Die Zeit fester Arbeitsplätze scheint vorbei zu sein. Mobiles Arbeiten liegt seit Längerem im Trend, die Pandemie hat dabei für den ultimativen Digitalisierungsschub gesorgt. Überall, wo es ausreichend Bandbreite gibt, kann der Wissensarbeiter sein mobiles Büro aufschlagen. Enterprise-Content-Management(ECM)-Systeme bilden als zentrale Informationsplattform die passende Technologie – flexibel und leistungsstark.
Auch nach der Pandemie dürfte es kein Zurück zum starren Büroalltag geben. Die hart umkämpfte grössere Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes wird wohl eher zur täglichen Routine. Einer repräsentativen Umfrage von Deloitte Schweiz zufolge ist der Anteil der Schweizer Beschäftigten, die im Home Office arbeiten, seit der Corona-Krise von 25 auf 50 Prozent gestiegen. Und 34 Prozent der Befragten wollen auch künftig nicht von der neu gewonnenen Freiheit abrücken.
Ad-hoc-Lösungen für das temporäre Home Office wurden weitgehend von professionellen Heimarbeitsplätzen abgelöst. Unternehmen haben den Stellenwert der digitalen Office-Welt erkannt und aufgerüstet. Die Pandemie hat also für den seit Langem überfälligen Digitalisierungsschub gesorgt. Grundlagen dafür sind neben der passenden IT-Infrastruktur auch eine konsistente Daten-Governance inklusive Richtlinien für das mobile Arbeiten sowie Datensicherheit und -schutz.
ECM als Grundlage für das Informationsmanagement
Die passende Technologie zur Optimierung der Geschäftsprozesse hält der ECM-Hersteller ELO Digital Office bereit. Dessen Enterprise-Content-Management(ECM)-System kommt weltweit bei Unternehmen jeglicher Branche und Grösse zum Einsatz. Das Hauptaugenmerk der Anwender hat sich im Laufe der Jahre von der reinen Dokumentenverwaltung hin zur Digitalisierung ganzer Abläufe in den Fachabteilungen verschoben. Als Hürden gelten dabei fehlerträchtige Medienbrüche. Diese zu vermeiden, gelingt beispielsweise über eine nahtlose Verknüpfung der ECM-Lösung mit Drittanwendungen für Enterprise-Resource-Planning (ERP) oder Customer-Relationship-Management (CRM).
Speziell den Fachbereichen bietet der ECM-Spezialist mit seinen Business Solutions vorkonfigurierte Lösungen für das digitale Management der Abläufe in Buchhaltung, Einkauf, Empfang sowie Personal- oder Rechtsabteilung. Ob es um die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Bestellungen, Bewerbungen, Personalakten oder Verträgen geht: Die Kunden schätzen das Plus an Transparenz, die kürzeren Durchlaufzeiten, die Nachvollziehbarkeit und Entlastung der Belegschaft.
Wissen zu teilen, ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Daher bündelt die Business Solution für Wissensmanagement sämtliche Unternehmensinformationen in einer zentralen Wissensdatenbank – auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Dies fördert den Know-how-Transfer zwischen den Mitarbeitenden. Darüber hinaus bietet die Business Solution für Weiterbildungsmanagement eine moderne Lernplattform und Kursverwaltung. Organisation, Durchführung und Auswertung erfolgen automatisiert, intuitiv und intelligent. Social-Learning-Elemente beziehen die Teilnehmenden im Sinne motivierender Lernerlebnisse aktiv ein. Schulungen, Workshops oder Sicherheitsunterweisungen lassen sich so auch fern vom Schulungsraum effektiv durchführen. Dies spart Reisezeit sowie -kosten und leistet einen Beitrag zum Klimaschutz. Der Zugriff auf das ECM-System kann auch komfortabel von unterwegs über das Smartphone oder den Tablet-PC erfolgen. Ob eine schnelle Abfrage, eine Freigabe oder das Einsehen wichtiger Informationen: Die ECM-App für mobile Endgeräte «ELO for Mobile Devices» macht es möglich und erleichtert gerade auch kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ein verzögerungsfreies Arbeiten.
ECM für zukunftsfähige Prozesse
Die ELO ECM Suite ist künftig als regelmässig erscheinendes Feature-Release sowie alle zwei Jahre als Long-Term-Support(LTS)-Release erhältlich. Anfang Juni wurde die Version 21 mit folgenden neuen Funktionen rund um Automatisierung, Integration und Kollaboration veröffentlicht:
- Digitalisierungsturbo «ELO Flows» zur schnellen Umsetzung von Automatisierungs- und Integrationsaufgaben auf Serviceebene und selbstständiger Konfiguration – ganz ohne Scripting.
- Einfachere Integration in Microsoft Office mit dem «ELO Desktop Client».
- Mehr Gestaltungsfreiräume in der Teamarbeit: Die enge Verzahnung der ECM-Suite mit Microsoft Teams gewährt den Nutzern direkt aus dem Kollaborationstool heraus Zugriff auf die ECM-Lösung. Ab Herbst wird der «ELO Teamroom» in die Suite integriert – inklusive der Einbindung spezieller Softwarelösungen zur Termin- und Aufgabenplanung.
- Neue Architektur zur noch individuelleren Konfiguration ab Herbst:
- Neue Generation an responsiven Formularen für eine einheitliche Darstellung in unterschiedlichen Clients auf PC, Tablet oder Smartphone.
- Individuelle Konfiguration eigener Arbeitsbereiche innerhalb des ECM-Systems neben der bekannten Baumarchitektur (innovatives Workspace-Konzept).
- Neues Metadatenmodell zur einfacheren Verschlagwortung.
Ein digitales Office hat Zukunftspotenzial, denn eine freiere und standortunabhängige Arbeitsweise dürfte sich positiv auf Zufriedenheit und Kreativität der Mitarbeitenden und damit auf die Produktivität auswirken. Dies zeigt auch die im Auftrag des Connected Commerce Council (3C) durchgeführte Studie «Digitally driven: Europe» mit einer klaren Korrelation zwischen der frühen Nutzung digitaler Tools, besseren Umsätzen, einer stärkeren Kundenbasis sowie mehr Wachstum bei KMU.[1] Die neue Version der ECM Suite dient als ideales Fundament: Sie ermöglicht mehr Flexibilität, eine höhere Prozessautomatisierung sowie eine einfachere Administration und Bedienung – und trägt damit sowohl zu einer Entlastung der User als auch zu höherer Effizienz bei.
