Am jährlich stattfindenden Swiss Lean Congress dabei zu sein, bedeutete für Führungskräfte auch, Ja zu sagen zu Veränderungen und zur Weiterentwicklung. Erkenntnisse daraus sind, Chancen zu packen, anstelle im Hamsterrad gefangen zu sein. Lean Management bezieht Mitarbeitende und Chefs in Prozesse gleichermassen ein, um diese stetig zu verbessern.
Es ist weniger eine Frage der Technik, sondern eine Frage der inneren Einstellung. Tatsache ist, dass die Unternehmen, welche mit Lean Management erfolgreich unterwegs sind, schon viel Energie in die Verbesserungskultur investiert haben. Das hört sich einfach an, ist es aber nicht. Die Kultur so zu verändern, dass die Mitarbeitenden mit Freude und hoher Motivation täglich Verbesserungen umsetzen können, ist eine grosse Herausforderung.
Die optimale Umsetzung von Lean und Change Management, Leadership und Digitalisierung sowie der richtige Umgang mit Trends zählen zu den Erfolgsfaktoren der heutigen Zeit. Das war auch das Thema am Swiss Lean Congress Anfang November 2019 im World Trade Center Zurich. Erfahrene Top-Manager, erfolgreiche Geschäftsführer und etablierte Experten und Expertinnen der Prozessexzellenz referierten zum Thema «The Power Of Improvement». Die Führungs- und Fachkräfte aus Industrie, Gesundheitswesen, Dienstleistungssektor und der Baubranche pflegten ihr Netzwerk und gingen Fragen nach Optimierungsprozessen auf den Grund.
ALLE HIERARCHIESTUFEN
Lean Management ist zu einem universellen Managementinstrument herangewachsen, das Werte liefert und Arbeitsprozesse optimiert. LeanManagement besteht aus einfachen Ideen: Eine gute Idee kann auf jeder Hierarchiestufe entstehen. Die Methode vertraut auf Menschen, die Aufgaben erfüllen und wissen, wie es gemacht werden sollte. Bei den Werten aus der Perspektive der Kunden rückt eine Verschwendung an Zeit und Ressourcen in den Hintergrund, die kontinuierliche Verbesserung steht mehr im Fokus.
Viele Firmen erschweren mit komplizierten und langsamen, bürokratischen Prozessen die Umsetzung von Verbesserungen. Die Dynamik, die es für Veränderungen braucht, werden bereits im Anfangsstadium abgebremst. So können sich die Kultur und auch die Motivation in einem Team kaum weiterentwickeln. Viele Unternehmensverantwortliche denken, ihr Haus sei gut und innovativ aufgestellt. Die eingefahrenen Strukturen und Prozesse werden schlicht nicht wahrgenommen.
MITARBEITENDE INVOLVIEREN
Wenn Mitarbeitende nicht eingebunden werden und stattdessen mit einem ausgeklügelten kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) überfallen werden, ist die Folge davon, dass keine nachhaltige Verbesserungskultur und nur wenige wirksame Verbesserungen umgesetzt werden können.
Im schlimmsten Fall gehen sie in die innere Immigration. In diesem Fall ist es nur eine Frage der Zeit, wie lange der Prozess überlebensfähig ist. KVP basiert auf dem Begriff «Kaizen». Kaizen bezeichnet eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie.
Entstanden sind die Methoden des Lean Management Mitte des 20. Jahrhunderts bei dem japanischen Automobilhersteller Toyota, dem es auf diese Weise gelungen ist, stabile Prozessorganisationen zu gestalten, die die Grundlage des erreichten Qualitätsniveaus seiner Produkte sind.
Mit Lean Management in die Zukunft und das so nachhaltig wie möglich, war der Grundtenor am Manager-Event. Lars Thomsen, weltbekannter Zukunftsforscher, formulierte es treffend: «Führung, Organisation und Prozesse verändern sich in den kommenden Jahren mehr als je zuvor. Künstliche Intelligenz übernimmt die meisten Routinen, und wir Menschen werden uns in einer gänzlich neuen Arbeitswelt wiederfinden.» Das erfordert Mut, Fantasie und Kreativität, um diese neuen Paradigmen und Werkzeuge produktiv zu erfinden, entwickeln und einzusetzen.
