So geht revisionssicher ablegen heute – mit dem KLARA eArchiv.
Auch wer vollständig digital unterwegs ist, muss die Geschäftsbelege zehn Jahre lang auf Papier archivieren. Damit ist nun Schluss: Das KLARA eArchiv ist eine digitale und revisionssichere Lösung.
Autor: Michael Staub
Tschüss Staubfänger! Das KLARA eArchiv ersetzt die Bundesordner im KMU-Büro.
Viele Schweizer KMU haben ihre Arbeitsprozesse weitgehend digitalisiert. Doch obwohl Bestellungen, Zahlungen und Korrespondenz schon lange ohne Papier funktionieren, blieb das Archiv eine Achillesferse. Denn die Geschäftsbücherverordung (GeBüV) schreibt vor, dass alle relevanten Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Auch die Kundinnen und Kunden von KLARA, der Schweizer Business-Software, mussten deshalb Papierbelege aufbewahren. Doch damit ist Schluss: Mit dem KLARA eArchiv steht ein revisionssicheres digitales Archivmodul bereit. Alle Geschäftsbelege werden elektronisch und fälschungssicher abgelegt. Die KMU können sich damit von ihren Bundesordnern verabschieden.
Weg vom Papier
Renato Stalder, CEO von KLARA, sagt dazu: «Der alte Zopf mit dem Archiv hat uns schon lange gestört. Sogar wer seine Prozesse vorbildlich digitalisiert hatte, war gezwungen, immer noch Papier im Keller zu horten.» Als erste KMU-Business-Software ermöglicht KLARA nun durchgängig digitales Arbeiten. Von der Offertenerstellung über die Verbuchung bis zur Archivierung läuft der ganze Workflow in einer sicheren Cloud. Das erleichtere den Kundinnen und Kunden ihre Arbeit, meint Stalder – ganz nach dem Motto «Wir machen dein Büro einfach».
Die Suche nach einem bestimmten Beleg im Papierarchiv kann viel Zeit verschlingen. Dank der vollständigen Indizierung aller Dokumente und einfachen Suchfunktionen werden die benötigten Dokumente im KLARA eArchiv schnell gefunden. Besonders interessant ist auch der zeit- und ortsunabhängige Zugriff: Nicht nur das Unternehmen, sondern auch externe Partner wie ein Treuhänder erhalten, wenn gewünscht, unkomplizierten und sicheren Zugriff auf die Daten. Und dank der lückenlosen Archivierung kann selbst die von vielen Firmen gefürchtete Steuer- oder AHV-Revision einfacher und schneller erledigt werden. Nicht zuletzt gehe es um Mietkosten, sagt Renato Stalder: «Viele Unternehmen setzen zunehmend auf Homeoffice und verkleinern ihre Büroflächen. Nun können sie auch den Lagerraum für die alten Akten einsparen, das rechnet sich.»
Dank einer Volltextsuche und Verwendung von Tags finden Sie benötigte Dateien in Sekundenschnelle. So macht KLARA.ch auch Ihr Büro einfach.
