Seit einigen Jahren zeichnen sich in der Schweiz zwei Trends für ein modernes Arbeiten ab: zum einen die zunehmende Mobilität der Schweizer Bevölkerung, zum anderen die schrittweise Arbeitsflexibilisierung. Beide Entwicklungen haben in Zeiten von Covid-19 geholfen, das Geschäft vieler Unternehmen am Laufen zu halten. Vor allem grosse Konzerne wie Swisscom oder SBB profitieren bereits von dem «WorkAnywhere»-Ansatz.
Kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) sind hingegen noch zögerlich. Das kann auf der einen Seite an der mangelnden Zeit liegen, die technologische und kulturelle Basis zu schaffen. Auf der anderen Seite an der Gewohnheit und dem drohenden Kontrollverlust.
Dabei entgehen vor allem kleineren Firmen viele Chancen. Denn Mobilität kann mehr, als nur die Art und Weise unserer Arbeit zu verändern – sie schafft es auch, das Image als Unternehmen und als Arbeitgeber zu verbessern sowie das Geschäft voranzutreiben.
Zeitgemässe Technologie für optimale Zusammenarbeit
Mobile Anwendungen und Endgeräte erlauben auch unterwegs den Zugriff auf alle
relevanten Daten. Diese lassen sich zum Beispiel über ein Enterprise-Resource- Planning-System (ERP) aus der Cloud jederzeit und überall zur Verfügung stellen. Vor allem für Mitarbeiter aus dem Aussendienst, die Zugriff auf alle Unternehmens- und Kundendaten benötigen, ist das von Vorteil. Sie können ihre Kataloge zu Hause lassen und nun mit dem Tablet in das Gespräch mit Kunden oder Interessenten gehen. Das birgt vielfältige Vorteile. Der erste Eindruck zählt: Im 21. Jahrhundert ausschliesslich auf Print zu setzen, ist weder
zeitgemäss noch ökologisch nachhaltig. Mit digitalen Präsentationen, Konfigurationen
und Bestellungen zeigt ein Unternehmen, dass es im Sinne des Kunden aktuelle Technologie verwendet und schnelle Prozesse gewährleistet.
Das kann sich auch auf das Beratungserlebnis auswirken. Durch die gemeinsame Arbeit am Tablet wird die Zusammenarbeit stärker. Der Aussendienstler kann sich vor Ort Zeit nehmen, um zu beraten, individuelle Aufträge aufzunehmen oder nach Alternativen zu suchen. Zudem reduzieren sich die Absprachen mit dem Innendienst, was wiederum mehr Zeit für den Kunden bedeutet. Dank der Echtzeitübermittlung von Daten sieht der Kunde gleich, was er bekommt – und wann.
Lösungen aus der Cloud schaffen somit einen ständigen Informationsfluss zwischen
Firmenzentrale und mobilen Arbeitskräften. Redundante oder veraltete Datenstände gehören der Vergangenheit an. Sowohl Kunden als auch Mitarbeitende können sich auf aktuelle, zentral gespeicherte Daten verlassen. Das spart Zeit, steigert die Qualität und erleichtert den Arbeitsalltag.
Attraktivität durch Mobilität
Auch in der Schweiz ist der Kampf um Talente gross. Wer hier überzeugen will, sollte jungen Experten eine moderne Arbeitsumgebung und -kultur bieten. Beides
muss in einem allgemeingültigen Mobilitätskonzept enthalten sein. Das klärt
unter anderem, wann und wie von zu Hause aus gearbeitet wird, welche mobilen Digitallösungen in den Alltag integriert werden und welche Werte bei der Zusammenarbeit
wichtig sind. Auf diese Weise wird Balance geschaffen: Mit dem Home Office lassen sich veränderte Lebensumstände viel besser mit der Arbeit verbinden. Ob Familienzuwachs, ein unerwarteter Pflegefall oder der Wunsch nach mehr Freizeit – durch Mobilitätsansätze
finden sich individuelle Lösungen. Auch die Attraktivität der Arbeitgeber wird gesteigert
und die Mitarbeiterfluktuation sinkt. Aber auch für potenzielle Bewerber sind solche Arbeitsbedingungen interes- sant und beeinflussen die Entscheidung für einen Jobwechsel.
