Die Archivierung von E-Mails und anderen geschäftlichen Informationen unterliegt nicht nur rechtlichen Vorschriften, sondern kann für KMU-Verantwortliche erhebliche weitere Vorteile erbringen. Über ein einfaches Backup geht dies insbesondere vor dem Hintergrund aktueller Cyber-Angriffe bei Weitem hinaus: Wer die richtigen Weichen für die sichere und effiziente Aufbewahrung seiner Daten stellt, kann ein ganzheitliches Unternehmensarchiv für alle relevanten Informationen schaffen und die Produktivität innerhalb der Firma massiv steigern.
Ob Rechnung, vertragliche Einzelheiten oder individuelle Absprachen per E-Mail: Die richtige Information zum passenden Zeitpunkt verfügbar zu haben, ist für Unternehmen ein essenzieller Bestandteil des täglichen Geschäfts. Das Zauberwort lautet hier «Archivierung» – denn die Aufbewahrung geschäftlich relevanter Daten ist schon allein aus rechtlicher Sicht unabdingbar. Zusätzlich führen aktuelle Sicherheitsbedrohungen, etwa die Attacken mit sogenannten Lösegeld-Trojanern wie «WannaCry», dazu, dass immer mehr Unternehmen sich einen sicheren Datenhafen für ihre geschäftskritischen Informationen wünschen. Parallel dazu steigt die Menge an Daten, mit denen im Geschäftsalltag umgegangen werden muss, täglich an.
Gerade die E-Mail steht hier oft im Vordergrund. Denn obwohl schon mehrfach «totgesagt», ist sie in den meisten Firmen, neueren Entwicklungen wie Messengern oder Collaboration-Plattformen zum Trotze, nach wie vor das Kommunikationsmedium Nummer eins. Einen Auftrag per E-Mail zu erteilen oder Projektabsprachen durchzuführen, zählt zum Alltag und ist nicht mehr wegzudenken. Gerade deshalb überrascht es, dass viele KMU-Verantwortliche die Thematik der langfristigen Aufbewahrung sowie Durchsuchbarkeit ihrer E-Mail-Kommunikation eher stiefmütterlich behandeln und Lösungsansätze anwenden, die bei genauerer Betrachtung eigentlich gar keine wirkliche «Lösung» sind.
So behelfen sich Firmen zum Teil etwa damit, als Datensicherung, die sogenannten PST-Dateien von Outlook beziehungsweise Exchange lokal zu speichern. Dies belastet und verlangsamt aber nicht nur die entsprechenden Rechner, sondern erweist sich meist auch als kaum praktikabel. Wer jemals versucht hat, eine ganz bestimmte, ältere E-Mail aus einer grossen PST-Datei wiederherzustellen, der weiss um die Komplexität dieses Unterfangens. Ebenso wenig zielführend ist es zumeist, ein im Unternehmen bereits vorhandenes Dokumenten-Management-System (DMS) zur Archivierung zu «missbrauchen». Im Unterschied zu einer echten Archivierungslösung wird hier mit Live-Daten gearbeitet – Daten also, die parallel noch aktiv genutzt werden. Eine derartige Abbildung von Geschäftsprozessen ist in aller Regel nicht dafür geeignet, eine sichere Archivierung zu gewährleisten.
Rechtliche Voraussetzungen beachten
KMU-Geschäftsführer und -Verantwortliche, die die Thematik nachhaltig angehen möchten, müssen bei der Archivierung von Daten im Grunde vor allem zwei wesentliche Kernkomplexe im Auge behalten. Eine entscheidende Grundvoraussetzung ist es, die rechtlichen Anforderungen an die sichere Aufbewahrung abzudecken. Wer rechtskonform agieren möchte, muss etwa mit Blick auf E-Mail-Archivierung die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) beachten. Festgelegt ist dort beispielsweise, dass Unterlagen so aufzubewahren sind, dass keine Veränderung möglich ist, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Informationen müssen darüber hinaus vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt werden. Und es ist sicherzustellen, dass sie bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von berechtigten Personen – etwa im Rahmen einer Prüfung – innerhalb eines angemessenen Zeitraums eingesehen werden können.
