Wie Unternehmen ihre Daten zielgerichtet nutzen können
Angesichts der aktuellen Marktentwicklungen sind Unternehmen heute mehr denn je gefordert, die Datenanalyse gezielt in ihren Geschäftsstrategien einzusetzen. Mit Schlagworten wie «Künstliche Intelligenz» rückt die Bedeutung von Daten weiter in den Vordergrund. Zugleich machen neue Datenschutzgesetze deutlich, dass der sichere Umgang mit Daten nicht nur von zentraler Bedeutung ist, sondern gesetzlich geregelt wird. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Unternehmen von einer gezielten Datenanalyse profitieren und sich dadurch einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen können.
Das Verständnis der eigenen Unternehmensdaten birgt wertvolle Erkenntnisse: Wer seine Daten im Griff hat, kann zielgerichtet die Zukunft gestalten. Zudem führt die umfassende Auseinandersetzung mit den Daten zu einem besseren Verständnis des eigenen Unternehmens und dient als leistungsstarkes Führungsinstrument. Der Weg zu einer datenbasierten Entscheidungsgrundlage ist ein kontinuierlicher Lernprozess, geprägt von Komplexität – aber es lohnt sich, ihn zu gehen.
Schritt 1: Kennzahlen und Ziele definieren
Die Bedürfnisse von Unternehmen variieren ebenso wie die Lösungen für eine gewinnbringende Datenanalyse. Unternehmerinnen und Unternehmer müssen verstehen, in welchen Prozessen und Systemen welche Daten generiert werden. So können sie die für die Firma wichtigen Leistungskennzahlen (KPI) identifizieren und in Relation setzen.
Ein Dienstleistungsunternehmen legt beispielsweise Wert auf die Arbeitsleistung seiner Mitarbeitenden, wodurch Kennzahlen wie Deckungsbeiträge, Profitabilität oder Mitarbeiterfluktuation von grosser Bedeutung sind und sich direkt auf den Unternehmenserfolg auswirken. In Unternehmen, die mehrjährige Projekte mit erheblichen Investitionen durchführen, sind dagegen andere Erfolgskennzahlen ausschlaggebend. Wichtiger als die Anzahl geleisteter Arbeitsstunden sind hier Zinsen oder Kapitalkosten. Für Industrieunternehmen stehen hingegen Einkauf, Supply Chain und andere logistische Kennzahlen im Vordergrund.
Das Bewusstsein darüber, welche KPI im Marktumfeld von grösster Bedeutung sind, ist ausschlaggebend. Diese KPI sollten über einen längeren Zeitraum analysiert werden, wobei die Entwicklung der Kennzahlen wichtiger ist als ihr absoluter Wert. So kann beispielsweise die Mitarbeiterfluktuation von verschiedenen Faktoren beeinflusst werden – Stichwort Ausbildungsstruktur oder Brancheneffekte. Ist die Fluktuationsrate über einen längeren Zeitraum stabil und steigt plötzlich an, kann dies im Detail analysiert werden.
Schritt 2: Verfügbare Ressourcen identifizieren
Unternehmen, unabhängig von ihrer Branche, sind erfolgreicher, wenn sie ihre Entscheidungen aufgrund von Zahlen und Fakten fällen. Die Beantwortung komplexer Fragestellungen bedarf einer fundierten Analyse der Faktenlage. Setzen sich Unternehmen systematisch mit ihren internen Daten auseinander, legen sie die Grundlage dafür, Entwicklungen sowohl im Unternehmen als auch auf dem Markt frühzeitig zu erkennen. Fest steht: Wer schneller als die Konkurrenz reagiert, gewinnt einen Wettbewerbsvorteil.
Ein wichtiger Schritt in Richtung Ziel besteht darin, die vorhandenen Mittel zu identifizieren. Dabei gilt es zu klären, welche Prozesse relevant sind und wie die Daten gespeichert werden. Anschliessend geht es darum, den konkreten Dateninhalt zu verstehen, denn nur so lässt sich ermitteln, welche Erkenntnisse sich daraus ableiten lassen.
