Daten sammeln ist das eine, Erkenntnisse daraus gewinnen das andere. Wie dieser Schritt gelingt, zeigt dieser Artikel. Eines sei vorweggenommen: Wer richtig vorgeht, befindet sich auf der Überholspur der Datenautobahn.
Daten, Daten und nochmals Daten: In Unternehmen läuft das Sammeln von Informationen heutzutage auf Hochtouren. Finanzielle Kennzahlen, Lager-umschlag, aber auch Informationen aus der Dokumentenverwaltung, aus dem E-Mail–Verkehr oder aus dem Customer Relationship Management (CRM) werden zusammengetragen. Dank integrierter ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) werden sämtliche Daten aus allen Geschäftsbereichen laufend zentral gesammelt und dienen den Mitarbeitenden als Echtzeit-Arbeitsinstrumente.
Konventionell heisst langsam
Bei der Auswertung der Daten befinden sich viele Unternehmen hingegen noch auf traditionellen Wegen. Oftmals beschränken sie sich auf die Analyse von finanziellen Kennzahlen wie Umsatz, Marge, Cashflow, Liquiditätsgrad und Rendite. Weicht eine dieser Zahlen von den Sollwerten ab, startet die Ursachenforschung. Punktuelle Massnahmen löschen punktuelle Brände, halten das Unternehmen aber davon ab, in die Zukunft zu schauen und zu handeln. Kurz: Firmen reagieren, statt zu agieren. Im heutigen Konkurrenzkampf ist dieses Vorgehen nicht nur veraltet. Es kann auch zur Hypothek werden. Denn während die Mitbewerber aktuelle Daten aus verschiedenen Systemen verknüpfen und daraus bereits heute Handlungsbedarf erkennen und Massnahmen umsetzen, beschäftigen sich viele Firmen noch mit der Erforschung von Missständen – und geraten im Wettbewerb um Kunden und Innovation ins Hintertreffen.
Von puren Zahlen zu Entscheidungshelfern
Dabei liegt in den Datenbergen jeder Firma ein wahrer Schatz verborgen. Richtig ausgewertet, können Unternehmen aus ihnen geschäftsrelevante Informationen gene-rieren, Zusammenhänge erfahren und -betriebswirtschaftliche Rückschlüsse ziehen. Zwar sind ERP-Systeme hilfreiche -Instrumente zur Datenauswertung. Den oftmals fix vordefinierten Auswertungen und Berichten sind aber Grenzen gesetzt. Geht es darum, Informationen schnell, flexibel und zuverlässig darzustellen und beliebig miteinander zu verknüpfen, sind -moderne Business-Intelligence-Lösungen das Mittel der Wahl. Business Intelligence (BI) kom-biniert vorhandene interne Daten aus ERP und CRM frei und flexibel und reichert sie mit Daten aus externen Quellen wie Wetterstationen, Social-Media-Plattformen oder dem Internet of Things (IoT) an. BI fokussiert sich dabei auf das analytische Reporting: Dieses erlaubt die freie Kombination von verschiedenen -Datenebenen und den schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Dimensionen wie Datum, Artikel oder Lager über unterschiedliche Aggregationsebenen (Drill-Down). Damit lassen sich Daten aus -beliebigen Blickwinkeln betrachten und Prognosen sowie Handlungsempfehlungen als Grundlage für Entscheidungen des Managements ableiten. BI-Lösungen können so entscheidende Wettbewerbsvorteile hervorbringen und sind damit unverzichtbar für die Steuerung des Geschäftes. Nicht umsonst hat BI in den vergangenen Jahren eine immer stärkere strategische Bedeutung für Firmen erlangt. Der Markt boomt, und die Lösungen sind so vielfältig wie die Anforderungen der Unternehmen.
Informationen mit Leben füllen
Bei der Datenanalyse durch BI werden Rohdaten strukturiert, Informationen analysiert und zu strategischen Daten aufbereitet. Detailliert bedeutet das in einem ersten Schritt, dass Daten aus Basissystemen wie CRM oder ERP entnommen und in einer separaten Datenbank (Data Warehouse) zusammengefasst und gespeichert werden. Die Ergebnisse aus der Analyse werden in Form von Berichten aufbereitet und den Anwendern zur Verfügung gestellt. Als Veranschaulichung dient ein Beispiel einer einfachen Umschlagszahl eines Lagers. Der Lagerumschlag als reine Zahl ist an sich nicht besonders aussagekräftig. Angereichert mit unterschiedlichen Dimensionen, etwa mit Umsatz, Warengruppenzuge-hörigkeit, Artikelmerkmalen oder Margen, -beginnt die Zahl zu leben. Mit BI lassen sich Veränderungen dieser Werte auf einer Zeitachse festhalten und saisonale Besonderheiten erkennen. Verknüpft mit weiteren Daten, zum Beispiel mit Wetterinformationen, entstehen echte Prognosen.
