In der Budgetplanung eines KMU sind die IT-Service-Kosten oft von grosser Unsicherheit und Unberechenbarkeit geprägt. Um diese zu überwinden, stehen der Unternehmensführung verschiedene Optionen offen. Besonders Managed IT Services bieten dabei eine Reihe von Vorteilen, die sich in höherer Planungssicherheit und geringerem Cyberrisiko niederschlagen.
Wie jede Abteilung im Unternehmen verursacht auch die IT Kosten, und sie verlangt nach regelmässigen Updates und Investitionen. Das Erstellen eines IT-Budgets ist jedoch mit vielen Unsicherheiten verbunden und stellt die Unternehmensführung vor grosse Herausforderungen: Welche Art der IT-Unterstützung braucht das KMU? Welche Cyberrisiken lassen sich in Kauf nehmen? Was für Infrastrukturkosten sind zu erwarten und wie hoch fallen die notwendigen Investitionen für Updates sowie Systemaktualisierungen aus? In der Regel lässt sich kaum eine dieser Fragen im Voraus zuverlässig beantworten. Den Geschäftsführern und IT-Verantwortlichen bleibt somit oft nichts anderes übrig, als sich bei der Budgetplanung mit der grossen Planungsunsicherheit der IT-Service-Kosten abzufinden. Dazu kommt, dass sich Aufwände der IT nur schwierig auf die internen Kostenstellen aufschlüsseln lassen – sie sind damit nicht nur unberechenbar, sondern auch intransparent.
Verschiedene Preismodelle von IT-Dienstleistern
Für Aufbau und Unterhalt der IT-Infrastruktur stehen kleinen und mittleren Unternehmen verschiedene Möglichkeiten offen. Da nur wenige unter ihnen über eine umfassende interne IT-Abteilung verfügen, greifen viele KMU auf die Unterstützung eines externen IT-Dienstleisters zurück. Die zu erwartenden IT-Service-Kosten können sich dabei je nach Situation und Angebot stark unterscheiden.
Der klassische IT-Support
KMU, die mit einem klassischen IT-Support-Modell arbeiten, beauftragen ein externes IT-Unternehmen damit, bei Bedarf die Funktionstüchtigkeit der Unternehmens-IT sicherzustellen. Der klassische IT-Support wird in der Regel aktiv, wenn die internen Nutzenden ein IT-Problem nicht mehr selbst lösen können – beispielsweise bei Serverabstürzen, Datenverlusten oder dem Stillstand von IT-Systemen. Dazu erscheint der IT-Support oftmals vor Ort, um die Ursache eines Problems zu identifizieren und zu lösen.
Seinen Aufwand verrechnet der Anbieter von klassischem IT-Support im Stundenansatz. Doch da seine Arbeit Kosten hervorruft, tendieren Unternehmen dazu, ihn erst im äussersten Notfall hinzuzuziehen – dies erhöht für KMU wiederum die Gefahr eines längerfristigen Betriebsunterbruchs.
Managed IT Services
Managed IT Services umfassen eine Vielzahl unterschiedlicher IT-Dienstleistungen, die im Unterschied zum klassischen IT-Support einen vorsorglichen und wiederkehrenden Charakter haben (siehe Abbildung). So übernimmt ein Anbieter von Managed IT Services (auch Managed Service Provider oder MSP) je nach Bedarf etwa die präventive Überwachung der IT-Systeme, die Bewirtschaftung der Firmenserver oder die technische Wartung der Arbeitsplätze. Zudem sorgt der MSP für eine hohe Datensicherheit und garantiert einen maximalen Schutz vor Cyberangriffen.
Ein MSP rechnet seine Dienstleistungen über einen monatlichen Pauschalpreis ab, welchen er zuvor gemeinsam mit dem KMU vereinbart. Durch dieses «Flatrate-Modell» profitiert das KMU von konstanten und vorhersehbaren IT-Ausgaben. Unliebsame Überraschungen durch nicht erwartete Mehrausgaben lassen sich auf diese Weise vermeiden.
