In zahlreichen Schweizer Unternehmen stehen sie irgendwo, fast vergessen und verstaubt: die Faxgeräte. Neun von zehn Apparaten empfangen nicht mehr als eine Nachricht pro Woche. Trotzdem will man nicht auf diesen Service verzichten. Doch auch im Standby- oder Bereitschaftsmodus brauchen die Geräte ständig Strom. Eine Studie der Schweizerischen Agentur für Energieeffizienz zeigt: Der Energieverbrauch für einen Online-Fax-Service ist im Vergleich zum «traditionellen» Faxen um bis zu 99% kleiner! eCall™ funktioniert ohne Infrastruktur und Software, daher fallen die Kosten für zusätzliche Telefonleitungen, Toner, Papier und Unterhalt weg.
Prozesse optimieren
Eine Online-Lösung spart aber nicht nur Geld und Ressourcen, sondern ermöglicht auch die Optimierung von Prozessen in der Informationsverarbeitung im Büroalltag. Statt von einem zentralen Gerät pro Abteilung kann man an jedem Arbeitsplatz Faxe senden und empfangen. Das zeitaufwendige Aussortieren der sich stapelnden Nachrichten von Hand entfällt. Ein weiterer Vorteil: Jeder Mitarbeitende verwaltet seine Dokumente am eigenen Computer, wodurch deutlich mehr Ordnung in die Ablage der Informationen kommt.
Faxe senden & empfangen – überall & jederzeit!
Dazu kommt, dass Sie eCall auch über ein Smartphone, Tablet oder Notebook benutzen können; also mit jedem Gerät, das einen Internetzugang besitzt. Dies erlaubt den Zugriff auf die Faxnachrichten von überall in der Welt. Der Online-Fax-Service verarbeitet Dateiformate wie beispielsweise Word, Excel, PowerPoint, PDF oder TIFF.
Faxen per E-Mail, Internet oder IT-Schnittstelle
Die Übergabe eines Fax-Auftrags an den Online-Service erfolgt direkt per E-Mail, Internet oder standardisierter IT-Schnittstelle wie http, TCP/IP, SOAP und WebService. Deshalb ist es aus technischer Sicht möglich, den Service unkompliziert ins Büroumfeld einzubinden. Geeignet ist das E-Mail-Programm Microsoft Outlook, aber auch sämtliche anderen Anbieter und sogar Geschäftsanwendungen wie ERP- sowie CRM-Systeme. Die Benutzer können den Service auch aus jedem beliebigen Webbrowser bedienen.
So funktioniert ein Online-Fax-Service
Um beispielsweise ein Word- oder PDF-Dokument zu senden, wird einfach ein E-Mail erstellt, das im «An-Feld» die Zielfaxnummer und als Anhang das gewünschte Dokument enthält. Wenige Sekunden nach dem Senden des E-Mails übermittelt das System die Daten. Beim Empfangen erscheint der eingehende Fax als PDF im Posteingang. Der Versand einer grossen Anzahl Faxmeldungen ist ebenfalls sehr einfach zu realisieren, da eCall™ praktisch unbegrenzt skalierbar ist – egal, ob zehn oder zehntausend Faxe. Die vorhandenen Faxnummern einfügen oder importieren, den gewünschten Text erfassen sowie ein vorbereitetes Dokument anhängen und senden! Der Versand erfolgt umgehend, ohne die eigenen Telefonlinien zu belasten.
Fazit
eCall™ ist die perfekte Alternative zum klassischen Fax-Server oder Faxgerät. Und benötigt keine teure Infrastruktur oder Installation von Software. Faxmeldungen werden einfach per Webbrowser oder E-Mail versandt.
Die wichtigsten Vorteile zusammengefasst:
• Kosten für Faxgeräte, zusätzliche Telefonleitungen, Toner, Papier und Unterhalt entfallen
• Funktioniert ohne Infrastruktur und Software
• Optimierung der Prozesse und Arbeitsabläufe in der Informationsverarbeitung im Büroalltag
• Verminderung der Ausgaben für Strom
• Einfaches Handling über den Compute
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