Apple, Google, Uber & Co. haben es vorgemacht, und der europäische Mittelstand zieht längst nach. Viele Hidden Champions setzen bereits heute auf agile Arbeitsformen, flexible Arbeitszeiten sowie eine Mitarbeiterführung auf Vertrauensbasis. Damit brechen sie eine Lanze für New Work, ob im Detailhandel, im Gesundheitswesen, in der Produktion oder in der Dienstleistung. Die Basis für die heute geforderte Agilität und Flexibilität bei der Zusammenarbeit bildet digitales Workforce Management. Eine Softwarelösung, welche alle relevanten zeitwirtschaftlichen Prozesse abbildet, ermöglicht Organisationen aller Grössenordnungen und Branchen eine hoch flexible Arbeitszeitgestaltung.
Das Workforce Management steht für mehr als reine Zeiterfassung. Es geht vielmehr darum, die erfassten Daten zu nutzen, um Dienstpläne zu erstellen, die den Personalbedarf und die individuellen Anforderungen der Mitarbeitenden einbeziehen. Dafür fliessen in Industriebetrieben zum Beispiel die Auftragsvolumina, im Handel die Kassendaten oder Kundenfrequenzen und im Gesundheitswesen die Patientenzahlen in die Disposition ein. Auf dieser Basis gibt das System den Personalbedarf für eine Abteilung, für eine Schicht oder eine Filiale in einem bestimmten Zeitintervall vor. Durch die nahtlose Integration mit der Zeitwirtschaft sieht der Planer in seinem Cockpit genau, ob die benötigten Personalkapazitäten tatsächlich vorhanden sind, und kann bei Veränderungen schnell reagieren. Es können aber auch Pikettdienste, Nachtarbeit oder Überzeiten fair innerhalb des Teams verteilt werden. Drohen personelle Engpässe, warnt das System proaktiv. Bei der Berechnung der Kapazität fliessen Abwesenheitsquoten, zum Beispiel Krankheits- und Urlaubsquoten mit ein. Die Disposition ist auch automatisch unter Berücksichtigung von Gesetzen, Tarifen, Jahresurlaubsplanung, Höchstarbeitszeiten, Pausen- respektive Ruhezeiten oder individuellen Mitarbeiteranforderungen möglich.
WENIGER ADMINISTRATION, MEHR ARBEITSEFFIZIENZ
Bis zu 40 Prozent der administrativen Aufgaben in der Personalabteilung bestehen aus Tätigkeiten rund um Zeitkorrekturen, Absenzen Verwaltung, Lohnberechnung oder Datenpflege. Dabei ist kein Tool so omnipräsent wie Excel. Das ist jedoch nicht nur aufwendig, sondern auch fehleranfällig. Das Ziel solcher Tabellen ist es, papierbasierte Prozesse wie Urlaubsanträge und Stundenzettel sowie Einsatzpläne zu konsolidieren und weiterzuverarbeiten. Mit einer Software für Arbeitszeitmanagement lassen sich die Routinetätigkeiten drastisch vereinfachen, zeitlich optimieren und über definierte Workflows automatisieren. Digital konsolidierte Daten, die sinnvoll gesteuerten Berechtigungsstrukturen unterliegen, minimieren zudem die Zettelwirtschaft. Der Papierverbrauch sinkt, die Arbeitseffizienz und die Transparenz steigen. Unternehmen sparen damit die wertvolle Arbeitszeit von Fach- und Führungskräften, die für Kernaufgaben wie Talent Acquisition sowie die Entwicklung und Bindung von Mitarbeitenden zur Verfügung steht.
