Der Konzern Walter Meier traf den Entscheid, seine IT auszulagern, bereits im Jahr 2011. Aufgrund der internationalen Struktur betraute man einen weltweit tätigen IT-Dienstleister mit dem Outsourcing. 2014 wurde im Rahmen eines Spin-offs das Segment «Entwicklung und Herstellung» abgespaltet; Walter Meier fokussiert sich seither auf das Handels- und Servicegeschäft in den Bereichen Klima- und Fertigungstechnik in der Schweiz. Gleichzeitig übernahm die grösste Konzerngesellschaft, die Walter Meier (Klima Schweiz) AG, die Verantwortung für die gesamte IT. Nach der Definition einer eigenen IT-Strategie stand fest: Das Unternehmen hält am IT-Outsourcing fest, führt aber aufgrund des im April 2016 auslaufenden Outsourcing-Vertrages eine Neuausschreibung durch.
Ein Partner auf Augenhöhe
Für die Ausschreibung des Projekts «X-1» (in Anlehnung an das erste Überschall-Flugzeug «Bell X-1») war das Beratungsunternehmen Active Sourcing AG zuständig, das führend im Consulting für IT-Outsourcing und Business-Process-Outsourcing ist. Es wurden dabei Aspekte beurteilt wie Qualitätsbewusstsein, Erfahrung in Transitions- und Transformationsprojekten, finanzielle und personelle Stabilität und nicht zuletzt das Preis-Leistungs-Verhältnis. «Wir entschieden uns für die GIA Informatik AG, weil sie ein Partner auf Augenhöhe ist», sagt Andreas Plüer, Leiter IT und Prozesse bei Walter Meier (Klima Schweiz) AG. «Konkret bedeutet dies, dass wir uns von unserem Partner verstanden fühlen. Selbstverständlich suchten wir auch einen ideenreichen Partner, der uns innovative Vorschläge unterbreitet und für einen stabilen IT-Betrieb einsteht.»
Ambitionierter Ablauf
GIA war im Migrationsprojekt sowohl für die IT-Services als auch für das Outsourcing der SAP Basis verantwortlich. Sie transferierte die gesamte IT-Infrastruktur von Walter Meier in die GIA-Cloud. Stefan Lerch, Account Manager bei GIA: «Zuerst realisierten wir die WAN-Anbindung an den Hauptsitz von Walter Meier in Schwerzenbach mit einer Bandbreite von einem Gigabit pro Sekunde. Dabei nahmen wir einen Providerwechsel zu UPC vor. Anschliessend transferierten wir, parallel zur System-Migration, alle weiteren, über 60 Standorte an das neue WAN mit UPC.» Des Weiteren erledigte GIA folgende Aufgaben: Sie implementierte eine Corporate WLAN-Lösung für eine lückenlose Kommunikation im gesamten Walter-Meier-Konzern. Innerhalb von zwei Wochen migrierte GIA über 1 000 Mailboxen – ohne spürbaren Unterbruch für die Benutzer. GIA baute in ihre eigenen Datacenter eine spezifische Planungsapplikation namens «Sira» für die Servicetechniker von Walter Meier auf. Anschliessend migrierte sie die Daten. GIA migrierte die Sharepoint-Plattform – unterbruchsfrei für die Benutzer. GIA baute die Citrix-Infrastruktur neu auf der «Shared Platform» auf und adaptierte die Basiskonfiguration auf das Zieldesign. GIA migrierte 16 weitere Datenbanken auf den zentralen SQL-Cluster.
Aufgrund der sehr engen Zeitverhältnisse – Durchführung der gesamten Transitionsphase vom September 2015 bis April 2016 – mussten sich die Projektpartner von Beginn an beeilen. Die Migration der Applikationen und von SAP wurden bis Ende März 2016 durchgeführt. «Diese frühe Migration war uns wichtig, denn wir wollten unbedingt eine Stabilisierungsphase von rund vier Wochen zur Verfügung halten», so Andreas Plüer.
