Arbeitsabläufe und Prozesse zu optimieren, steht heute bei vielen Unternehmen im Fokus. Mit zunehmender Digitalisierung ist das auch kein Problem mehr: Es gibt immer mehr Software und Apps auf dem Markt. Hier braucht es jedoch den richtigen Überblick und fachkundige Beratung, welche Lösungen sich im jeweiligen Unternehmen anbieten.
Eine Neuorganisation in der Administration und der Wunsch, mobile Techniken im Arbeitsalltag zu nutzen sowie Daten nur noch einmal zu erfassen, waren Auslöser für die Evaluation einer modernen Enterprise-Resource-Planning-(ERP-)Software beim Anlagenbauer Dinba aus Stans (NW). Sie sollte nicht nur die klassischen Finanzprogramme mit innovativen Funktionen kombinieren, sondern vor allem auch Standardlösungen für den Serviceprozess anbieten.
Das Kerngeschäft von Dinba umfasst die Planung, die Erstellung, den Verkauf und den Unterhalt von Kühl- und Klimaanlagen. Die Abacus-Standardlösung wurde ab 2015 schrittweise in Betrieb genommen. Die iPad-App AbaSmart von Abacus hilft dem Unternehmen, sämtliche Arbeitszeiten und Abwesenheiten, wie etwa Ferien, durch die Mitarbeitenden elektronisch zu erfassen. In den Programmstammdaten sind Zeitkontenregeln definiert, um die gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung zu garantieren.
Service- und Vertragsmanagement optimiert
Damit alle Prozesse sowohl inhouse als auch vor Ort bei den Kunden effizient abgewickelt werden können, kommt das Abacus-Modul für das Service- und Vertragsmanagement (SVM) zum Einsatz. Dank eines mehrstufigen Serviceobjektstamms lassen sich sämtliche Kundenanlagen in der Abacus-Software abbilden und nach Bedarf um Felder ergänzen. Dieser ist das eigentliche Herzstück der ERP-Lösung und somit das zentrale Arbeitsinstrument für die Mitarbeitenden von Dinba. Damit ist jeder Mitarbeiter in der Lage, sich mit wenigen Klicks eine Übersicht über Kundenanlagen zu verschaffen. Neue Wartungsverträge für installierte Kühl- und Klimaanlagen lassen sich effizient für unterschiedliche Wartungsabotypen respektive Servicestufen erstellen und periodisch fakturieren.
Wartung der Anlagen und Servicedisposition
Die Grundlage für die Wartung der Anlagen stellen die entsprechenden Aboverträge dar. Daraus lassen sich direkt Serviceaufträge auslösen. Das Dispositionsprogramm unterstützt dabei den Innendienst bei der Planung der Servicearbeiten, wobei beispielsweise die Auslastung der Servicetechniker grafisch angezeigt wird.
Mobile Lösung für Servicetechniker
Im Bereich Serviceauftragsmanagement hat Dinba den Sprung ins digitale Zeitalter vollzogen: Das Unternehmen ist heute in der Lage, den gesamten Serviceprozess vollständig elektronisch abzuwickeln. Sämtliche Servicemitarbeitenden erhalten ihre Arbeitsaufträge respektive Störungsmeldungen auf ihre iPads übermittelt. Um Aufträge anhand der verfügbaren Ressourcen und Qualifikationen zuzuweisen, muss nur eine entsprechende Servicedisposition mithilfe eines Software-Assistenten erstellt werden. Dank der elektronischen Übermittlung des Serviceauftrags auf das iPad stehen den Servicetechnikern sämtliche relevanten Informationen über die zu betreuende Anlage jederzeit und ortsunabhängig zur Verfügung.
Sämtliche vor Ort beim Kunden erbrachten Leistungen sind vom Servicetechniker via AbaSmart auf dem iPad einzutragen. Danach muss ein Kunde nur noch mit seiner elektronischen Unterschrift den Rapport quittieren. Das so autorisierte Dokument wird erstens dem Kunden per Mail zugestellt und zweitens die darin enthaltenen Daten mit dem Abacus-ERP synchronisiert. Die Kunden von Dinba schätzen diese Art der transparenten und zeitnahen Kommunikation sehr. Für das Unternehmen bedeutet dies vor allem eines, nämlich dass das Abtippen von Arbeitsrapporten für die Verrechnung endgültig der Vergangenheit angehört.
PDF-Checklisten für die Servicetechniker
Bei Wartungsaufträgen werden die Wartungsprotokolle neuerdings durch den Servicetechniker direkt vor Ort elektronisch erfasst. Dazu dienen PDF-Checklisten, die von der iPad-App AbaSmart zur Verfügung gestellt werden. Dank diesen lassen sich relevante Informationen feldbasiert auf den Serviceauftrag an das ERP-System zurückmelden. Sie werden im Abacus-Serviceauftragsdossier abgelegt und sind für alle Abacus-Anwender jederzeit einsehbar. «Die Abacus-Lösung ist vollständig integriert und ist in der Lage, sämtliche Arbeitsprozesse durchgängig abzubilden. Auch bei den Serviceprozessen konnten diverse Medienbrüche eliminiert werden, indem die iPad-App AbaSmart unsere Servicemitarbeitenden bei Wartungsarbeiten und bei der Störungsbehebung optimal unterstützt», stellt Adrian Schmidiger, Geschäftsleiter DINBA AG, erfreut fest.
Abacus-Software bei Dinba AG
Für die 36 Programmanwender sind die Module Service-/Vertragsmanagement, Leistungs-/Projektabrechnung, Auftragsbearbeitung, CRM, Finanzsoftware, Lohnsoftware, Electronic Banking, Archivierung /AbaScan, Report Writer, Business Process Engine im Einsatz.
www.abacus.ch
www.arcon.ch
www.dinba.ch