Finden statt suchen
Während diese rechtlichen Aspekte einen wichtigen formellen Bestandteil einer sinnvollen Archivierung darstellen, ist für das Tagesgeschäft aus Unternehmenssicht eines noch deutlich wichtiger: Daten müssen nicht nur sicher archiviert werden, sondern sollten sich vor allem auch so einfach und so schnell wie möglich finden und nutzen lassen. Verschiedenen Studien zufolge verbringen Mitarbeitende in typischen Unternehmen pro Woche mehrere Stunden mit der Suche nach Informationen. Arbeitszeit, die für andere Aufgaben fehlt und die Produktivität senkt.
Statt langwieriger Suche sollte deshalb effizientes Arbeiten einen der wichtigsten Aspekte bei der Auswahl einer Archivierungslösung bilden. Hier können dedizierte Systeme wie EMA von ARTEC IT Solutions ihre Stärken ausspielen. Wahlweise als Cloud-Lösung oder als eigenständige Appliance direkt vor Ort ins Netzwerk eingebunden, kümmert sich EMA vollautomatisch und selbsttätig um die kontinuierliche Archivierung relevanter Daten. Das bedeutet in Bezug auf E-Mails beispielsweise, dass ein- und ausgehende Nachrichten unmittelbar archiviert werden – separat vom eingesetzten E-Mail-Client und ohne zusätzlichen Aufwand für den Mitarbeitenden. Die Aufbewahrung erfolgt im Einklang mit den geltenden rechtlichen Anforderungen. So ist etwa durch elektronische Signaturen und Verschlüsselung der Daten ein wirksamer Schutz vor jeglichen Manipulationen im Archiv gewährleistet. Zudem lassen sich auch individuelle Compliance-Regelungen abbilden, etwa in Bezug auf den Umgang mit der privaten Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse.
Für die Suche nach E-Mails und Informationen stellt die Lösung eine Volltext-Suche zur Verfügung, über die nach beliebigen Stichworten recherchiert werden kann. Die Suche lässt sich dabei direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung – etwa das ohnehin genutzte E-Mail-System – integrieren. Dies sorgt für eine schnelle Nutzbarkeit ohne langwierige Schulungsmassnahmen. Da sich die Indizierung, also die Erfassung aller Informationen, auch über eventuell vorhandene Dateianhänge erstreckt, wird eine extrem granulare, zielgerichtete Suche möglich. Die Wiederherstellung gefundener Informationen kann mit wenigen Mausklicks erfolgen.
Flexible Speicheranbindung
Bei der Anbindung werden diverse Speicher- und Storagemedien unterstützt. Für Unternehmen bietet sich hier gleichzeitig zusätzliches Potenzial, die IT- und Hardware-Kosten zu senken: Da erfahrungsgemäss die Zugriffswahrscheinlichkeit sinkt, je älter die betreffenden Informationen sind – es ist deutlich wahrscheinlicher, dass Mitarbeitende eine zwei Wochen alte E-Mail aufrufen als eine Nachricht, die vor zwei Jahren versendet wurde – können ältere Daten unter Umständen auf besonders kostengünstige Speichersysteme ausgelagert werden, da es hier bei der Wiederherstellung nicht auf jede Sekunde ankommt.
Ganzheitliches Unternehmensarchiv
Oft stellt die Archivierung der E-Mail-Kommunikation, aufgrund der zentralen Rolle des Mediums, für viele Geschäftsprozesse den primären Anlass dar, eine professionelle Archivierung zu implementieren. Die Möglichkeiten sind jedoch nicht rein auf elektronische Nachrichten beschränkt. Durch verschiedene Module und Schnittstellen zu allen gängigen Anwendungen lässt sich EMA je nach Bedarf zu einem zentralen, ganzheitlichen Unternehmensarchiv für alle wichtigen Informationen ausbauen. Dies bezieht beispielsweise gedruckte und gescannte Dokumente sowie Dateien ein. Selbst Sprach- und Audiodaten, etwa aus Telefonaten, lassen sich rechtskonform aufzeichnen, durchsuchbar machen und archivieren. Interessant ist dies beispielsweise für Unternehmen, die fernmündliche Zusagen und Absprachen sicher und dauerhaft dokumentieren möchten. Auch die für die Aufzeichnung in der Regel notwendige Zustimmung des Gesprächspartners kann automatisch über das System eingeholt werden. Durch diese Möglichkeiten zur Erweiterung bleiben Unternehmen flexibel und stellen sich für die Anforderungen des steigenden Datenwachstums optimal auf.
