Der Einsatz von Poolfahrzeugen bietet Unternehmen viele Vorteile. Im Vergleich zum personengebundenen Dienstwagen können sie eine kostensparende sowie ökologische Alternative darstellen und dienen darüber hinaus als Motivation für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Der Aufwand, den eine Poolfahrzeug-Flotte mit sich bringt, führt zu einer Vielzahl an Herausforderungen, denn viele Aufgaben finden parallel statt: das Bereitstellen von intakten Fahrzeugen zu den gewünschten Fahrzeiten, die Dokumentation technischer Daten sowie die Ausgabe und Rückgabe des gemieteten Fahrzeuges an den Mitarbeiter und, nicht zu vergessen, die Verwaltung der Fahrzeugschlüssel.
Kurzum, die sinnvolle Auslastung eines Fuhrparks mit Poolfahrzeugen ist mit einem beträchtlichen Verwaltungs- und Personalaufwand verbunden. Dieser lässt sich aber durch den Einsatz einer Software zur Poolfahrzeugverwaltung inklusive einer digitalen Schlüsselverwaltung minimieren – und zwar nicht erst, wenn die Carsharing-Flotte eine gewisse Grösse besitzt.
Schlüsselmanagement bei Poolfahrzeugen
Diese Frage stellt sich jeder Fuhrparkverantwortliche einer Carsharing-Flotte. Wofür Sie sich entscheiden, hängt von vielen Faktoren ab. So haben die Grösse des Fahrzeugpools, die Nutzung der Dienstwagen und die örtlichen Gegebenheiten (zum Beispiel ein abgeschlossener Parkplatz auf dem Firmengelände oder geparkte Autos auf einem frei zugänglichen Gelände) einen wichtigen Einfluss auf die Entscheidung, eine manuelle Verwaltung der Schlüssel oder aber eine digitale Lösung zu nutzen.
Eine manuelle Schlüsselübergabe durch einen Mitarbeiter kann in der Aufbauphase eines Pools oder bei kleinen Fuhrparks eine sinnvolle Möglichkeit sein, den Zugang zu den Fahrzeugen sicherzustellen, denn dies spart Kosten und kann oft auf dem kurzen Dienstweg gewährleistet werden. Mit wachsender Grösse oder bei steigendem Anspruch an die Professionalität der Schlüsselübergabe ist diese Variante jedoch bald ausgereizt: Selbst «semidigitale» Zugangsmodalitäten mit Excel-Sheets oder über den Outlook-Kalender sind fehleranfällig, aufwendig, unübersichtlich und vor allem manipulierbar. Letzteres ist besonders schwerwiegend, wenn es um Beschädigungen an den Fahrzeugen geht.
Darüber hinaus ist eine zeitlich unabhängige, also 24/7 mögliche Schlüsselübergabe meist nicht zu gewährleisten – eines der grössten Mankos beim Pooling, basiert das Modell doch gerade auf grösstmöglicher Flexibilität.
Digitale Lösungen bieten viele Vorteile
Ein digitaler Schlüsselschrank bietet eine komfortable Lösung zur optimierten und kostensensiblen Ausgabe der Poolfahrzeuge. Er ersetzt erfolgreich und gewinnbringend für Unternehmen und Mitarbeiter die manuelle Verwaltung der Fahrzeuge. In Verbindung mit einer IT-basierten Lösung für das Management des Fahrzeugpools erfolgt die Schlüsselaufbewahrung platzsparend, sicher und zentral am Abstellplatz der Poolfahrzeuge. Ausgabe und Rücknahme sind rund um die Uhr möglich, da der Schrank vollautomatisch und selbsttätig vom autorisierten Fahrer geöffnet werden kann.
