Steven van Tuijl, General Manager Deutschland und Polen bei ADP, erläutert fünf gute Gründe, warum Unternehmen ihre Payroll-Prozesse jetzt modernisieren sollten.
Der Lockdown verdeutlichte, dass die Gehaltsabrechnung das Potenzial hat, Kernfunktionen des Unternehmens zu beeinflussen und zu optimieren. 44 Prozent der Arbeitgeber haben mittlerweile offizielle Richtlinien für flexibles Arbeiten, gegenüber 24 Prozent vor dem Ausbruch von Covid-19. Das hat direkte Auswirkungen auf die Zusammenarbeit und interne Prozesse. Doch interessanterweise haben 35 Prozent der Unternehmen keine der Personalabteilung unterstellte Gehaltsabrechnungsstrategie. Die Abwicklung der Payroll muss sich jedoch an die neue Normalität anpassen und einfachere und modernere Arbeitsweisen finden. Durch die Einbindung der Personalabteilung kann die Lohnabrechnung präziser an veränderte Karriere- und Lebensumstände der Mitarbeiter angepasst werden. Fünf Punkte sind dabei entscheidend:
1. Ein globaler Gehaltsabrechnungsprozess
43 Prozent der Gehaltsabrechnungsexperten gaben an, dass der Standardisierungsgrad weltweit sehr niedrig oder begrenzt ist, was die Kommunikation zwischen den Gehaltsabrechnungsteams insbesondere in einer Krisenzeit erschwert. Ein globaler Prozess hingegen erleichtert das länderübergreifende Reporting, gibt einen Überblick über die Gehaltsabrechnung im gesamten Unternehmen, so dass genau einzusehen ist, wie viele Mitarbeiter auf der Gehaltsliste stehen.
2. Datenqualität
Personalabrechnungsdaten sind oft fragmentiert und in verschiedenen Systemen und Dateien gespeichert. Doch schlechte, nicht harmonisierte Daten verhindern eine rechtzeitige Berichterstattung und verlangsamen die Entscheidungsfindung. Durch eine erhöhte Datenverfügbarkeit und eine reduzierte Anzahl an Datenbanken können Trends schneller erkannt, bessere Geschäftsentscheidungen getroffen und die Unternehmensfinanzen modelliert und vorhergesagt werden. Die Bereitstellung von Echtzeitdaten für Partner in den Bereichen Finanzen und HR lässt die Gehaltsabrechnung zu einem strategischeren Teil des Unternehmens werden.
3. Schnelle Reaktion auf Gesetzesänderungen
Organisationen ohne ein Standardverfahren zur Umsetzung von Gesetzesänderungen sind einem größeren Risiko von Verstössen ausgesetzt. Mitarbeiter in der Gehaltsabrechnung sollten wissen, wie sie Änderungen zur Einhaltung der Vorschriften erhalten – per E-Mail, Veröffentlichungen oder Abonnements von Informationsdiensten – und wie Prozesse zur Änderung der Compliance innerhalb der Gehaltsabrechnungssysteme definiert sind.
4. Digitalisierung und Automatisierung
Ein hohes Mass an manuellen Prozessen und die Verarbeitung von Papierdokumenten macht es für Payroll-Teams schwierig oder gar unmöglich, sich auf die Arbeit an entfernten Standorten einzustellen. Wenn alle Informationen digitalisiert sind und relevante Informationen wie Stundenzettel und Steuercodes von einer einzigen, integrierten Lösung zu erhalten sind, gibt es weniger Raum für Fehler. Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) setzt automatisierte Skripte und Web-Roboter ein, um routinemäßigere Aufgaben mit der erforderlichen Geschwindigkeit und Genauigkeit durchzuführen, so dass Payroll-Experten für wertschöpfende Aufgaben frei werden. Die Verwendung einer Cloud-Anwendung für den Gehaltsabrechnungsprozess bedeutet, dass die Lösung nach Bedarf skaliert werden kann, um den sich ändernden Personalanforderungen gerecht zu werden. Dies kann nicht nur zu Einsparungen von 15-35 Prozent führen, sondern reduziert auch die Fehlerquote auf ein Drittel im Vergleich zur Gehaltsabrechnung vor Ort.
5. Befähigte Mitarbeiter
Teams mit Abhängigkeiten von Einzelpersonen haben Mühe, mit ihrer wachsenden Arbeitsbelastung Schritt zu halten. Während ein Mangel an geeigneter Dokumentation in elektronischem Format es anderen erschwert, auszuhelfen. Darüber hinaus gibt es weniger Anfragen zur Payroll, wenn Mitarbeiter bei Bedarf auf ihre Lohnabrechnungsinformationen zugreifen können. Etwaige Fehler in der Gehaltsabrechnung werden von den Arbeitnehmern früher erkannt und können schneller behoben werden.
Folglich gibt es viel zu gewinnen, wenn der Gehaltsabrechnungsprozess optimiert ist. Die Schwächen, die Covid-19 sichtbar macht, sollten zur Veränderung und Verbesserung genutzt werden. Dann können sich Unternehmen über gesteigerte Produktivität, befähigte Mitarbeiter, geringeres Risiko bei der Compliance-Erfüllung und höhere Genauigkeit freuen.
