Im Herbst 2010 hat sich die Gemeindeverwaltung von Goldach nach vor-gängigen Abklärungen bei der Stadt St. Gallen sowie einigen St. Galler Gemeinden für die Einführung von CMI AXIOMA entschieden. Begonnen wurde auf 12 Arbeitsplätzen in der Kanzlei, im Sekretariat von Schul- und Gemeinderat sowie in der Bauverwaltung.
Heute sind 21 Arbeitsplätze mit CMI AXIOMA ausgestattet. Und nicht nur das, in der Gemeindeverwaltung Goldach sind praktisch alle verfügbaren Module von CMI AXIOMA im Einsatz: Aktivitäten, Protokollverwaltung, PDF-Konverter, Volltextsuche, Behördenverzeichnis, Sitzungsgeld-abrechnung, Bauverwaltung.
Lange auf Gesamtlösung gewartet
Bevor sich die Gemeindeverwaltung Goldach für den Einsatz von CMI
AXIOMA als Geschäftsverwaltungsprogramm entschieden hat, das war im Herbst 2010, wurden die Verwaltungsaufgaben mit Ausnahme der Fach-applikationen wie beispielsweise im Finanzbereich hauptsächlich mit Microsoft Office, also mit den Programmen Word und Excel erledigt. Als Ablage kam
dabei eine auf dem Registraturplan basierende Ordnerstruktur im Explorer zum Einsatz. Lange hat man in Goldach auf eine GEVER-Lösung seitens der VRSG gewartet. Dazu Richard Falk, Gemeinderatsschreiber von Goldach: "Wir wollen effizientes eGovernment betreiben, prozessorientiert und möglichst medien-bruchfrei. Deshalb suchten wir nicht nach einer Protokollsoftware, sondern nach einer Geschäftsverwaltungslösung, die zwar auch Tranktandieren und Proto-kollieren kann, aber vor allem als zentrale Drehscheibe für das eGovernment fungiert. Eine Lösung, welche Daten mit Fremdprogrammen austauschen kann und auch im Zusammenspiel mit Internet und Extranet funktioniert."
Richard Falk ist seit 10 Jahren Gemeinderatsschreiber von Goldach. Davor
arbeitete er über 8 Jahre als Gemeinderatsschreiber von Rorschacherberg. Neben den klassischen Aufgaben des Gemeinderatsschreibers gehören die Dienste
Abstimmungen/Wahlen, Einbürgerungsverfahren, amtliche Anzeigen sowie Veranstaltungen/Feste in seinen Zuständigkeitsbereich. Als verantwortlicher Redaktor der Gemeindezeitung kümmert er sich zudem um die Kommunikation zwischen den Behörden und der Bevölkerung. Stark engagiert ist er auch im Netzwerk St. Galler Gemeinden (NeztSG), dort als Vorsitzender des Resorts IT und eGovernment.
Pragmatische und problemlose Einführung
Die Einführung von CMI AXIOMA erfolgte auf 12 Arbeitsplätzen in der
Kanzlei, dem Sekretariat und in der Bauverwaltung. Aus jedem Bereich wurde ein Poweruser bestimmt, der in der Folge die anderen Benutzer unterstützte.
Nach der Grundschulung hiess die Devise "sofort üben". Und damit nichts schief laufen konnte, wurde neben dem Produktivsystem ein Testsystem im
Parallelbetrieb eingerichtet. Die Benutzer konnten sich während zwei Monaten ohne negative Folgen mit der neuen Lösung vertraut machen und testen, so viel sie wollten. Richard Falk: "Diese Vorgehensweise hat sich bewährt und auch massgeblich zur Akzeptanz von CMI AXIOMA beigetragen. Wir mussten
dadurch auch kein Handbuch erstellen, sondern haben die Handhabung aus der Praxis heraus entwickelt. Wir sind so sehr schnell sehr weit gekommen."
Pragmatisch wurde auch die Migration der bestehenden Daten angegangen. In der Kanzlei und im Sekretariat wurden keine alten Daten migriert, sondern
lediglich die Unterlagen der laufenden Geschäfte ins neue Programm rück-erfasst. Bei der Bauverwaltung dagegen wurden über 7000 Geschäfte mit allen dazu gehörenden Dokumenten migriert. Das hat laut Richard Falk hervorragend funktioniert.
Start mit kompletter fachintegrierten GEVER-Lösung
Am 1. September 2011 war es dann soweit und die drei involvierten Bereiche arbeiteten ausschliesslich mit dem Produktivsystem. Alle Dokumente wurden ab diesem Datum nur noch in den entsprechenden Dossiers in CMI AXIOMA abgelegt. Und nicht nur das, Goldach hat von Anfang an praktisch alle verfüg-baren Module im Einsatz und betreibt damit eine komplette fachintegrierte GEVER-Lösung: Sitzungsmanagement mit Sitzungsgeldabrechnung, Bau-verwaltung und die allgemeine Geschäftsverwaltung mit diversen hilfreichen Funktionserweiterungen.
Heute ist CMI AXIOMA auf 21 Arbeitsplätzen installiert. Die gesamte Ver-waltungsarbeit der damit ausgerüsteten Abteilungen wird ausschliesslich und komplett digital mit diesem Programm erledigt. Alle Geschäfte werden in
Dossiers verwaltet, welche alle Arten von digitalen Dokumenten umfassen: Word- und Excelfiles, PDF-Files, Bildfiles und E-Mails. Dokumente in Papier-form – meist von externen Stellen angeliefert – werden eingescannt und als elektronisches File den entsprechenden Dossiers zugeordnet. Der digitale und medienbruchfreie Umgang mit den Dokumenten bringt vor allem der Kanzlei beachtliche Vorteile, dazu Richard Falk: "Goldach hat als eine von wenigen Gemeinden schon heute "papierlose Gemeinderatssitzungen". Jeweils ab Freitagmittag können die 7 Gemeinderäte auf dem Extranet alle Unterlagen für die nächste Gemeinderatssitzung am darauffolgenden Dienstag als PDF-File auf ihren Laptop laden und sich damit vorbereiten. Wir können so viel effizienter arbeiten, denn das Erstellen des PDF-Files samt Traktanden und den dazu-gehörenden Unterlagen ist mit CMI AXIOMA schnell erledigt – vorausgesetzt, die im Programm vordefinierten Prozesse werden von allen Beteiligten einge-halten. Unsere Erfahrungen in diesem Bereich sind sehr positiv und einen heiss-laufenden Kopier am Freitag gibt es auch nicht mehr."
Den vollständigen Erfahrungsbericht gibt es als PDF-File auf www.cmiag.ch.
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