Schritt 3: Auswerten, vergleichen, prognostizieren
Sind die Ziele der Datenanalyse bekannt, werden Muster innerhalb der Daten gesucht, um Modelle und anschauliche Grafiken zu entwickeln. Typischerweise beinhalten die Auswertungen Vergleiche zwischen den geplanten und tatsächlich erreichten Zielen. Wer noch einen Schritt weiter geht, kann sogar in die Zukunft blicken, indem Prognosen und Vorhersagen für kommende Perioden erstellt werden. Die gewonnenen Erkenntnisse dienen dazu, die Aktivitäten des Unternehmens gezielt auszurichten. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Einige Bergrestaurants machen den Zeitpunkt ihrer Serviettenbestellung von den aktuellen Wetterdaten abhängig.
Übung und Erfahrung macht den Meister: Erfahrungsgemäss entwickeln Unternehmen mit der Zeit ein tiefes Verständnis für Daten und Zusammenhänge, was die stetige Optimierung von Messungen und eine Qualitätssteigerung hinsichtlich gesammelter Informationen zur Folge hat.
Taktiken und Tücken
Inspiration nutzen, «einfach» starten: Kennzahlen und Auswertungen sind immer sehr individuell und die Möglichkeiten scheinen schier unbegrenzt zu sein. Kein Wunder, dass Unternehmen im Datendschungel schnell die Orientierung verlieren. Beispiele möglicher Ansätze zur Datenanalyse können in dieser Situation als Inspiration dienen. Empfohlen ist grundsätzlich, mit einfachen Analysen zu starten und die Komplexität schrittweise zu steigern. Im Zentrum steht immer die Frage, welchen Nutzen das Unternehmen aus der Analyse ziehen möchten.
Strategie entwickeln: Einzelne Auswertungen bilden die solide Basis für die Entwicklung eines neuen Controlling-Konzepts. Darin werden strategische Erfolgsfaktoren definiert, welche die Steuerung des Unternehmens ermöglichen. Dadurch entstehen Prozesse, die zum Unternehmenserfolg beitragen und sich auf die wesentlichen wertstiftenden Elemente fokussieren. Massnahmen, die nicht zum Erfolg beitragen, sollten kritisch überdacht werden. Diese systematische Überarbeitung der Prozesse stellt sicher, dass diese nur dann mehrfach durchgeführt werden, wenn das notwendig und gewünscht ist. Wenn Doppelspurigkeit zu unnötigem Aufwand führt, können die Prozesse verschlankt werden, ohne wichtige Schritte auszulassen.
Falsche Anreize vermeiden: Sobald Unternehmen Daten messen, kann das Auswirkungen auf das Verhalten der Mitarbeitenden haben. Sind die Kennzahlen und Messwerte bekannt, arbeiten Mitarbeitende gezielter auf die Erreichung dieser Ziele hin. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass keine falschen Anreize geschaffen werden. Um ein Beispiel zu nennen: Die Einführung eines Systems zur Erfassung der erbrachten Leistung kann unter Umständen dazu führen, dass Mitarbeitende zwar mehr produktive Stunden leisten, diese aber nicht immer verrechenbar sind, was sich negativ auf die Profitabilität auswirkt.
Fazit: Komplexe Reise, die sich lohnt
In einer Ära, in der Daten die Währung des Geschäftserfolgs sind, wird die gezielte Datenanalyse ein unverzichtbarer Eckpfeiler. Das Verständnis der eigenen Unternehmensdaten öffnet die Tür zu einer Schatzkammer wertvoller Erkenntnisse. Die Reise von den Rohdaten bis zur Prognose mag anspruchsvoll sein, aber mit den geeigneten Werkzeugen und einer klaren Vision können Unternehmen in der komplexen Welt der Daten souverän navigieren und ihren Erfolg kontinuierlich steigern.
Über den Autor
Sebastian Elke, B.A. HSG Economics, ist seit 2021 bei BDO in Zürich tätig. Seit rund 6 Jahren betreut er seine Kundinnen und Kunden mit der Business Software Abacus im Bereich Finanzen. Dort legt er einen starken Fokus auf Datenarchitekturen und Datenflüsse, die dann in Auswertungen, automatisierten Prozessen und Schnittstellen Ihre Anwendung finden.
