Im Büro der Zukunft dominiert das Zusammenspiel von Flexibilität und Mobilität. Fix zugeteilte Zellenbüros gelten als ein Relikt der alten Zeit, wo Computer noch als sogenannte Desktop-Maschinen unter dem Bürotisch platziert wurden und der Internetzugang zu Hause nur spärlich möglich war. Mittlerweile ist die Technik dermassen geschrumpft, dass sie bequem mitgenommen werden kann. Was benötigt es, um abseits des eigenen Büros und trauten Heimes ohne Probleme arbeiten zu können?
von Professor Willi Bernhard
Inzwischen hören wir immer mehr solche Zitate: «Bei uns muss niemand mehr im Büro arbeiten. Die Anwesenheit im Büro ist irrelevant. Jeder kann selbst bestimmen, wann und wo er arbeitet. Und weil wir es auch vorleben, sitzen sowohl Geschäftsleitung als auch Abteilungsleiter im offenen Büro (Open Space) ohne festen Arbeitsplatz – direkt bei ihren Mitarbeitern.» Was Elke Frank, Personalchefin -Microsoft Deutschland, beschreibt, wird auch in anderen Firmen immer mehr zum Normalfall. Die Mitarbeiter arbeiten zu Hause, beim Kunden, im Hotel, Flugzeug, Internet-Café oder in der Bahn. Was man zum Arbeiten benötigt, packt man ein, nimmt es mit und arbeitet damit von -irgendwo. Im einfachsten Fall genügt ein Laptop oder Tablet-Computer, aber wenn die Ansprüche steigen, lohnt es sich, über die notwendigen Rahmenbedingungen ein paar Gedanken zu verlieren.
Das optimale Arbeitsgerät
Am besten eignet sich ein Laptop oder Tablet-Computer, mit einem vollwertigen PC-Windows oder Mac-OSX-Betriebssystem inkl. Maus und Tastatur, welche drahtlos via Bluetooth-Technologie angeschlossen werden, um keinen USB-Steckplatz zu besetzen. Wer sowohl Windows als auch Mac Performance in einem Gerät benötigt, legt sich einen Mac-Laptop zu und installiert mittels des Programms «Parallels» ein Windows-System dazu. Wer mit Schnellstart und ruckelfrei arbeiten will, wählt einen i7-Intel-Prozessor (oder äquivalent) mit einem SSD-Speicher (anstelle einer Harddisk). Moderne Geräte (wie zum Beispiel das MS-Surface 3 / 4 Pro) sind leicht, dünn, preiswert und so gross wie eine A4-Seite, damit lässt sich neun Stunden ohne zusätzliche Stromquelle arbeiten.
Die persönlichen Arbeitsdaten
Seine Arbeitsdaten direkt auf dem Laptop zu belassen, ist nicht unproblematisch. Im Zug kann während des Toilettengangs der Laptop gestohlen werden, im Flugzeug kann man dazu gezwungen werden, sein Handgepäck zu verladen – was eventuell nie wieder auftaucht – und wer im Hotel in der Meetingpause seinen Laptop gutgläubig im Raum belässt, kann bei der Rückkehr böse überrascht werden. Dabei nützt es wenig, wenn die Daten verschlüsselt waren, denn diese sind zwar für Fremde nicht zu entziffern, aber dennoch verloren.
Eine Alternative dazu stellen Cloud Services dar, welche die persönlichen Daten auf dem Internet zugänglich abspeichern. Dies können firmeninterne Ablagen sein oder bekannte Anbieter wie Dropbox und all ihre Verwandten mit dem gleichen Ablageprinzip. Bei der mobilen Arbeit gibt es hier aber Engpässe im Zugang. Wer im Zug oder Flugzeug arbeitet, hat keine konstante Verbindung, wer im Ausland im Hotel Zugang sucht, muss diesen unter Umständen teuer bezahlen, und wer sich im Internetcafé einloggt, kann sich Viren einfangen. An einer Konferenz mit Hunderten von Personen ist das Netz oft hoffnungslos überlastet. Zum Glück gibt es eine gute Alternative: der eigene, externe Datenspeicher. Damit ist nicht etwa ein USB-Stick gemeint, der -etwas von meinen Daten zur Verfügung stellt, sondern ein Datenspeicher, der die gesamten Arbeitsdaten der letzten zehn oder 20 Jahre aufnehmen kann, inklusive E-Mails, Fotos und dergleichen. Solche externen Speicher existieren heutzutage in der Grösse einer Streichholzschachtel und werden via USB-Schnittstelle an das Gerät angeschlossen. Als Beispiel sei hier ein 1-Terabyte SSD-Speicher erwähnt.
