Viele Unternehmen kennen das Problem: Sie bieten exzellente Produkte und Dienstleistungen an, doch der steigende Konkurrenz- und Kostendruck sowie der administrative Aufwand setzen ihnen zu. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind sie mehr und mehr gefordert, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Genau dabei hilft ein modernes Enterprise-Content-Management-(ECM)-System.
Unternehmen erhalten täglich eine Vielzahl an E-Mails, Dokumente und andere Informationen. Gleichzeitig erzeugen nahezu alle Geschäftsprozesse neue Dokumente, die sich auf unterschiedliche Daten beziehen und von verschiedenen Abteilungen bearbeitet werden. Mit zunehmender Informationsflut und Komplexität der Geschäftsabläufe müssen Firmen ihre Effizienz steigern, um ihre wirtschaftlichen Ziele langfristig zu erreichen. Mit einem sorgfältig ausgewählten und klug eingesetzten Enterprise-Content–Management-(ECM)-System und ergänzenden Tools gelingt es, organisatorische Prozesse im Betrieb schneller und flexibler zu gestalten. Oder anders ausgedrückt: aus möglichst wenig Input möglichst viel Output herauszuholen.
Mehr als Archivieren
Die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten, Kundendaten und Belegen hat in vielen Unternehmen bereits Einzug gehalten. Auch immer mehr KMU setzen auf die Vorteile digitaler Archive: Die Suche nach Dokumenten dauert nur einen Mausklick, die rechtssichere Ablage ist gewährleistet und das platzraubende physische Papierarchiv obsolet. Auf Software-Ebene braucht es dafür ein modernes ECM-System.
Digitale Archive können aber viel mehr. Mit verschiedenen Tools entwickeln sie sich immer mehr zum eigentlichen Dreh- und Angelpunkt automatisierter Abläufe. Ein ECM-System ist abteilungsübergreifend von allen zugriffsberechtigten Mitarbeitenden abrufbar. Dabei zeichnet das System nachvollziehbar auf, welche Person zu welchem Zeitpunkt welchen Inhalt an einem Dokument verändert hat. Neuester Trend: In die ECM-Systeme sind Social Feeds eingebaut, die nach dem Prinzip sozialer Medien funktionieren. Die Mitarbeitenden können sich dokumentenbezogen per Chatfunktion unterhalten sowie orts- und zeitunabhängig agieren. «Moderne ECM-Systeme lassen sich zudem über eine serviceorientierte Architektur flexibel in eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen wie ERP, CRM, CAD und E-Mail sowie in die weit verbreiteten Microsoft-Office–Produkte integrieren», weiss Helmar Steinmann, Niederlassungsleiter der ELO Digital Office CH AG.
Schnellere Durchlauf- und Verarbeitungszeiten
Damit können auch wiederkehrende, abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse, die sich auf unterschiedliche Daten und Dokumente beziehen, beschleunigt werden. So stehen Rechnungen beispielsweise in Verbindung mit Bestell- und Lieferscheinen, Kundendaten und Konten. Auf Prozessebene durchlaufen sie oft mehrere Arbeitsbereiche. Diese beinhalten die Rechnungskontrolle, das manuelle Erfassen sowie das Auslösen und das Verbuchen der Zahlung. Das alles kostet viel Zeit – und ist auch fehleranfällig. «Je effizienter ein Unternehmen mit solchen Routine-Prozessen umgeht, desto mehr zahlt sich dies betriebswirtschaftlich aus», betont Steinmann.
Auf dem Markt ist eine Vielzahl an Softwares und Applikationen erhältlich, welche Geschäftsprozesse modellieren und automatisieren. Sie erkennen eingehende Formulare und reagieren darauf, indem sie selbstständig im Workflow festgelegte Aktionen auslösen und auf wichtige Termine beziehungsweise auf den Ablauf einer Frist hinweisen. Damit können die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten innerhalb eines Prozesses wesentlich verkürzt werden. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch digital erfasst, einer Plausibilitätsprüfung unterzogen, an die zuständige Person weitergeleitet und bei Freigabe der Zahlung automatisch verbucht und revisionssicher archiviert. Dies ist keine Zukunftsmusik, sondern bereits in zahlreichen innovativen Unternehmen Realität – die digitale Transformation hat längst begonnen.
