Über die Vorteile von DMS-Lösungen wurde schon viel geschrieben, und so wird es heute kaum noch Unternehmen geben, die keinen Nutzen in einem DMS sehen würden. Da es aber insbesondere im KMU-Bereich nachweislich noch sehr viele Unternehmen gibt, die über kein DMS verfügen, muss es wohl Gründe oder zumindest Vorurteile geben, die Unternehmen davon abhalten, eines einzuführen.
Im Kern sind es drei Aspekte, die Unternehmen davon abhalten, das Thema Dokumentenmanagement anzugehen:
>Kosten
DMS-Systeme sind typischerweise relativ umfassende Produkte. Dies schlägt sich in vergleichsweise hohen Lizenzkosten nieder. Lizenziert wird üblicherweise nach benannten Benutzern, sprich, auch für den gelegentlichen Benutzer muss eine entsprechende Lizenz angeschafft werden. Damit eine Lösung an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann, sind die meisten Lösung modular aufgebaut. Da zu Beginn häufig noch nicht so recht klar ist, was alles mit dem DMS adressiert werden soll, ist auch die Definition der benötigten Module und damit schlussendlich auch die damit verbundenen Kosten noch eher vage.
>Skills
DMS-Lösungen sind technisch anspruchsvolle Produkte. Verschiedene Funktionalitäten müssen reibungslos zusammenspielen, damit die Lösung als Ganzes fehlerfrei und performant funktioniert. Da die IT-Abteilungen in KMU aber auch ohne zusätzliche, komplexe Projekte häufig stark belastet sind, wird von dort nur selten der Impuls kommen, um ein DMS-Projekt in Angriff zu nehmen, selbst wenn man vom Nutzen für das Unternehmen überzeugt ist.
>Organisation
Die mit Sicherheit grösste Hürde bei der Einführung einer DMS-Lösung stellt jedoch ohne Zweifel die Organisation des Unternehmens dar. Was auf Papier oder einem der üblichen Dateiablage- Systeme noch absolut üblich ist, muss bei der Einführung eines DMS klar definiert werden. Wer darf was machen? Wer darf was lesen? Wie lange sollen die unterschiedlichen Dokumentenarten (man spricht von «Dokumentenklassen») gesichert, sprich, nicht gelöscht werden dürfen? Hier ist die Unternehmensleitung gefordert. Hier sind Entscheidungen und auch deren Kommunikation gefordert.
Dann gibt es in vielen Unternehmen die sogenannten «eh da Kosten». Damit gemeint sind die Kosten der Mitarbeiter, die ohnehin da sind und bisher (zum Beispiel) einen grossen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Ablage und Verwaltung von Papierdokumenten verbracht haben? Ein DMS – richtig implementiert und genutzt – wird den grössten Teil dieser Arbeiten überflüssig machen. Was aber macht man mit den Mitarbeitern, die bislang damit befasst waren? Deren Kosten fallen ja auch weiterhin an. In vielen Fällen lassen sich gerade solche Mitarbeiter sehr viel sinnvoller im Unternehmen einsetzen, haben doch gerade sie einen häufig ziemlich umfassenden Blick auf die Organisation. Gerade KMU wissen dieses Potenzial zu schätzen und werden die freiwerdende Kapazität unternehmerisch nutzen.
Schliesslich gibt es in jedem Unternehmen Mitarbeiter, die mit der bisherigen Arbeitsweise ganz gut zurechtgekommen sind. Man hat das schon immer so gemacht, also weshalb etwas daran ändern? Bislang konnte jeder «seine» Dokumente nach seiner eigenen Logik ablegen. Was ist daran schlecht, man hat doch noch immer gefunden was gesucht wurde? Lässt man es als Unternehmen zu, dass ein Teil der Mitarbeiter beim bisherigen System bleibt, unterminiert man den Erfolg der DMS-Einführung. Es geht nicht mehr darum, dass der einzelne Mitarbeiter «seine» Dokumente gemäss seinen Vorlieben ablegt. Jeder für sich mag das durchaus als effizient betrachten. Er findet sich in seinem eigenen System ja bestens zurecht. Im Sinne des Unternehmens geht es aber darum, dass sich nach Möglichkeit alle Mitarbeiter in einem gemeinsamen System gut zurechtfinden. Das ist zum Beispiel bei einem Mitarbeiterwechsel von zentraler Bedeutung (wer kennt sie nicht, die langjährigen Mitarbeiter, die fast nicht in Pension gehen können, weil sie das Unternehmen in- und auswendig kennen). Auch hier ist die Unternehmensleitung gefordert.
Erkenntnis
Vor noch nicht allzu langer Zeit hat die Einführung von ERPSystemen Unternehmen organisatorisch einen grossen Schritt weitergebracht. Heute ist es die Einführung einer DMS-Lösung, die Unternehmen zur zielgerichteten, effizienten und personenunabhängigen
Verwaltung des stetig wachsenden Volumens an Daten und Dokumenten befähigt. So wie es heute praktisch keine Unternehmen mehr gibt, die ohne eine ERP-Lösung arbeiten,
so wird es in wenigen Jahren kaum noch Unternehmen geben, die kein DMS nutzen. Auf dem Weg dahin kann ein Cloud-Angebot helfen, indem es zwei der drei genannten Aspekte übernimmt. Was bleibt, ist die organisatorische Herausforderung, welche im Wesentlichen durch das Unternehmen zu bewältigen ist.