Dinge, an die man besser vorher denkt
Wer mobil arbeitet, stösst regelmässig auf dieselben Probleme. Aber nur wer diese kennt, kann sich auch darauf vorbereiten. Hier die wichtigsten Tipps dazu:
Stromprobleme: Stromzugang ist essenziell, wer Zugang zur Steckdose hat, ist auf der sicheren Seite. Im Zug, im Restaurant oder anderswo gibt es oft Steckdosen, auf die man zugreifen kann. Dumm nur, wenn die Dose zu weit weg ist, bereits belegt oder eine andere Norm aufweist. Für alle diese Probleme gibt es glücklicherweise eine Lösung, welche gleich im Mobil-Gepäck verstaut wird. Als Erstes packen Sie sich ein möglichst platzsparendes zirka drei Meter langes Verlängerungskabel ein und einen Dreifach-Verteilerstecker, der auch Zugang für andere ermöglicht (wenn die Dose besetzt ist), sowie entsprechende Übergangsstecker fürs Ausland.
Internetzugang: Abseits des eigenen Büros ist auch das Internet eine gefragte Grösse. Innerhalb der Schweiz können Sie sich über das eigene Smartphone via Tethering den Zugang zum Internet beschaffen (das eigene Handy wird auf WLAN-Hotspot geschaltet). Alternativ kann man sich für zirka 120 CHF einen akkubetriebenen WLAN-Internet-Router besorgen und diesen mit einer SIM-Karte nach Wahl bestücken, um Internetzugang zu erhalten.
Präsentationen mit Beamer: Sie sind eingeladen, Ihre Präsentation vor Ort zu halten. Leider nützt Ihnen der zur Verfügung gestellte Computer nichts, da Sie eigene Software zeigen möchten. Beim Anschliessen Ihres Computers ergeben sich dann Anschlussprobleme. Deshalb: Nehmen Sie gleich einen Adapter mit, der mehrere Anschlussnormen unterstützt.
Speicher-Sticks, CDs und Kartenleser: Nehmen Sie immer einen oder mehrere USB-Speicher-Sticks mit, damit Ihre Gesprächspartner bei Interesse Ihre Dateien kopieren oder direkt mitnehmen können. Viele Laptops besitzen heute kein CD / DVD-Laufwerk mehr. Falls Sie Software installieren müssen, welche auf CD/DVD gespeichert ist, kann ein externes CD / DVD-Laufwerk mit CD / DVD-Brenner ganz praktisch sein.
Fotokopie: Benötigen Sie Kopien von Skizzen, Flipchart-Aufzeichnungen und dergleichen? Machen Sie Fotos der Dokumente per Smartphone oder noch besser per Fotokamera. Mit Letzterer können Sie auch detailreiche elektronische Kopien von grösseren Plänen erstellen.
Online-Meetings/Skype: Wollen Sie an einem Online-Meeting zum Beispiel per Skype teilnehmen? Dann packen Sie am besten auch gleich ein Bluetooth-Headset (Kopfhörer mit Mikrofon) ein – damit sind Sie auch für Online-Meetings bestens gerüstet. Alternativ können Sie Skype auch auf dem Smartphone benutzen, mit Ohrhörer und Mikrofon.
USB-Hub: Haben Sie trotz Bluetooth-Geräten zu wenig USB-Schnittstellen an Ihrem Laptop? Nehmen Sie ein USB-Hub mit, welcher Ihnen zwar einen USB-Steckplatz besetzt, dafür aber weitere USB-Steckplätze zur Verfügung stellt. Achten Sie darauf, dass es USB-Steckplätze vom Typ 3 sind (USB-3), damit Sie von der hohen Datenrate Ihres Laptops profitieren können.
Denken Sie auch an das Ladegerät Ihres Smartphones und das dazugehörige Ladekabel. Sie können Ihr Smartphone zwar auch am USB-Anschluss Ihres Laptops aufladen, das ist aber nur dann zu empfehlen, wenn dieser mit dem Netzgerät betrieben wird. Ansonsten entzieht das Laden Ihrem Laptop wertvolle Energie. -Allenfalls kann auch ein portables Akkupack mit USB-Anschluss gute Dienste -leisten.
All diese Dinge lassen sich leicht in einer -Tasche unterbringen, welche dann Ihr eigenes mobiles Büro zum Mitnehmen darstellt. Viel Spass beim mobilen Arbeiten!
Weitere Informationen:
www.ffhs.ch