IT-Service-Kosten: transparent und vorhersehbar
Um den Geschäftserfolg und die Performance des Unternehmens im Verlauf eines Jahres steuern zu können, ist eine sorgfältige und genaue Budgetplanung wichtig. Doch die oft unberechenbaren und intransparenten IT-Kosten verunmöglichen der Geschäftsleitung das Erstellen einer zuverlässigen Jahresplanung. Dazu kommt, dass gerade KMU einem erhöhten Cyberrisiko ausgesetzt sind und im Falle eines Cyberangriffs mit sprunghaft ansteigenden Ausgaben umgehen müssen.
Dank ihrer fixen und vorhersehbaren Kostenstruktur bieten Managed IT Services Führungspersonen von KMU einen Ausweg aus diesem Dilemma: Das Preismodell des MSP ermöglicht es, das Budget für die IT zuverlässig vorauszuplanen, während der IT-Partner gleichzeitig das Risiko bei Interventionen im Falle von Systemausfällen und Cyberattacken absorbiert. Zudem gestattet es die Partnerschaft mit einem MSP, hohe Ausgaben in die IT-Infrastruktur auf kleine, monatliche Flatrates umzuwälzen. Weiter lassen sich die IT-Kosten innerhalb des Unternehmens einfach und transparent auf die Abteilungen und ihre Kostenstellen aufschlüsseln.
Geteilte Verantwortung – geteiltes Risiko
Nicht nur mit Blick auf die Ausgaben, sondern auch hinsichtlich des eingegangenen Risikos bringen Managed IT Services bedeutende Vorzüge für Unternehmen mit. Während der Anbieter von klassischem IT-Support von einer instabilen und damit supportintensiven IT-Infrastruktur profitiert, kann dies das KMU selbst in grosse Schwierigkeiten bringen. Die Abrechnung im Stundenansatz hat zur Folge, dass der IT-Support einerseits nicht effizient und nicht mit der gebotenen Sorgfalt arbeitet, und dass andererseits die Mitarbeitenden im KMU gehemmt sind, den IT-Supporter frühzeitig herbeizuziehen. Zwei Faktoren, die das Cyberrisiko für das KMU deutlich erhöhen.
Nutzt das KMU hingegen die Möglichkeiten von Managed Services, so liegt die Verantwortung für eine funktionstüchtige IT-Infrastruktur bei deren Anbieter. Die beiden Beteiligten vereint darüber hinaus das gemeinsame Interesse an einer zuverlässigen und unterbrechungsfreien IT. Das Unternehmen erlebt weniger IT-Ausfälle und es kann das technische Risiko vor Cyberangriffen auf die Schultern des MSP übertragen. Dank des präventiven Monitorings erkennt der MSP proaktiv Gefahren und wehrt sie ab, bevor Schaden angerichtet ist.
Unternehmens-IT: Business-Partnerschaft statt externe Supportleistung
Statt die Jahresplanung und das IT-Budget weiterhin unter unsicheren Bedingungen zu gestalten und damit nicht nur ein Sicherheitsrisiko, sondern auch Mehrkosten in Kauf zu nehmen, bietet die Zusammenarbeit mit einem MSP gerade kleinen und mittleren Unternehmen eine interessante Perspektive. Mit Blick auf die IT-Kosten lassen sich fünf Hauptvorteile zusammenfassen:
- Die IT-Service-Kosten sind monatlich fix, transparent und planbar
- Unerwartete Mehrausgaben lassen sich vermeiden
- Der MSP trägt die technische Verantwortung für die IT
- Die IT-Unterstützung wirkt präventiv, schnell und professionell
- Die Zusammenarbeit ist flexibel skalierbar und passt sich an neue Rahmenbedingungen an
Durch die gemeinsamen Ziele für die IT-Infrastruktur und die IT-Sicherheit, kann sich ein MSP rasch zu einem wichtigen und wertvollen Sparringpartner des KMU entwickeln. Und dank der neugewonnenen Planungssicherheit kann dieses seine internen Ressourcen voll und ganz auf den Erfolg und das Wachstum des Unternehmens konzentrieren.