ARBEITSPROZESSE OPTIMIEREN
Beim Lean Management geht es darum, Arbeitsprozesse zu optimieren. Anstatt zu versuchen, die Kontrolle über die Arbeitsprozesse zu erhalten, fördert das Lean Management die gemeinsame Verantwortung im Unternehmen.
Um dem Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung anzubieten, muss ein Mehrwert geschaffen werden. Der Wert liegt darin, für den Kunden eine Lösung zu finden.
Der Workflow muss alle Handlungen und Personen umfassen, die am Prozess der Lieferung des Endprodukts an den Kunden beteiligt sind. Auf diese Weise kann erst festgestellt werden, welche Teile des Prozesses keinen Wert erzielen. So ist auch ersichtlich, wer für das Messen, Bewerten und Verbessern eines Prozesses verantwortlich ist.
AUFGABEN EFFIZIENT ERLEDIGEN
Die Entwicklung eines Produktes greift oft in eine funktionenübergreifende Teamarbeit ein. Das Problem kann sich bei Engpässen oder einem Unterbruch zeigen. Ein stabiler Workflow ist ein Garant dafür, dass Teams Arbeitsaufgaben schneller und mit weniger Aufwand erledigen können. Dies bedeutet auch, dass in einem solchen
System nur dann gearbeitet wird, wenn Bedarf besteht.
Ein solches System stellt sicher, dass Mitarbeiter auf allen Ebenen beteiligt sind. Um Verbesserungen zu fördern, gibt es verschiedene Techniken. Ein einfacher Weg für tägliche Prozessverbesserungen kann beispielsweise ein tägliches Meeting sein. Dieses kann aufzeigen, was gut läuft, aber auch mögliche Hindernisse aufdecken.
STETIG VERBESSERN
Lean Management ist mehr als ein Leitfaden für den Aufbau einer stabilen Organisation, die sich ständig weiterentwickelt und dabei hilft, aktuelle Probleme zu erkennen und zu beseitigen. Der Hauptzweck des Lean Management besteht darin, durch Optimierung der Ressourcen einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen. Die Lean-Management-Prinzipien zielen darauf ab, einen stabilen Workflow auf den tatsächlichen Kundenanforderungen zu schaffen. Kontinuierliche Verbesserung ist ein wesentlicher Bestandteil des Lean Management und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter in den Prozess der Verbesserung einbezogen wird.
AKTIVITÄTEN, DIE WERT SCHAFFEN
Es gibt einige wichtige Vorteile, von denen Manager profitieren können. Mitarbeitende können sich auf solche Aktivitäten konzentrieren, die Wert schaffen. Wenn sich Mitarbeiter auf die Wertschöpfung konzentrieren, werden sie produktiver und effizienter, weil sie nicht durch unklare Aufgaben abgelenkt werden. Ressourcen können besser genutzt werden. Wenn eine Produktion auf die tatsächliche Nachfrage ausgerichtet ist, müssen nur so viele Ressourcen wie nötig verwendet werden. Dadurch wird ein Team im Unternehmen flexibler. Es kann rascher auf die Anforderungen der Verbraucher reagieren. Schliesslich kann mit Lean Management ein stabiles Produktionssystem mit einer höheren Chance zur Verbesserung der Gesamtleistung geschaffen werden.
EINHEITLICHE DENKWEISE
Mit der Bereitschaft zur Veränderung wird die Firmenkultur entwickelt, mit dem Ziel, das Potenzial der Mitarbeitenden zu nutzen. Das bedeutet, im Unternehmen voranzukommen. Es geht um den Prozess und die Menschen. Ohne die Mitarbeitenden, welche die Verbesserungskultur täglich leben, werden die besten Prozesse und der Einsatz von Technologie, im Rahmen des digitalen Wandels ergebnislos sein. Bei diesen Veränderungen steht der Mensch im Fokus mit einer einheitlichen Denkweise und Handlungsmustern, die ein Team voranbringen können. Dieses kann sich nur schwer mit festgefahrenen, vom Management diktierten Prozessen entwickeln. Es geht nicht ohne Führung, aber auch nicht ohne Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