Prozesse zielgerichtet planen und implementieren
Normalerweise orientiert sich die Evaluation und Einführung neuer Business-Software hauptsächlich an technischen Fragen und liegen folgerichtig in der Verantwortung der Informatikabteilung. Bei der Optimierung von Geschäftsabläufen ist jedoch entscheidend, wie die einzelnen Prozessschritte und die abteilungsübergreifende Kollaboration funktionieren. Dabei sind insbesondere das Management, die Abteilungsleiter, die IT-Leitung und die Personalverantwortlichen in der Pflicht. Alle müssen an einem Strick ziehen. «Softwarelösungen, Applikationen und Module sind nur so gut, wie sie von den Unternehmen implementiert und von den Mitarbeitenden akzeptiert und angewendet werden», betont -Helmar Steinmann. Für eine nachhaltige, erfolgreiche Implementation eines ECM-Systems braucht es gemäss Steinmann auch ein effizientes Prozessmanagement. Dabei sind für ihn folgende Punkte massgebend:
Standortbestimmung des Unternehmens: Wie sind die Geschäfts-abläufe, welche Abteilungen sind involviert und wo gibt es Verbesserungspotenzial? Diese Fragen müssen bereits beim Bedürfnisnachweis beantwortet werden. Denn jeder einzelne Prozessschritt muss die qualitativen Anforderungen für den nächsten Schritt erfüllen.
Anforderungen an die Software konkretisieren: Massgebend sind die bereits vorhandene IT-Infrastruktur, aber auch die Festlegung des Budgets und des Zeitrahmens, anhand derer die Effizienz der Prozessabläufe gemessen werden können.
Mitarbeitende ins Boot holen: Veränderungen bei den Geschäfts-prozessen und die Nutzung neuer Software stehen und fallen mit der Motivation der einzelnen Mitarbeitenden. Deshalb ist es wichtig, diese möglichst früh mit einzubeziehen, beispielsweise in einem Projektteam.
Training: Mitarbeitende, die den Umgang mit einem Computer gewohnt sind, sind mit den neuen Anwendungen eines ECM-Systems und Applikationen schnell vertraut. Andere benötigen mehr Zeit. Betrauen Sie wenn möglich eine Person aus dem Projektteam damit, bei Bedarf Hilfe zu leisten. Das fördert die Akzeptanz bei der Umstellung auf ein neues System.
Zentralisiertes Dokumenten-management: Damit alle Mitarbeitenden jederzeit auf dem aktuellen Stand sind und die Prozesse reibungslos ablaufen, müssen sämtliche Dokumente und dokumentenbezogene Informationen im ECM-System abgelegt und bearbeitet werden. Dazu gehören auch Belege auf Papier, die erst eingescannt werden müssen.
Datenschutz und internes Regelwerk: Die Übertragung von Geschäftsprozessen an Software und Onlinetools erfordert klare Regeln zu Datenschutz und -sicherheit. Informieren Sie die Mitarbeitenden transparent über die allgemein geltenden Datenschutz-bestimmungen und betriebsinternen Vorgaben. Beispielsweise über die Zugangs- und Bearbeitungsberechtigung und wie lange welche Dokumente im System aufbewahrt werden müssen.
Fazit
Ein ECS-System gehört zu den bedeutendsten Erfolgsfaktoren für die digitale Transformation – auch und gerade für KMU. Voraussetzung für die erfolgreiche Implementation eines ECM-Systems ist ein effizientes Prozessmanagement. Die Investition in ein ECM-System als zentrale Informations- und Wissensplattform lohnt sich und ist ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Das ECM-System hat einerseits die Funktion eines digitalen Archives, andererseits ist es mit bedürfnisgerechten Tools ausgestattet, welche die Geschäftsabläufe orchestrieren und automatisieren.
Weitere Informationen:
www.elo.ch
