Für praktisch alle Unternehmensbereiche gibt es eine Software, die Geschäftsprozesse managt. Dies gilt für die Verwaltung von kundenrelevanten Informationen genauso wie für das Management von Logistikprozessen, für E-Mails und viele betriebliche Aufgabenstellungen mehr. Doch ein effizienter Datenaustausch über unterschiedliche Software, Systeme, Abteilungen und Dateiformate hinweg ist nur mit einer übergeordneten Lösung möglich. Was mich erstaunt: Es ist nicht allen KMU-Verantwortlichen bekannt und bewusst, dass es solche Lösungen gibt und dass sie nutzerfreundlich zu bedienen sind.
Wer Geschäftsprozesse effizient gestalten möchte, dem empfehle ich die Verknüpfung der ERP-Software mit einem Enterprise-Content-Management (ECM). ECM-Produkte erweitern das Funktionsspektrum eines ERP-Systems um ein Vielfaches: Neben der revisionssicheren Archivierung der Dokumente gewährleisten ECM vor allem den Zugriff auf alle vorgangsbezogenen Daten. Und dies abteilungs- und unternehmensübergreifend. Häufig richten wir für unsere Kunden auch unternehmensspezifische Tools ein.
Der Hauptnutzen aus meiner Sicht: Dank dieser effizienten Datenverwaltung sparen Unternehmen enorm viel Zeit. Mitarbeitende können sich so wieder vermehrt ihrem Kerngeschäft widmen. Das verschafft der Firma einen Wettbewerbsvorteil. Besonders erwähnenswert ist meines Erachtens auch die Nutzerfreundlichkeit der meisten ECM-Lösungen. Sie sind gut in bestehende Betriebssysteme integrierbar.
ECM-Systeme lassen sich mit praktisch jeder ERP-Software verknüpfen. So ermöglichen sie in der Regel ein nahtloses Zusammenspiel mit allen gängigen ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics Navision,
Microsoft Dynamics AX (ehemals Axapta) oder Sage. Zu einer ganzheitlichen Sicht auf die Prozesse gehört auch die Vermeidung von Medienbrüchen. Diese entstehen häufig dadurch, dass im Bearbeitungsprozess Freigaben oder Buchungsinformationen aus einem anderen System benötigt werden. Hier kommen die Vorteile eines ECM-Workflows zum Tragen, der den Belegprozess systemunabhängig abbildet. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es sich für Unternehmen lohnt, wenn sie bei der Implementierung eines ECM auf einen professionellen Partner aus ihrer Region zählen.
Die Verknüpfung von ERP und ECM ist vor allem für den Arbeitsalltag gewinnbringend. So lassen sich Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine aus der ERP-Software heraus automatisch im ECM-System archivieren und auf demselben Weg auch wieder abrufen. Dank dieser schnellen Zugriffe bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für das Wesentliche. Zudem haben sie einen besseren Überblick über alle relevanten Daten eines Projekts oder Auftrags. Natürlich stehen die Daten auch an Arbeitsplätzen ohne ERP-Software zur Verfügung, sofern der Datenzugriff über das integrierte Berechtigungskonzept zugelassen wird.
Mein Fazit: ERP-Software mit einem ECM zu verknüpfen, bringt einen doppelten Nutzen. Zum einen profitieren User von den reibungslosen Verbindungen zwischen den verschiedenen Systemen. Und zum anderen kommen sie in den Genuss des effizienten Datenmanagements, das ein ECM zu bieten hat.
Helmar Steinmann ist Niederlassungsleiter der ELO Digital Office CH AG.
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