VON TOP-DOWN ZU BOTTOM-UP
Die Softwarelösungen binden Mitarbeitende nicht nur in die Administration, sondern auch in die Dienstplanung ein. Über die Funktion Arbeitszeitwünsche sieht das Team, welche Arbeitszeit- oder Schichtangebote an einem bestimmten Tag zur Verfügung stehen, und kann per Mausklick auswählen. Per Tauschbörse lassen sich bereits geplante Dienste auch noch kurzfristig unter Kollegen tauschen. Dabei kann der Beschäftigte entweder selbst ein Angebot erstellen oder über die Suchfunktion ein passendes Angebot ermitteln. Alle dafür notwendigen Informationen wie Arbeitsmuster, Zeit, Arbeitsplatz und die dafür erforderlichen Qualifikationen, zum Beispiel für eine bestimmte Maschine in der Produktion oder die Kasse im Handel, stehen auf einen Blick zur Verfügung. Auch können Wünsche und Tauschangebote nur dann eingestellt werden, wenn sie den im System hinterlegten Arbeitszeitregeln entsprechen. Per Self Services und mobilem Workforce Management stehen Dienstpläne sowie Zeit- und Urlaubssalden nicht nur Human Ressources und Vorgesetzten in Echtzeit zur Verfügung, sondern auch der Belegschaft. Die Personalabteilung, die in vielen Unternehmen als Auskunftsstelle für die Anfragen der Mitarbeitenden dient, wird entlastet und die Transparenz für alle Beteiligten im Unternehmen erhöht. Trotz gemeinsamer Nutzung des Systems ist der Schutz von personenbezogenen Daten garantiert. Ob Stammdaten, Arbeitszeiten oder Dienstplan, durch eine differenzierte Berechtigungssteuerung, vielfältige CustomizingOptionen sowie parametrierbare Dialoge und Ansichten stellt die Softwarelösung den Schutz der gespeicherten Daten sicher.
NEW WORK IN DER PRAXIS
Zum Beispiel setzt Callpoint, die Nummer zwei im Schweizer Callcentermarkt, auf ein IT-gestütztes Arbeitszeitmanagement. Eine automatische Dienstplanung stellt auf Basis von präzisen Bedarfsprognosen den Einsatz der Agenten entlang dem Kundenkontakt- oder Auftragsvolumen sicher – Backoffice-Tätigkeiten inklusive. Wünsche und Präferenzen hinsichtlich der Arbeitszeitgestaltung fliessen ebenfalls in die Planung ein. Den rund 500 Mitarbeitenden stehen alle Informationen und Prozesse rund um ihre persönliche Arbeitszeit über das Staff Center für intuitive Self Services zur Verfügung – so einfach wie bei einer privaten App. Auch die Cargologic, ein 100-prozentiges Tochterunternehmen der Rhenus Alpina mit 700 Mitarbeitenden, hat sich für ein professionelles Workforce Management entschieden. Um an den vier Schweizer Standorten und den Flughäfen noch schneller auf Auftragsschwankungen reagieren zu können, nutzt das Unternehmen eine bedarfs- und kostenoptimierte Einsatzplanung. Die Arbeitszeiten werden digital über Terminals, Smartphones oder an den Arbeitsplätzen erfasst und stehen sofort topaktuell für die Disposition zur Verfügung. Der automatische Dienstplan berücksichtigt neben Gesetzen und Tarifen auch hoch komplexe Arbeitszeitregelungen, spezielle Schichtfolgen und erforderliche Qualifikationen. Auf Knopfdruck entsteht ein regelbasierter, gesetzeskonformer Einsatzplan, von dem Belegschaft und Unternehmen gleichermassen profitieren.
Digitales Workforce Management leistet in allen Branchen und Organisationen einen messbaren Beitrag zu mehr Wertschöpfung und Mitarbeiterorientierung. Eine um 90 Prozent höhere Planqualität in der Logistik, eine um 50 Prozent geringere Krankheitsquote im Gesundheitswesen oder 25 Prozent weniger Überzeit im Handel bei gleicher Servicequalität – das sind beeindruckende Zahlen, die zeigen, wie gross der Nutzen einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung tatsächlich ist.
