Die operative Umsetzung von Änderungen im Rahmen von Kapitalgesellschaften ist üblicherweise eine mühsame Handarbeit. Aus verschiedensten Dokumenten gilt es Daten manuell einzutragen. Das muss nicht mehr sein. Vier Stichworte fassen die neue Lösung zusammen: Innovativ, einfach, sicher und anonym. Wir führten dazu ein Interview mit Lars Donner, dem Geschäftsführer der Navis Swiss Enterprises GmbH.
Wie sieht das klassische Vorgehen eines Treuhänders aus, wenn er Veränderungen von Kapitalgesellschaften vornehmen will?
Da gibt es verschiedene Vorgehensweisen – der eine Treuhänder schreibt seinem Notar eine Mail mit dem Auftrag und bittet um einen Termin für die Beurkundung – dies kann gerade jetzt in Corona Zeiten bis zu zwei Wochen dauern. Der Notar bereitet alle notwendigen Dokumente für die Beurkundung vor. Andere Treuhänder bereiten die notwendigen Dokumente in mühseliger Handarbeit selber vor und gehen damit dann zu ihrem Notar. Diese Vorbereitung der Dokumente ist zeitaufwendig, benötigt viel Know-how und es ergeben sich, bei der manuellen Übertragungen, viele Fehlerquellen.
Wo gibt es hier aus heutiger Sicht Verbesserungspotenziale?
Der Prozess verlangsamt sich, da der Treuhänder für die Statutenänderung immer noch auf den Notar angewiesen ist – aus meiner Sicht könnte man darauf verzichten – der Vorgang sollte in Zukunft vom Treuhänder alleine durchgeführt werden können.
Das Thema Transformation und mehr Effizienz durch Digitalisierung ist auch in Ihrer Branche angekommen?
Ja, wir haben versucht, den Prozess der Handelsregistermutation zu automatisieren und zu vereinfachen. Im Moment ist der Prozess noch nicht komplett digitalisiert – Unterschriften werden immer noch im Original benötigt – wir arbeiten aber daran, auch diesen letzten Schritt zu digitalisieren. Aktuell sind auch in der Politik gesetzliche Vorstösse in Planung, die in diese Richtung zielen.
Ihr Haus hat jetzt mit «SmartMod» eine digitale Alternative auf den Markt gebracht. Können Sie auch hier die operativen Schritte verdeutlichen, damit wir diese mit der klassischen Lösung vergleichen können?
Wenn wir wieder den Fall aufgreifen, wo ein Kunde zum Treuhänder geht, um den Namen seiner AG zu wechseln, dann sieht das nun mit SmartMod wesentlich effizienter und einfacher aus: Der Treuhänder erstellt die notwendigen Dokumente wie Statuten, Vollmachten, Handelsregisteranmeldung oder Urkunde in Echtzeit direkt mit dem Kunden innerhalb von circa sieben Minuten. Direkt beim Erstellen der Dokumente geht auch schon per Mail der Auftrag an unseren Notar. In nächsten Schritt müssen die Papiere nur noch unterschrieben und im Original an den Notar geschickt werden. Spätestens nach 48 Stunden nach Eintreffen der Orginalunterlagen beim Notar geht die Beurkundung an das entsprechende Handelsregisteramt zur Eintragung.
Es geht folglich um die Kombination von mehr Innovation bei gleichzeitig einfacherem und schnellerem Vorgehen?
Sie bringen es auf den Punkt.
Wie läuft die Installation beziehungsweise Einrichtung der Software ab und habe ich eine Testmöglichkeit?
SmartMod ist eine Online Lösung – Sie brauchen nichts runter zu laden – wir sind system- und ortsunabhängig. Man kann sich als Treuhänder einfach auf der Webseite www.navis.gmbh für eine 14-tägige kostenlose Testversion registrieren und direkt loslegen.
Wir sprechen hier von einer Cloud Lösung?
Ja, wir haben uns für eine Cloud Lösung entschieden – es war uns wichtig, dass ich als Treuhänder, gerade jetzt in der Corona Zeit via Home-Office, von überall auf SmartMod zugreifen und damit meine Arbeit verrichten kann.
Aktuell muss ich immer noch viele Daten von Hand in Dokumente eingeben. Das ist ein Zeitfresser. Wie sieht die Lösung bei Ihnen aus?
Hier kommen wir zu einem zentralen Pluspunkt von SmartMod. Die meisten Firmen– und Personendaten werden direkt aus dem Onlineregister zefix.ch eingelesen. Das erspart mir einerseits enorm viel Zeit, andererseits reduziere ich die Fehlerquellen um ein Vielfaches. Die einmal eingelesenen Daten werden zur Erstellung sämtlicher Dokumente verwendet.
Sicherheit und Datenschutz sind in Ihrer Branche ein besonders heikler Punkt. Fast alle digitalen Lösungen haben hier Herausforderungen zu bewältigen. Wie sind diese hier gelöst?
Das ist ein wichtiges Thema, auf welches wir bei der Programmierung besonderen Fokus gelegt haben – alle Daten werden verschlüsselt auf sicheren Servern gespeichert. Selbst uns ist es nicht möglich, die Daten unserer Treuhänder einzusehen. Selbstverständlich werden auch tägliche Backups des ganzen Systems erzeugt und sicher aufbewahrt.
Wird die Software von den Notaren, die es ja weiter braucht, akzeptiert?
Wir arbeiten mit verschiedenen Notaren zusammen. SmartMod wurde nun über ein Jahr von einigen ausgewählten Treuhändern auf Herz und Nieren getestet – die angeschlossenen Notare sind über die Zusammenarbeit mit Navis Aurelis Swiss Enterprises GmbH sehr glücklich und freuen sich über die professionelle Zusammenarbeit.
Wird «SmartMod» auf lange Sicht Notare ersetzen?
Es wäre zu wünschen, dass in naher Zukunft der Notar für eine Statutenänderung nicht mehr involviert werden muss – wenn dann noch eine einvernehmliche Lösung mit den Handelsregisterämtern betreffend digitale Unterschrift zustande kommen würde, dann wird SmartMod bestimmt für die meisten Treuhänder eine unverzichtbare Lösung sein.
Welche Produkte/Leistungen bietet die Navis Swiss Enterprises GmbH zudem an?
Wir haben uns tatsächlich auf Handelsregisteränderungen spezialisiert, konzentrieren uns darauf und im Rahmen dieser Arbeit SmartMod entwickelt.