Die Funktionsweise eines Schlüsselschranks ist intuitiv und bequem, was besonders bei der Neueinführung einer automatisierten Fuhrparkverwaltung die Akzeptanz unter Verantwortlichen und Mitarbeitern erhöht. Nach erfolgter Reservierung des gewünschten Fahrzeuges über die Website oder App kann der Nutzer mit der ihm zugeteilten PIN oder aber mithilfe eines RFID-Chips den Schlüsselschrank öffnen und den entsprechenden Schlüssel für das gebuchte Fahrzeug entnehmen. Der für den Nutzer vorgesehene Schlüssel gibt ein kleines Lichtsignal ab, sodass er sofort den richtigen Schlüssel erkennt – alle anderen Schlüssel sind nicht zugänglich, was ein Höchstmass an Sicherheit garantiert. Der Buchungsvorgang ist automatisch abgeschlossen, wenn der Fahrzeugschlüssel wieder im Schlüsselkasten steckt.
Unter Berücksichtigung von Datenschutz und Persönlichkeitsrechten der Mitarbeiter lässt sich die Synergie zwischen einer Poolfahrzeug-Software und dem digitalen Schlüsselschrank weiter optimieren, zum Beispiel durch den Einsatz von Telematik. So können neben zurückgelegter Wegstrecke und entsprechend dem Kilometerstand – wichtige Parameter für Wartung, Leasing und Versicherungszwecke – auch Tankfüllung beziehungsweise Ladezustand bei Elektroautos mithilfe der Software dargestellt werden. Vor allem bei Elektroautos ist dies ein wesentliches Kriterium für eine Anmietung. Fahrzeuge mit geringem Ladezustand können für kürzere Fahrten angeboten und für längere Fahrten blockiert werden. Im Fall eines Unfalls kann der Fahrer den Schaden über eine mobile App melden, die dann wiederum den Fuhrparkleiter informiert.
Wenn Sie an Ihrem Standort nicht die nötige Infrastruktur für einen Schlüsselschrank besitzen oder sich die digitalen Möglichkeiten noch umfassender zunutze machen wollen, bietet sich das Modell des digitalen Autoschlüssels an. Hierbei wird eine kleine Schlüsselbox fest, aber reversibel in alle handelsüblichen Fahrzeugmodelle verbaut und an den Zigarettenanzünder angeschlossen; der Schlüssel kann zur Fahrzeugzündung entnommen werden. Ein integrierter Akku überbrückt bis zu vier Wochen ohne Strom. Der Nutzer greift selbstständig über eine App auf das Fahrzeug zu, kann es öffnen und schliessen, nachdem er über das Buchungssystem authentifiziert wurde – ein Pluspunkt vor allem, wenn Ihr Fuhrpark auf mehrere Standorte verteilt oder gar standortunabhängig sein soll.
Mit einer Schlüsselbox und der dazugehörigen App verringern sich der Administrations- und der Personalaufwand bei der Fuhrparkverwaltung um ein Vielfaches, gleichzeitig ist die Plug-and-Play-Lösung einfach zu installieren und mit den meisten webbasierten Flottenlösungen kompatibel. So wird ein Maximum an Kontrolle und Sicherheit bei weniger Aufwand und besserer Auslastung erreicht. Hinzu kommen für den Nutzer Transparenz und Flexibilität.
Fazit
Poolfahrzeuge bieten eine flexible Mobilität und dementsprechend sollte auch die Verwaltung der Flotte möglichst anpassungsfähig und vor allem einfach in der Anwendung sein. Eine digitale Lösung bietet nicht nur Sicherheit dank genauer Dokumentation, sondern auch echte Kosteneinsparungen. Neben den vielfältigen anderen Aufgaben, die Fuhrparkmanager haben, sollte gerade der zeitintensive und fehleranfällige Bereich der Fahrzeugbereitstellung effizient und kostensensibel erledigt werden. Themen wie Sicherheit, Kontrolle und Auslastung sind wichtige Schlüsselbegriffe, die Sie mit einer digitalen Variante bestens im Griff haben.
