Mobile Arbeitsplätze und Flexibilität sind im Beruf immer gefragter. Nur wer sich an diesen Wandel anpasst, kann als Unternehmen langfristig bestehen. Doch auch wenn die Vorteile von Home-Office und Co. überwiegen, gibt es einige Herausforderungen.
Die Welt wird immer schneller, vernetzter und mobiler. In der Schweiz arbeiten 71 Prozent ausserhalb ihrer Gemeinde, wie aus Zahlen des Bundesamtes für Statistik hervorgeht. Deshalb erstaunt es auch nicht, dass rund ein Drittel aller Mitarbeitenden sich die Möglichkeit für Home-Office wünscht. Technologien wie Cloud-Computing, ein breiteres Telefonund Internetnetzwerk, leichte, mobile Geräte sowie flexible Arbeitszeiten machen das Arbeiten von überall möglich. Das bedeutet, dass der Arbeitsort nicht mehr einfach das
Büro ist. Wir arbeiten im Zug, zu Hause, in Coworking-Spaces oder im Freien. Somit fahren Mitarbeitende nicht mehr ins Büro; das Büro geht mit den Mitarbeitenden mit.
Viele Vorteile
Vor allem für kleinere Unternehmen bietet sich eine grosse Chance. Einerseits ermöglicht es
Unternehmen ohne physische Arbeitsplätze zu wachsen und gezieltes Know-how aus der ganzen Welt herbeizuziehen. Dies ist auch vor dem Hintergrund wichtig, dass der geografische Markt grösser wird im immer knapperen Fachkräftemarkt. Andererseits entspricht ein mobiler Arbeitsplatz dem Zeitgeist. Eine Stempeluhr, welche nur die Präsenzzeit im Büro erfasst und die Zeit im Zug nicht berücksichtigt, zieht nicht jene Mitarbeitenden an, welche die Digitalisierung vorantreiben. Weiter bietet mobiles Arbeiten die Gelegenheit, aus den vier Wänden des Büros auszubrechen. In Coworking-Spaces finden beispielsweise Kommunikation, Austausch und Networking statt. Wer sich bewegt, bewegt.
Auch gesamtgesellschaftlich bietet mobiles Arbeiten einige Vorteile. So entfällt zum Beispiel der Pendel-Stress. Damit sind die vollen Züge, Autobahnen und Trams weniger ausgelastet – ein positiver Effekt für Mensch und Umwelt. Home-Office-Möglichkeiten steigern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Und auch Coworking-Spaces bieten teilweise bereits heute Kinderbetreuungsmöglichkeiten. Damit tragen mobile Arbeitsplätze auch zu einer neuen Geschlechterrollenverteilung bei der Kindererziehung bei.
Klare Trennung
Dennoch entsprechen Home-Office und Arbeit im Zug nicht allen. Auch das ist also nicht immer das einzig Richtige. Mit einem mobilen Arbeitsplatz fliessen Arbeit und Freizeit immer stärker ineinander. Das bedingt Übung darin, das Büro wegzulegen und so Beruf und Freizeit trotzdem klar zu trennen. Die Verlockung ist gross, «noch schnell» ein Mail zu beantworten oder auch nach Feierabend noch etwas zu erledigen, das einem in den Sinn kommt. Ebenfalls ist Home- Office natürlich verlockend, um Dinge fürs Private zu erledigen. Generell braucht es viel Disziplin und Selbstorganisation. Wer mobil arbeitet, reist zum Beispiel mit Gepäck. Auch hier wird Organisationstalent verlangt, denn man darf nichts vergessen. Laptop, Ladekabel, Adapter, Notizen, Unterlagen: Man muss an vieles denken. Fehlt etwas, kann unter Umständen nicht gearbeitet werden.
