Die Verteilnetzbetreiberin und Energiedienstleisterin Aare Energie AG (a.en) aus Olten bezog bis 2014 ihre Standard-ICT-Services von der Muttergesellschaft Alpiq. Um in Zukunft flexibler auf neue Marktanforderungen reagieren zu können, wurde entschieden, die ICT-Systeme inklusive deren Verantwortung zur a.en zu überführen. Dazu baute diese ihre IT-Organisation mit einer eigenen 1st-Level-Support-Abteilung aus. Um die restlichen ICT-Services wie Client-Basisbetrieb, Server und SAP Basis outzusourcen, entschied sich die a.en für die GIA Informatik AG (GIA) aus Oftringen. Welches waren die Gründe dafür? «GIA ist erfahren in der erfolgreichen Projektumsetzung für die Übernahme von IT-Standard- und SAP-Basis-Services. Zudem stimmte der Kosten-Nutzen-Vergleich», sagt Jakob Huber, Leiter Informatik von a.en. «Des Weiteren stellte GIA die Businesskontinuität sicher und verfügte über die Fähigkeiten, Anpassungen an die Anforderungen zur Unterteilung in prozesstechnische und kommerzielle Systeme kundenspezifisch vorzunehmen. Überdies überzeugten uns die Tatsache, dass die Daten in der Schweiz in zwei redundanten Datacentern gehalten werden, und die Referenzen von Unternehmen in vergleichbarer Grösse.»
Reibungslose Transitionsphase
Um die IT-Infrastruktursysteme von a.en zu GIA zu migrieren, startete das Projektteam ein Transitionsprojekt; ein Aufgabengebiet, in dem GIA viel Know-how aufweist und auf bewährte Vorgehensweisen zurückgreifen konnte. Das Unternehmen stellte die Projektorganisation auf, arbeitete die Fach- und Detailkonzepte aus und erstellte für alle geschäftskritischen Systeme einen Fall-Back-Plan. Dank diesem wurden die Risiken minimiert und das Tagesgeschäft von a.en so wenig wie möglich tangiert.
Outsourcing von SAP Basis und der IT-Services
In der Betriebsphase wird in den GIA-eigenen Datacentern in Oftringen und Zofingen das Outsourcing der IT-Services und der SAP-Technologie sichergestellt. Letztere hat eine zentrale Bedeutung, da sie die Grundlage für den reibungslosen Betrieb aller Services und der SAP-Systeme bildet. GIA bot diesen in einem flexiblen Modell auf ihrer Private-Cloud-Plattform an, wobei sie ein besonderes Augenmerk auf einen hohen Desaster-Schutz legte. Dabei wurden die einzelnen Komponenten mit der bewährten Lösung von VMware virtualisiert. Jakob Huber: «Mit einem soliden SAP-System bieten sich auch grosse Chancen für zukünftige Ausrichtungen hinsichtlich der Businesssuite SAP S/4 Hana.»
In Bezug auf die Services beschrieben die Projektpartner die Leistungen und die garantierten Verfügbarkeiten in einem transparenten Service-Level-Agreement (SLA). Dazu gehörten unter anderem Plattform-, Application-, Network-, SAP-Technologie- und Desktop-Services. Mittels einer zentralen Anlaufstelle am Service Desk – mit einem professionellen Ticketing-System – bündelten die Unternehmen alle Aktivitäten. Im Bereich Service-Management arbeitet ein dedizierter Service-Manager eng mit a.en zusammen und koordiniert alle betriebsrelevanten Punkte. a.en ist durch ein aussagekräftiges Reporting der wichtigsten Key- Performance-Indikatoren auch stets sehr gut über den aktuellen Zustand informiert und erkennt Entwicklungstendenzen frühzeitig.
Hürde erfolgreich genommen
Während des Vorhabens mussten auch sämtliche E-Mails inklusive Archiv von Alpiq zu a.en migriert werden. Hier traten jedoch kleinere Probleme bezüglich Zugriff und Berechtigungen auf. Stefan Lerch, Account Manager bei GIA: «Wir erkannten diese jedoch aufgrund eines kontinuierlichen Risikomanagements mit Massnahmenplanung rasch, fanden umgehend passende Lösungen und hielten das Vorhaben so jederzeit auf Kurs.» Dabei wickelten a.en und GIA die gesamte Kommunikation über das GIA-Portal («Sharepoint») ab. Dies ermöglichte eine hohe Transparenz und einen optimalen Informationsfluss.
Grosse Begeisterung über den Projektnutzen
Nach Projektende lässt sich resümieren, dass der Nutzen des Outsourcings für a.en sehr hoch ist. Jakob Huber: «Die Vorteile sind vielseitig. Wir registrieren tiefere Kosten, haben eine weniger komplexe eigene Systemlandschaft, verfügen über ein geringeres Sicherheitsrisiko, müssen weniger Fachpersonal unterhalten sowie einen kleineren IT-Wissensaufbau vornehmen und besitzen dokumentierte Verfügbarkeiten.» Durch die Überführung der IT-Standardfunktionen zu GIA wurden klare Schnittstellen festgelegt: Positiv erkennbar ist dies speziell in kurzen Reaktionszeiten bei Störungen. a.en verzeichnet mit dem Outsourcing auch mehr freie interne Ressourcen, die nun als Bindeglied zwischen Business und IT agieren können.
Wertvolle Erfahrungen für interessierte Unternehmen
Wie sollen sich andere Unternehmen verhalten, die ein IT-Outsourcing in Betracht ziehen? Für das Projektteam haben sich nachstehende Punkte bewährt:
Die frühzeitige und transparente Information der Mitarbeitenden. a.en hat zum Beispiel sogar eine interne Broschüre verfasst. Für die Provider-Evaluation das Führen einer Long-List und in einer weiteren Selektionsphase einer Short-List. Eine straffe Projektführung mit kurzen internen und externen Kommunikationswegen – vertikal und horizontal. Die gemeinsame Erarbeitung der Konzepte während des Projektverlaufs und die Festsetzung der wichtigen gemeinsamen Termine.
Die akribische Planung des Cut-overs – und zwar mit all seinen Facetten wie Schulungen und Tests. Die Vereinbarung einer Mindestvertragslaufzeit von mehr als drei Jahren. Ansonsten ist der Projektaufwand im Vergleich zum Nutzen unverhältnismässig hoch.
So geht es weiter
Das Projekt ist erfolgreich abgeschlossen und das Outsourcing läuft sehr zuverlässig. «Zur Steuerung neuer Anforderungen verfolgen wir eine IT-Roadmap, die laufend überwacht und adaptiert wird», so Jakob Huber. Dazu gehört mit «Operational Excellence» auch die zuverlässige Unterstützung der laufenden Geschäftstätigkeiten durch die IT. GIA prüft derzeit in ihren Datacentern für die hochverfügbaren Systeme, die am a.en-Standort Olten betrieben werden, eine desastertolerante Backuplösung der Daten. Zudem stellen die Projektpartner mit dem periodischen Service-Reporting den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und die hohe Qualitätsorientierung sicher.
