Mit dem Namen «MyAbacus» stellt das Benutzerportal einen universalen Zugang zu den unterschiedlichsten Diensten für Mitarbeitende eines Unternehmens zur Verfügung. War es ursprünglich als Portal zum
Handling von Personal und HR-Themen wie Employee-Self-Service-Prozesse, Absenzenkontrolle und Zeiterfassung konzipiert, hat es sich inzwischen von den ursprünglichen Einsatzmöglichkeiten emanzipiert
Das Bieler Forschungs- und Entwicklungszentrum «Switzerland Innovation
Park Biel/Bienne» (SIPBB) setzt mit diesem Mitarbeiterportal auf eine ganzheitliche Lösung zur elektronischen Bearbeitung des Kreditorenvisumsprozesses und zur Erfassung der Spesen. Damit übernimmt eine zuverlässige und ganzheitliche Lösung in der digitalen Bearbeitung der Kreditoren eine Vorreiterrolle. Der SIPBB ist einer von fünf Standorten des nationalen Projekts «Switzerland Innovation », die unter anderem zum Ziel haben, internationale Forschungsteams und -projekte anzusiedeln. Im Frühling 2021 bezieht das SIPBB-Team einen Neubau, und die Geschäftsleitung erwartet vom Bezug des Gebäudes einen Entwicklungssprung. Denn alle geografisch voneinander getrennten Forschungs- und Entwicklungsbereiche werden gemeinsam mit der Administration unter einem Dach, neben dem Bahnhof SBB Biel, vereint sein. Um die Betriebsbuchhaltung mit Controlling aufzubauen, wurde Pascal von Allmen Anfang 2020 als CFO an Bord geholt. Die bis dahin eingesetzte ERP-Lösung kam an ihre Grenzen. Aus diesem Grund musste eine neue Lösung gesucht werden. Ziel war es, ein Projektcontrolling und die Erfolgsrechnung auf Projektebene einzuführen, um die Nettorendite pro Projekt zu ermitteln. Eine weitere Anforderung war eine zeitgemässe Drill-down-Funktion zum Hineinzoomen auf elektronische Originalbelege.
Unterstützung für den Belegfreigabeprozess
Bei der Suche nach einer passenden Lösung entschloss sich von Allmen, pragmatisch zu handeln. Aufgrund seiner positiven Erfahrungen bei seinem früheren Arbeitgeber schlug er der Geschäftsleitung die Beschaffung von Abacus und den auch damals hinzugezogenen Abacus-Vertriebspartner WYMAG Consulting vor. Ein Highlight dieser Implementierung betrifft den Kreditorenvisumsprozess. Abgewickelt wird alles über das Benutzerportal MyAbacus. Sämtliche Lieferantenrechnungen unterliegen einem Visierungsprozess nach dem Vier-Augen-Prinzip. Meistens kommen dafür ein Projektleiter und der CFO zum Zug und eine Stellvertretungsregelung sorgt dafür, dass in der Software auch Abwesenheiten von Visumsverantwortlichen berücksichtigt werden. Somit fungieren insgesamt 52 Personen als Visumsverantwortliche für die Freigabe von Lieferantenrechnungen. Liegt die Summe über einer definierten Kostenstufe,
werden die Belege dem CEO via MyAbacus vorgelegt. Auf dem Kostenträger ist jeweils derjenige Projektleiter im System hinterlegt, der das erste Visum verantwortet. Er wird über das Portal und per E-Mail benachrichtigt, wenn Rechnungen oder einzelne Positionen zu prüfen sind. Wie von Allmen berichtet, gestalte sich das Kontrollieren und Visieren von Lieferantenrechnungen extrem einfach. Die Mitarbeitenden können das gescannte Rechnungsoriginal am Bildschirm konsultieren und überprüfen sowie bei Bedarf die Kostenträger und Kostenstellen anpassen. Auch das selektive Visieren einzelner Rechnungspositionen wird von den Verantwortlichen beim SIPBB geschätzt. Als erster positiver Effekt seit der Einführung ist zu berichten, dass gescannte und über Nacht in die Kreditoren-Inboxen hinterlegte Lieferantenrechnungen am Folgetag bereits zu 50 Prozent geprüft und unterschrieben sind. Das habe
zur Folge gehabt, dass keine Rechnung lange unbezahlt blieb, und solche, die früher auf Papier zirkulierten, nicht mehr verloren gingen, doppelt von Allmens Stellvertreterin Angela Perrinjaquet nach.
Spesen Mobil erfassen, visieren und auszahlen
Bei der Abwicklung von Spesen erfassen die Mitarbeitenden selbstständig ihre Belege mit der Spesen-App «AbaClik» auf ihrem Smartphone. Damit gestaltet sich
die Spesenabrechnung von Mahlzeiten und Reisen ganz einfach, denn man braucht nur mit der Kamera des Smartphones den Beleg zu fotografieren, das Projekt zuzuordnen und die Daten ans Abacus ERP zu übermitteln. Dieses übernimmt die Buchungen in die Projektverwaltung und stellt gleichzeitig die Spesenbelege den entsprechenden Visumsverantwortlichen in das Portal hinein.
Wiederum im Vier-Augen-Prinzip werden die Spesen von den Teamleitern und anschliessend von der Finanzabteilung kontrolliert und freigegeben. Sind Spesen einmal bewilligt, werden sie automatisch in der nächsten Lohnabrechnung aufgenommen und ausbezahlt. Claudia Dubois, HR-Administration und Assistentin der Geschäftsleitung, bestätigt die Vorteile des neuen Portals: «Die Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse ist eine grosse Unterstützung in unserer täglichen Arbeit.»
Alles auf Knopfdruck
Ebenfalls im Benutzerportal lassen sich Adressänderungen und Anpassungen persönlicher Daten von den Mitarbeitenden vornehmen, was zu einer spürbaren
Entlastung der HR-Abteilung geführt habe, wie Dubois erklärt. Von Allmen konstatiert zudem auch, dass der Kreditorenprozess mit dem Visumsportal
sehr effizient sei. Eine Instruktion der Mitarbeitenden zum Handling des Mitarbeiterportals hat von Allmen mittels einer selbst geschriebenen Anleitung
vorgenommen. Eine Präsenzschulung war somit nicht mehr nötig. Perrinjaquet
ergänzt, dass heute alles im System abgelegt sei, sodass nichts mehr in Ordnern
gesucht werden müsse und praktisch kein Papier mehr zum Einsatz
komme. Mit der Digitalisierung erster Prozesse hat der SIPBB einen wichtigen
Schritt gemacht, dass alles auf Knopfdruck zur Verfügung steht. Pascal von
Allmen ergänzt erfreut: «Mit MyAbacus haben wir ein benutzerfreundliches Werkzeug, das einfach und intuitiv zu bedienen ist und sich nahtlos ins EPR integrieren lässt. Das Gesamtsystem ist aus einem Guss, was eine hohe Durchgängigkeit der Daten garantiert.»
