Myfactory, ein führender Cloud-ERP-Hersteller, ermöglicht schweizerischen Kunden ab dem 30. Juni 2020 die Nutzung von QR-Rechnungen. Die neuen Dokumente enthalten alle Zahlungsinformationen in einem QR-Code und lassen sich damit digital einlesen. Mit der Erweiterung des Funktionsumfanges können die Kunden des Cloud-ERP-Pioniers ihre Rechnungen mit QR Code erstellen und diese automatisch verarbeiten. Voraussetzungen sind die Myfactory Version 7.0 und das Modul Swiss Solutions (Stand März 2020).
Für bestehende Myfactory Kunden ist das Layout der neuen QR-Rechnung entweder in einer SmartReport-Standardvorlage verfügbar oder wird auf Wunsch individuell durch die zuständigen Projektleiter umgesetzt. Grundsätzlich wird das neue QR-Element für Belegdesign und SmartReport angeboten – die Umsetzung erfolgt in Absprache mit den Kunden. Neukunden erhalten über die Cloud-Abos Zugang zu der neuen Lösung für den digitalen Zahlungsverkehr.
QR-Rechnungen aus Myfactory
Um künftig QR-Rechnungen aus Myfactory zu drucken, müssen kleine und mittlere Unternehmen die folgenden Schritte beachten:
- Sofern der Ausdruck von QR-Rechnungen physisch auf Papier erfolgt und an den Kunden verschickt wird, ist weiterhin perforiertes weisses Papier 80-100 g/m2 (mit Abrisskante) jedoch ohne Hintergrundbild nötig. Es empfiehlt sich, schon jetzt mit dem Papierlieferanten Kontakt aufzunehmen.
- Für die Erstellung der QR-Rechnung mit QR-Referenz benötigen Kunden eine neue QR-IBAN. Diese ist bei der jeweiligen Hausbank zu erfragen.
- Spätestens zu Ende Mai 2020 sollten Unternehmen den aktualisierten SIX-Bankenstamm (mit neuen QR-IIDs) in die Myfactory Lösung integrieren. Der Bankenstamm wird zentral von der SIX Interbank Clearing verwaltet und täglich aktualisiert in unterschiedlichen elektronischen Formaten öffentlich bereitgestellt.
- Für individuelle Anpassungen am Layout der QR-Rechnung, wie individuelle Kopfdaten auf der QR-Rechnung oder die Integration der QR-Rechnung auf die erste Seite, sollen sich Kunden an ihre zuständigen Projektleiter wenden.
QR-Rechnungen kurz erklärt
Die QR-Rechnung ist genauso wie der bisherige Einzahlungsschein in zwei Teile gegliedert – in einen Empfangsschein und in einen Zahlteil. Der Swiss QR Code beinhaltet alle relevanten Informationen, die sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung nötig sind. Durch die Perforation können Anwender den Zahlteil und Empfangsschein von der Rechnung abtrennen und ihn entweder wie bis anhin auf der Post einzahlen. Oder mit einem Zahlungsauftrag per Post an die Bank schicken. Für die QR-Rechnung wird die neue QR-IBAN verwendet. Diese ist an der QR-IIID (Stelle 5-9 der QR-IBAN) erkennbar. Die QR-IID besteht aus Nummern im Bereich von 30000 bis 31999.
Wie funktioniert die QR-Rechnung im Alltag? Der Rechnungsempfänger scannt den QR-Code mit seinem Smartphone und gibt die Zahlung anschliessend, ohne zusätzliche Eingaben frei. Das mühselige Abtippen von Konto- und Referenznummern entfällt. Entscheidend ist, dass im Zahlteil ein QR-Code aufgedruckt ist, der die Zahlungsinformationen enthält. Dieser Swiss QR Code ermöglicht die Auslösung von Zahlungen bei Banken über alle Auftragskanäle hinweg, einschliesslich Schalterzahlungen. Die Vorteile der QR-Rechnung nochmals im Überblick:
Für Anwender
- der QR-Code lässt sich einfach einscannen – oft reicht schon eine App auf dem Handy
- Übertragungsfehler werden minimiert, da Nutzer weder Konto- noch Referenznummer abtippen müssen
- mit nur einem Klick wird die Zahlung in Auftrag gegeben
- es gibt drei Möglichkeiten der Bezahlung (Post, E-Banking, Mobile Banking)
Für Rechnungssteller
- keine Bestellung vorbedruckter Einzahlungsscheine nötig – Rechnungen können selbst auf weissem, perforiertem Papier gedruckt werden
- ESR-Referenznummern lassen sich weiterverwenden
- Kombination von Referenz und Mitteilung möglich
- Felder für Betrag bzw. Zahler können freigelassen werden
- Nutzung alternativer Verfahren wie eBill möglich
