von Helmar Steinmann
Manche träumen vom papierlosen Büro. Andere haben ihren Traum realisiert, Aktenberge und Staub aus dem Papierarchiv vertrieben und Platz für Neues geschaffen. Und einige gehen lieber auf Nummer sicher und stellen ihrem staubigen Archiv ein digitales Archiv zur Seite. Doch taugt das Thema Sicherheit noch als Argument, um am Papier festzuhalten? Und was passiert eigentlich mit den sensiblen Personaldossiers?
Das amerikanische Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Gartner Inc. hat mit Zahlen bestätigt, was viele in Verdacht hatten: Zwischen 40 und 80 Prozent des Arbeitsaufwandes rund um die Bewirtschaftung eines Papierarchivs entfallen alleine auf die Suche nach Dokumenten. Diese ist mühsam und spielt sich oft in stickigen, dunklen Räumen zwischen klaustrophobisch bedeutsamen Regalreihen ab. Kein Wunder, haben Angebot und Nachfrage bei Software-Lösungen für digitale Archive – man spricht in diesem Zusammenhang immer häufiger von ganzheitlichen Lösungen im Sinne eines Enterprise-Content-Management-Systems – in den vergangenen Jahren tüchtig zugelegt.
Doch wo eine besonders hohe Zahl verschiedener Dokumente anfällt und die rechtlichen Bestimmungen zu deren Aufbewahrung und zum Datenschutz äusserst heikel sind, ist das gedruckte Papier noch immer das wichtigste Archivformat. Die Suche nach Dokumenten geht also weiter, und das Archiv bleibt, wo es ist – und macht sich dort entsprechend breit.
Personalabteilungen, die ganz auf die digitale Aktenverwaltung setzen möchten, benötigen ein umfassendes Konzept und eine Software-Lösung, die sich einfach in die bereits vorhandene IT-Landschaft integrieren lässt. Zudem müssen die Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen differenziert definiert werden können und die Archivierung den rechtlichen Bestimmungen entsprechen. Die meisten davon betreffen die Archivierung im Allgemeinen und beziehen sich nicht explizit auf das digitale Archiv. Zentral für die elektronische Archivierung ist der Grundsatz der Integrität. Das heisst: Es muss sichergestellt sein, dass die digitalen Dokumente nicht abgeändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Sind sämtliche Anforderungen bezüglich Arbeitseffizienz, Datenschutz und Rechtssicherheit erfüllt, kann die digitale Personalakte zum Dreh- und Angelpunkt administrativer und organisatorischer HR-Prozesse werden.
Mit der ECM-Software von ELO Digital Office wurde eine leistungsstarke Lösung für die Personalverwaltung entwickelt, welche den Anforderungen an einen korrekten Umgang mit sensiblen Daten und der Vielfalt der zu verwaltenden Dokumente gerecht wird. Das «Digitale Personaldossier» von ELO legt für jeden Mitarbeiter einen Ordner an und archiviert unterschiedliche Formate in einer zentralen Einheit, wobei die Verschlagwortung der Inhalte frei definierbar ist. Dokumente aus E-Mails, aus der Textverarbeitung oder Scans werden zeitnah und automatisch dem richtigen Dossier zugeordnet. Eine ausgefeilte Berechtigungssteuerung regelt den Zugriff, damit die Anwender immer auf der datenschutzrechtlich sicheren Seite sind. Die Volltextsuche reduziert den Rechercheaufwand und schafft maximale Effizienz – das lohnt sich also auch betriebswirtschaftlich. Und für den eingesparten Arbeitsaufwand liegt dann bestimmt auch mal ein Kaffee mehr drin – vielleicht im neuen Pausenraum; denn das Papierarchiv wird ja nicht mehr benötigt.
Weitere Informationen: www.elo.ch
