Warum löst eine Einladung zu einem Workshop bei vielen Unbehagen aus? Schliesslich steigern Workshops durch den Einbezug vieler das Engagement für eine Sache. Aber: Falsche Methoden und Alibi-Übungen können dem Vorhaben und dem Engagement der Mitarbeitenden schaden. Nur gut geleitete Workshops und die richtige Methode führen zu breit akzeptierten Lösungen, die dann auch umgesetzt werden.
Wir alle kennen es: Der Kalender ist prall gefüllt, wir hetzen von Meeting zu Meeting und nun sollen wir bei einem Workshop auf Abruf kreativ sein. Workshops sind vielen ein Gräuel. Zeitverschwendung. Alibi-Übungen. Lustiges Zettel-Kleben, ohne weiterführende
Massnahmen. Dafür haben wir nun wirklich keine Zeit! Dabei stellen Workshops ein hervorragendes Format dar, um Konsenslösungen mit breiter Akzeptanz zu erarbeiten oder ein Thema von möglichst vielen Seiten zu beleuchten. Ganz abgesehen davon, dass Menschen miteinander in Kontakt kommen, sich austauschen und sich besser kennenlernen. Leider bleibt am Ende schlecht organisierter Workshops vor allem eines hängen: der grosse Frust aller Teilnehmenden. Der Organisator ist unbefriedigt vom Resultat, die Teilnehmenden haben das Gefühl, ihre Zeit vergeudet zu haben, und die aufgewendeten Kosten stehen in keinem Verhältnis zum Resultat. Wie also schafft man es, einen gut organisierten Workshop durchzuführen, der die Teilnehmenden zu kreativem Denken und einer proaktiven Haltung bewegt und dessen Ergebnisse weiterverwendet werden können?
Die Frage nach dem Sinn
Am Anfang steht die Gretchenfrage: Ist ein Workshop überhaupt das richtige Format? Prinzipiell lässt sie sich mit einem Stichwort beantworten: Schwarmwissen. Wann immer die Beteiligung mehrerer Personen, vorzugsweise mit unterschiedlichen Hintergründen und Denkpräferenzen, einen Vorteil darstellt, ist ein Workshop sinnvoll. Darunter fallen beispielsweise Projekt-Kick-offs oder die Bearbeitung konkreter Fragestellungen. Nicht geeignet sind Workshops, wenn eher präsentiert als erarbeitet werden soll, eine Power-Point-Präsentation ist bei einem Workshop fehl am Platz. Zudem eignen sich Workshops nicht, um Vergangenes zu besprechen, und es sollte abgeklärt werden, ob die Beteiligung aller Anwesenden wirklich gewünscht ist. Sonst verkommt das Ganze zu einer Alibi-Übung. Im Zentrum steht die Frage: Liesse sich die Fragestellung nicht auch durch eine Besprechung erörtern? Bei einem bilateralen Gespräch kann sich niemand verstecken – bei einem Workshop schon. Zu guter Letzt: Auch Status- Spielchen führen ganz schnell dazu, dass aus dem kollaborativen Workshop eine One-Man-Show wird oder sich eher ruhigere Teilnehmende gar nicht erst zu Wort melden.
Engagement durch Information
Wenn abgeklärt ist, dass es den Workshop wirklich braucht und er in der Situation einen
Nutzen bringen kann, geht es an die Organisation und Information der Beteiligten. Nur, wenn alle im Vorfeld über das Ziel des Workshops, dessen Ablauf und die weitere Verwertung seiner Resultate informiert werden, kann mit einem hohen Engagement
gerechnet werden. Niemand bringt sich gerne für eine Sache ein, deren Hintergrund er nicht versteht. Das Ziel des Workshops und die Rollen der Teilnehmenden müssen klar kommuniziert werden. Besteht die Aufgabe der Beteiligten darin, nur Ideen zu generieren oder sollen sie anschliessend in Arbeitsgruppen an den Resultaten des Workshops weiterarbeiten? Zudem ist es wichtig, sich zu überlegen, wie viel Zeit der Workshop in Anspruch nehmen soll. Ist es wirklich sinnvoll, einen tagesfüllenden Event zu planen, bei dem die Konzentration nach spätestens drei Stunden nachlässt und schnell schlechte Luft herrscht, oder wäre es nicht besser, zwei Workshops anzusetzen, die jeweils nur einen halben Tag dauern?