Visualisierung ist zentral
Ebenso wichtig wie die Datenanalyse ist deren grafische Aufbereitung, denn gut dargestellt lassen sich Zusammenhänge besser erkennen. Optimierte grafische -Benutzeroberflächen – so genannte Dashboards – visualisieren die Daten optimal und bieten eine schnelle Übersicht. Dynamische Listendarstellungen erlauben eine schnelle Navigation zu den gesuchten Informationen. Power-Pivot-Auswertungen in Microsoft Excel ermöglichen es den Benutzern schliesslich, ihre Daten für weitere Analysen in einer gewohnten Arbeitsumgebung zu bearbeiten. Abgestimmt auf seine Bedürfnisse kann der Anwender sein Dashboard individuell zusammenstellen mit genau den Informationen, die er braucht. Die heute angebotenen Dashboards bestechen durch einfach und verständlich dargestellte Ergebnisse. Damit dienen sie nicht nur firmeninternen IT-Cracks als hilfreiches Arbeitsinstrument, sondern auch vielen anderen Mitarbeitenden. Diese erkennen im Laufe ihrer Arbeit mit BI einen weiteren attraktiven Zusatznutzen: BI-Systeme machen fehlende oder inkonsistente Daten im ERP und anderen integrierten Systemen unmittelbar sichtbar. Die Mitarbei-tenden können laufend korrigieren und -damit die Datenqualität auf einem konstant -hohen Niveau halten.
Mit dem richtigen BI-Tool zum Ziel
Trotzdem ist bei der Wahl des passenden BI-Systems Vorsicht geboten. Das Angebot auf dem Markt ist inzwischen riesig. So passt nicht jedes Tool zu den Bedürfnissen des Unternehmens. Die Wahl variiert je nachdem, welche Fragen und Anwendungsfälle zum Zuge kommen sollen. Einen Balanceakt stellt dabei das Abstimmen der Anforderungen von Management, Fachabteilungen und Mitarbeitenden dar. Nicht selten scheitern BI-Projekte, weil die Anwender die zur Verfügung gestellten Systeme nicht genügend verstehen. Die Mitarbeitenden in den Entscheidungs-prozess einzubinden steigert sowohl die Akzeptanz der Lösung als auch deren -effektiven Nutzen im Arbeitsalltag. Integratoren kennen diese Herausforderungen und bieten den Unternehmen strukturierte und moderierte Prozesse bei der Einführung von Business Intelligence an. Eine gute Mitarbeiterkommunikation und die gründliche Schulung von Anwendern tragen ausserdem dazu bei, dass BI erfolgreich eingeführt wird.
Gute Planung ist die halbe Miete
BI-Projekte wollen also gründlich geplant und gut begleitet werden. Denn Erfahrungen haben gezeigt, dass solche Projekte selten komplett zum Abschluss kommen. Haben die Mitarbeitenden einmal die vielseitigen Einsatzbereiche der flexiblen -Datenanalyse erkannt, tauchen immer neue Anforderungen auf. Empfehlenswert ist -daher, in Zusammenarbeit mit dem Anbieter einen massgeschneiderten BI-Fahrplan zu erstellen, damit das Unternehmen seine Ziele erreicht. Denn eines ist klar: Die Möglichkeiten von Business Intelligence sind schier grenzenlos.
Neue Perspektiven für KMU
Die KMU Perspektiven sind ein Gemeinschaftsprojekt von Microsoft und den führenden Schweizer Microsoft Dynamics NAV Partnern Acommit, Alpha Solutions, Boss Info, Data Dynamic und redIT. Die Initiative wurde mit dem Ziel ins Leben gerufen, das Potenzial von Schweizer KMU weiter zu stärken sowie Interessenten und Kunden einen einzigartigen Nutzen zu bieten. Auf dem gleichnamigen Onlineportal (www.kmu-perspektiven.ch) können sich KMU anhand verschiedener Einsatzszenarien einen Überblick über die Vorteile moderner Unternehmens-Software verschaffen. Gleichzeitig fungiert die Plattform als Info-Leitsystem, in dem Interessenten die gebündelte Expertise der Microsoft Dynamics Partner finden und sich zu ihren individuellen Branchenschwerpunkten beraten lassen können. Der gemeinsame Auftritt der Dynamics NAV Experten sorgt für eine offene und transparente Beratung und Betreuung, bei der stets der Interessent mit seinen Anforderungen und Wünschen im Mittelpunkt steht.
Weitere Informationen:
www.kmu-perspektiven.ch
