Die heutige Arbeitswelt wird immer mehr geprägt durch flexible Einsatzzeiten der Mitarbeitenden. Arbeiten werden vermehrt unterwegs oder von zu Hause aus, in unregelmässigen Tages- und Nachtzeiten geleistet. Die örtliche und zeitliche Unabhängigkeit ist zur Selbstverständlichkeit geworden. So ist es nur logisch und konsequent gedacht, dass auch die Leistungserfassungen den veränderten Umständen Rechnung tragen, zumal der Gesetzgeber im Arbeitsgesetz die Unternehmen dazu verpflichtet, Arbeits- und Ruhezeitvorschriften einzuhalten und bei Bedarf den entsprechenden Nachweis zu erbringen. Damit eine umfassende und lückenlose Zeiterfassung umgesetzt werden kann, müssen Mitarbeitende ein geeignetes Instrument nutzen können.
Mit einem ausgereiften System können Unternehmen aus der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einige Vorteile gewinnen. So registrieren zeitgemässe Lösungen heute nicht nur das reine «Kommen und Gehen». Wenn eine Zeiterfassung vollständig in ein ERP-System integriert ist, lassen sich daraus leicht zusätzliche Vorteile erzielen. So werden beispielsweise mit der umfassenden Zeiterfassungslösung von Abacus nicht nur Ein- und Ausgangszeiten registriert, sondern es lassen sich auch Personaleinsätze planen, Leistungen erfassen sowie Spesen und Reisekosten abrechnen. Auch können damit Absenzen verwaltet werden. Selbst Auswertungen lassen sich damit erstellen, die der Entscheidungsfindung und Teamführung dienen. Gleit- und Überzeiten sowie Feriensaldi sind jederzeit für den Mitarbeitenden in Echtzeit ersichtlich. So wird nicht nur Transparenz über die Arbeitseinsätze geschaffen, sondern die dazugehörigen Prozesse lassen sich automatisieren. Auf diese Weise können beispielsweise Entschädigungen für Überzeit automatisch über die Lohnbuchhaltung ausbezahlt werden.
Die Abbildung von Gesamtarbeitsverträgen ist bei moderner Zeiterfassungssoftware ein Muss, genauso wie auch die Unabhängigkeit vom benutzten Eingabegerät. So spielt es keine Rolle, ob Mitarbeitende ihre Zeiten auf einem Smartphone unterwegs, am Notebook zu Hause oder am fix installierten Terminal im Büro registrieren, da alles und alle miteinander verbunden sind.
Digitale Stempeluhr
Herkömmliche Stempeluhren haben endgültig ausgedient. Mit der Abacus-App AbaClock, bei der das Apple-Tablet iPad als Erfassungsterminal dient, ist die nahtlose Integration erfasster Daten ins Abacus-ERP-System sichergestellt. Mehrere AbaClock-Terminals lassen sich miteinander verbinden, sodass sich Mitarbeitende an unterschiedlichen Orten eines Betriebs an- und abmelden können. Die Identifikation der Mitarbeitenden für die Registrierung der Kommen-und-Gehen-Zeiten am Terminal erfolgt über Chipkarten beziehungsweise Badges.
Mit AbaClock lassen sich nicht nur die Arbeitszeiten erfassen, sondern auch die Soll-, Arbeits- und Gleitzeiten sowie der Feriensaldo eines Mitarbeitenden in Echtzeit anzeigen.
Das Erfassungsterminal kostet zusammen mit der Abacus-App AbaClock 790 Franken.
Kontaktlose Zeiterfassung
Die Erfassung von Kommen/Gehen-Zeiten erfolgt bei AbaPoint automatisch mithilfe von kleinen Bluetooth-Sendern respektive -Empfängern. Sie lassen sich rasch und mit geringem Aufwand in Räumen installieren und interagieren mit einer Smartphone-App. Befindet sich ein Mitarbeiter mit seinem Smartphone im Empfangsbereich eines AbaPoint-Senders, wird dies von der App erkannt und in einem PopupFenster auf dessen Handy angezeigt. Er muss die Meldung nur noch bestätigten, damit sein Arbeitsbeginn respektive das Arbeitsende registriert wird. Ein BluetoothEmpfänger / Sender kostet zusammen mit der App AbaPoint 30 Franken.
Mobile Arbeitszeiterfassung
Die Smartphone-App ist ausserdem auf eine ortsunabhängige Erfassung von Arbeitszeiten zugeschnitten. Die Aufzeichnung erfolgt manuell oder automatisch über RFID (Android), Barcode oder GPS-Technologie. Bei der Erfassung mit GPS zeichnet die App auf, wann ein Mitarbeitender den Arbeitsplatz betritt oder verlässt. Die App funktioniert selbst dann, wenn keine Internetverbindung vorhanden ist, da sich alle Angaben offline erfassen und erst anschliessend bei funktionierendem Netzzugang mit der Abacus Business Software synchronisieren lassen.
AbaClik enthält auch sogenannte EmployeeSelf-Service-Funktionen, mit denen Mitarbeitende ihre Arbeits-, Soll- und Gleitzeiten sowie Feriensaldi abfragen können. Bei Bedarf lassen sich detaillierte Monats- und Ferienrapports über das Smartphone aufbereiten. Zudem können über die App auch Absenzen oder Ferien beantragt, Spesen erfasst, Personalstammdaten aktualisiert und aktuelle Lohnabrechnungen eingesehen werden.
Damit sie jederzeit über die Saldi wie etwa Gleitzeit und Feriensaldo informiert sind, steht eine Übersicht zur Verfügung. Zu den erfassten Stunden können ein Monatsrapport und eine Absenzenübersicht aufbereitet werden. Das bietet insbesondere Vorgesetzten die Möglichkeit, Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden einzusehen und zu kontrollieren. Über MyAbacus sind Mitarbeitende leicht in der Lage, Anträge für Abwesenheiten zu erfassen oder Adressdaten zum Beispiel bei einem Wohnungswechsel anzupassen.
Ein Gewinn für das ganze Unternehmen
Die Abacus Zeiterfassungsplattform schafft für ein Unternehmen Rechtssicherheit und administrative Entlastung. Dank der vollständig integrierten Zeiterfassungsplattform hat das HR auf alle Daten der Mitarbeitenden in Echtzeit Zugriff. Arbeitsstunden inklusive Überstunden und Überzeit werden getrennt voneinander und somit leicht nachvollziehbar dargestellt. Eine Überzeit kann direkt über den Lohn ausbezahlt werden. Bei Bedarf lässt sich ein Zeitnachweis zusammen mit der Lohnabrechnung verschicken.