IT-Services von GIA erfüllen Kundenbedürfnisse
Parallel zum Migrationsprojekt baute GIA den Betrieb für SAP Basis und die IT-Services auf. Die IT-Services erfüllen die Anforderungen von Walter Meier, weil die GIA-Cloud-Services eine flexible Basis bilden und sie einen bedarfsgerechten Bezug der Rechenleistung und des Speicherplatzes ermöglichen. Stefan Lerch: «Die IT Services sind zudem eine stabile Lösung für die zahlreichen Aussenstellen: So verfügen einige grössere Standorte über eine Vor-Ort-IT-Infrastruktur mit kontinuierlicher Datenreplikation in die Datacenter von GIA.» Auch erfüllt GIA die Kundenanforderungen zeitnah und erarbeitet zielorientierte Lösungen.
Stärken des Projekts
Das gesamte Outsourcing-Projekt verfügte über diverse positive Aspekte: Sehr gut war die kurze Umsetzungsdauer; die Projektverantwortlichen hielten den Terminplan minutiös ein. Zudem resultierten für die Benutzer keine ausserplanmässigen Unterbrüche während der Transition. Stefan Lerch: «Durch ein kontinuierliches Riskmanagement hatten wir das Projekt jederzeit im Griff.» Auch die personelle Konstanz war ein Pluspunkt: Technisch und organisatorisch versierte Ingenieure führten die Arbeiten aus.
Nutzen für Walter Meier
Dank den IT-Services erhielt Walter Meier performantere Lösungen, höhere Netzwerkbandbreiten, eine angepasste Fertigungstiefe und im Hintergrund einen leistungsfähigen, zuverlässigen Partner, der den Betrieb sicherstellt. «Mit der neuen SAP Basis profitieren wir von einem um 45 Prozent reduzierten Datenbank-Platzbedarf und folglich geringeren Backup-Kosten. Zudem sind die ‹Mission-Critical›-Systeme georedundant, also hochverfügbar, ausgelegt», sagt Andreas Plüer. Generell realisierte Walter Meier Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich.
Tipps für andere Unternehmen
Welche Ratschläge gibt Walter Meier anderen Unternehmen in derselben Situation?
Der Respekt vor den Herausforderungen eines Providerwechsels soll nicht überbewertet werden. Ein kompetenter IT-Partner vollzieht die Migration zuverlässig und kaum spürbar für die Benutzer. Die Erfahrungen aus dem First-Generation-Outsourcing müssen unbedingt genutzt werden, um die IT-Fertigungstiefe kritisch zu überdenken und allenfalls anzupassen. Dabei ist ein systematisches Vorgehen entscheidend. Für die Ausschreibung sollte ein fairer und seriöser Request-for-Proposal als Grundlage für die Ausschreibung dienen. Die Wahl eines Partners auf Augenhöhe erweist sich als grosser Vorteil – speziell im laufenden Betrieb. Alle Aktivitäten sollen darauf zielen, dass dank des Wertbeitrags der IT das Unternehmen seine strategischen Ziele besser erreichen kann.
So geht es weiter
Das IT-Outsourcing soll Walter Meier finanziell und personell eine Umschichtung von «Run the Business» zu «Change the Business» ermöglichen. «Wir möchten somit Mittel und Ressourcen freisetzen, um neue Services und verbesserte Prozesse zu entwickeln», erklärt Andreas Plüer. Eine der zukünftigen Herausforderungen besteht darin, das Unternehmen bei der Digitalisierung zu unterstützen – sprich: Geschäftsmodelle und Kundeninteraktion grundlegend mit Hilfe neuer Informations- und Kommunikationstechnologien zu verändern. Die stark prozessorientierte IT von Walter Meier ist prädestiniert, hier einen wesentlichen Beitrag im Umfeld von «Internet der Dinge» zu leisten. Entsprechende Projekte sind in der Serviceorganisation bereits in der Pilotphase. «Ebenfalls werden wir uns mit dem Thema ‹SAP HANA›, also der In-Memory-Technologie, auseinandersetzen», sagt Andreas Plüer.