Doch nicht nur für die Mitarbeitenden ist diese Flexibilität eine Herausforderung, sondern auch für Unternehmen. Führung braucht es nach wie vor. Doch um von der Routinearbeit wegzukommen, braucht es Vertrauen und Freiraum. Nur so entstehen neue Ideen und die Mitarbeitenden gehen in die Eigenverantwortung. Für die Führung und die Teambildung ist es aber trotzdem wichtig, dass sich alle Mitarbeitenden regelmässig sehen und austauschen. Dieser zwischenmenschliche Kontakt ist wichtig fürs Wohlbefinden bei der Arbeit und schafft ein angenehmes Arbeitsklima. Ein regelmässiger Austausch kann natürlich auch stattfinden, wenn das Team auf verschiedene Orte verteilt ist. Das macht aber auch die Kommunikation komplexer. Es braucht Chat-Systeme, regelmässige Telefonate und eine erhöhte Erreichbarkeit. Alles ist eine Frage der Balance, und es gilt auch hier, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowie des Unternehmens aufeinander abzustimmen.
Der rechtliche Rahmen
Ein Unternehmen hat natürlich auch Pflichten. Trotz mobilem Arbeiten müssen die arbeitsrechtlichen Bedingungen erfüllt sein. Auch wenn die Mitarbeitenden zu Hause oder an einem Coworking-Space arbeiten, sind die Unternehmen für deren Sicherheit und Gesundheit verantwortlich. Dies wirft beispielsweise die Frage auf, wie flexibel die Arbeitszeiten gestaltet werden sollen.
Arbeitet eine Mitarbeitende regelmässig bis tief in die Nacht hinein, ist das einerseits gesetzeswidrig und andererseits gesundheitsschädlich. Eine andere Frage ist, was bei Krankheit passiert. Reduziertes Arbeiten im Home-Office kann bei leichter Krankheit zwar entlasten, doch gleichzeitig sollte man als Arbeitgeber aufpassen, dass nicht auch bei grösseren Belastungen wie Grippe oder Fieber das Arbeiten von zu Hause erwartet wird. Das schafft Druck und Stress – Faktoren, die der Genesung im Weg stehen und die Produktivität langfristig einschränken.
All dies bedingt klare Abmachungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie ein beidseitiges Einhalten davon. Deshalb sollten die Arbeitsbedingungen bereits beim Arbeitsvertrag berücksichtigt werden. Kommt ein Unternehmen weg vom routinierten
Arbeiten, müssen die Arbeitsverträge gegebenenfalls angepasst werden. Das bedeutet für Unternehmen und Arbeitnehmende, sich im Vorfeld zu überlegen, was man möchte, was man nicht möchte und wo die Grenzen der Freiräume liegen. Eine weitere Herausforderung stellt der Datenschutz dar. Alleine das Einloggen in verschiedene WLAN-Netzwerke stellt Sicherheitslücken dar. Wird im Zug ein Dokument bearbeitet, kann grundsätzlich mitgelesen werden. Wer in der Öffentlichkeit telefoniert, muss damit rechnen, dass mitgehört wird. Auch hier gilt es zu vereinbaren, was gemacht werden darf und was nicht. Ausserdem müssen bei mobilen Arbeitsplätzen die Daten in einer Cloud liegen, da sie von überall abgerufen werden können und nicht immer auf einen lokalen Server zugegriffen werden kann. Aus Sicherheitsgründen sollte der Cloud-Server dabei in der Schweiz liegen.
Auch das gibt es zu beachten, und man sollte sich allenfalls auf eine Umrüstung einstellen. Auf jeden Fall führt kein Weg daran vorbei, sämtliche rechtlichen Aspekte frühzeitig abzuklären.
Positive Bilanz
Auch wenn diese Herausforderungen bestehen und mobile Arbeitsplätze auch kritische Fragen aufwerfen, überwiegen die Vorteile. Natürlich muss ein Unternehmen nicht alle Mitarbeitenden zu digitalen Nomaden machen. Aber Unternehmen, die sich dem Wandel nach wie vor entziehen, werden es schwer haben, Mitarbeitende für die Zukunft zu gewinnen. Dementsprechend werden sie Probleme haben, im Markt zu bestehen. Die genannten Herausforderungen, die mobiles Arbeiten bietet, lassen sich überwinden. Hierfür braucht es eine Umschulung der Führungskräfte und eine Begleitung der Mitarbeitenden in dieser neuen Form der Agilität. Um alles umzusetzen, braucht es gute Planung und nicht zuletzt eine gewisse Gelassenheit und Stressresistenz.