Basis des Mobilitätskonzeptes ist eine transparente Unternehmenskultur, die sich
durch Partizipation, Mitgestaltung und offenes Feedback auszeichnet. Zudem braucht
es «mobiles Denken», das Mitarbeitende kontinuierlich motiviert, unterstützt und
zum Austausch anregt. Für den Weg zu einer solchen Kultur gibt es keine einheitliche
Route. Vielmehr sollten Entscheider ausprobieren und sich dabei von verschiedenen
Fragen leiten lassen: Was ist für die Zusammenarbeit wichtig? Worauf wollen
wir auch im Digitalen achten? Wie vermeiden wir «Vereinsamung» und stärken Kreativität?
Darüber hinaus will die mobile Zusammenarbeit organisiert und Transparenz sichergestellt werden.
Kurze Reaktionszeit trotz langer Distanz
Dank Software aus der Cloud, die jederzeit und an jedem Ort verfügbar ist, gibt es
zahlreiche neue Möglichkeiten, den Umsatz zu erhöhen. Ob im Pop-up-Store, bei
Roadshows, Kongressen oder Marktständen – erst die Technologie macht das
Business-to-Go möglich. Wichtig dabei: Die mobilen Lösungen müssen in die bestehenden
Prozesse integriert und ein durchgängiger Datenfluss organisiert werden. Im
Idealfall gibt es eine zentrale Verwaltung von Daten wie Preisen, Bildern oder Kundeninformationen in einem ERP-System.
Hinzu kommt ein weiterer Vorteil: Mit Mobile Business lässt sich zu jeder Zeit und an
jedem Ort das Geschehen kontrollieren und im Zweifelsfall sofort eingreifen. Damit verringert sich die Reaktionszeit. Gleichzeitig können Abläufe optimiert werden – zum Beispiel im Service. Hier lassen sich von unterwegs Einsätze planen, Material bestellen und
Aufträge ausführen. Auch Logistikabläufe sind mit Daten aus der Cloud und mobilen
Geräten optimierbar. Von der Warenbereitstellung über die Kommissionierung bis zur
Rückmeldung lassen sich alle Daten nutzen. Sowohl Schnelligkeit als auch die Prozessoptimierung können zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen und die Kaufentscheidung positiv beeinflussen.
Mobilität bedeutet auch, dass die Büroauslastung sinkt. Demnach brauchen Firmen
nicht mehr für alle Mitarbeitenden einen festen Arbeitsplatz mit Schreibtisch, Bürostuhl
oder Parkplatz. Mobile Geräte und Systeme sowie die Datenspeicherung in der Cloud
erübrigen die Bereitstellung einer teuren Infrastruktur. Zudem lassen sich Tablet und
Smartphone auch über den Ansatz «Bring Your Own Device» bereitstellen. Dabei nutzen
Mitarbeitende ihre eigenen Geräte, was die Anschaffungskosten reduziert. Durch die
Nutzung von Cloud-Software verringert sich auch der Aufwand für die IT wie Server,
Desktop-Clients und Datensicherung.
Wechselwirkung von Mobilität und Kultur
Ob Marken-Image, Attraktivität als Arbeitgeber oder Impulse für das eigene Geschäft –
Mobilität bietet zahlreiche Möglichkeiten. Gerade kleine und mittlere Unternehmen
können davon profitieren und auf unterschiedlichen Ebenen einen grossen Schritt
nach vorne gehen. Dabei empfiehlt es sich, zuerst mit der Kultur zu starten: Sie muss
die Basis für alle folgenden Veränderungen sein. Ist das «mobile Denken» über alle Bereiche und Ebenen hinweg verankert, lassen sich weitere Projekte angehen. Zentrales
Element dabei ist die Einbindung der Mitarbeiter – bei allen Prozessen und Aktionen. Je
mehr sie sich mit dem Unternehmen und seinen Projekten identifizieren, desto zufriedener
und motivierter sind sie.