Ohne Vorarbeit kein Output
Die Vorbereitung eines guten Workshops nimmt in der Regel doppelt so lange wie der Workshop selbst in Anspruch. Denn auch wenn gemeinsam etwas erarbeitet werden soll, sind eine gute Struktur und Basis essenziell für einen gelungenen Austausch. Wie soll der Workshop ablaufen? Welche Frage(n) stehen im Zentrum? Welche Methodik bietet sich an? Müssen einzelne Teilnehmende Vorbereitungsaufgaben erfüllen und zieht der Workshop weitere individuelle Aufträge nach sich? Ohne Vorarbeit führen Workshops ins Leere und sind lediglich eine Leinwand für subjektive Empfindungen. Ob es nun Aussagen von Kunden
sind, Statistiken über die aktuelle Verwendung einer angebotenen Dienstleistung oder die Bedürfnisse der Anspruchsgruppen – der Veranstalter trägt die Verantwortung für das Legen einer aussagekräftigen Diskussionsgrundlage.
Schwarmintelligenz durch Vielfalt
Ein weiterer Stolperstein liegt in der Moderation des Workshops. Möchte der Organisator
sein eigenes Know-how in die Diskussion einbringen, sollte er nicht zusätzlich die Rolle des Moderators übernehmen. Denn dem Moderator kommt mehr zu, als nur die Zeit anzusagen und darauf hinzuweisen, dass die Laptops zugeklappt gehören. Er ist dafür zuständig, ein geeignetes Klima für kreative Arbeit zu schaffen. Das bedeutet nicht nur die Wahl eines möglichst neutralen und angenehmen Ortes, sondern auch, dass er die Gruppendynamik beobachten und gegebenenfalls eingreifen muss. Denn vom sogenannten Crowd Knowledge wird nur profitiert, wenn alle zu Wort kommen. Damit sich unterschiedliche Denk-Präferenzen gegenseitig beflügeln, muss jeder Teilnehmer seine eigenen Denk-Strukturen
kennen und andersdenkende Teilnehmer akzeptieren. Es kann durchaus Sinn machen,
vertraute Gruppen zu trennen und so für neue Impulse zu sorgen. Erst durch Vielseitigkeit kann ein Team sein volles Innovationspotenzial ausschöpfen. Und durch Teilnahme: Teilnehmer sollten regelmässig aktiviert werden, sei dies durch Check-in-/Warm-up-Fragen zu Beginn oder durch kleine Auflockerungsübungen für zwischendurch.
Aufstehen und visualisieren
Das oberste Gebot bei einem Workshop heisst: Weg mit den Stühlen. Wenn alle Teilnehmenden stehen, bekommt die Ideenfindung mehr Dynamik. Anstatt lange um den heissen Brei zu reden und am Ende doch nichts zu präsentieren, empfiehlt es sich, Gedanken möglichst schnell aufzuschreiben. Sei es mithilfe von Post-its, Flipcharts oder Whiteboards – Visualisieren hilft. Ideen sollten möglichst schnell konkret fassbar gemacht werden, vielleicht auch in Form eines Prototyps aus Pappe und Papier. Dieser hilft, Ideen zu veranschaulichen und Erfahrungen zu sammeln, weil er konkret ist. Denn etwas Handfestes zu bewerten, fällt leichter als abstrakte Gedanken zu diskutieren. Ausserdem lassen sich die Ergebnisse des Workshops auf diese Art leichter dokumentieren, und die Teilnehmenden finden ihre Gedanken und Ideen in der weiteren Dokumentation eins zu eins wieder.
Strategischer Ausblick
Workshop-Resultate sind Gruppenresultate. Nur, weil am Workshop viele Personen teilgenommen haben, bedeutet das jedoch nicht, dass sie alle für die Lösung des Problems
verantwortlich sind. Damit das Erarbeitete nicht versandet, müssen die folgenden Schritte klar definiert und kommuniziert werden: Was passiert mit den Resultaten? Gibt es Folgeaufträge für die Teilnehmer?
Findet ein weiterer Workshop statt? Wie wird das Beschlossene umgesetzt? Ganz wichtig: Wer trägt die Verantwortung, den Prozess voranzutreiben? Workshops sind kein Allheilmittel für jedes Problem und führen nicht immer zu Konsenslösungen. Seriös vorbereitet und einer klar definierten Aufgabenstellung folgend, können sie jedoch innerhalb kürzester Zeit kreative, wohlüberlegte Lösungen hervorbringen.
