der Raum an sich spielt also eine untergeordnete Rolle.» Das heißt: Unternehmen müssen ihren Angestellten stärker die Möglichkeit geben, ihren Arbeits- und Lebensalltag nach den eigenen Bedürfnissen zu gestalten. In seinem Verständnis eines Seamless Office können Mitarbeitende nahtlos mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten, ob aus dem Homeoffice, von unterwegs oder im Büro. Dafür braucht es jedoch die richtige Technologie und vor allem digitalisierte Prozesse, die von den Mitarbeitenden gelebt werden. Für viele Unternehmen ergibt es gerade jetzt Sinn die eigene IT Strategie auf diese neuen Ziele auszurichten.
Vom Lockdown zum Neustart: Warum Unternehmen jetzt schnell in Innovationen investieren müssen
Die Auswirkungen der Corona-Krise betreffen die gesamte Weltwirtschaft und haben jede Branche beeinflusst. Wie genau, haben wir in einer Branchenanalyse zusammengefasst. Spätestens seit den Lockerungen stehen Unternehmen vor der Frage, wie sie im Idealfall gestärkt aus der Krise hervorgehen können. Die Schlüssel sind Strategie und Innovationen.
«Digitalisierungsprojekte und digitale Innovationen benötigen durchschnittlich ein Jahr Zeit, um ihre Wirkung zu entfalten», sagt Eric Schott, Geschäftsführer von Campana & Schott. «Aktuell sehen wir in der Praxis aber einen Neustart mit angezogener Handbremse. Denn während hierzulande viele Innovationsprojekte Corona-bedingt auf Eis gelegt wurden und dort noch sind, investieren Länder wie China längst wieder massiv Digitalisierung und neue Technologien. Damit drohen deutsche Unternehmen im globalen Wettbewerb zurückfallen.»
