Die Uhr tickt: Analog- und ISDN-Anschlüsse sollen in der Schweiz per Ende 2017 der Vergangenheit angehören. Diese Änderung stellt ganz besondere Anforderungen an Unternehmen, die auf eine störungsfreie Fax-Kommunikation angewiesen sind. Fax-Services aus der Cloud helfen KMU, auch nach der Einführung von VoIP im Unternehmen oder der Umstellung auf All-IP-Anschlüsse, jederzeit eine reibungslose Geschäftskommunikation via Fax sicherzustellen. Unabhängig von ihrer Telekommunikationsinfrastruktur profitieren sie von einer hohen Ausfallsicherheit, flexibler Skalierbarkeit sowie maximalen Telefax-Kapazitäten.
Ohne Frage ist Voice Over IP eine ebenso moderne wie nützliche Technologie. Was allerdings vielen KMU bei der Umstellung ihrer Telekommunikationsinfrastruktur auf VoIP (noch) nicht bewusst ist: Insbesondere bei der Fax-Kommunikation kann die Nutzung VoIP-basierender Unified-Messaging-Lösungen erhebliche Mängel mit sich bringen.
Paketverluste wegen Übertragungsstörungen
Wenn wegen unberechenbaren Lastspitzen nicht genügend Bandbreite zur Verfügung steht, kann es bei der Übertragung von Daten über IP-basierende Netze zu unkalkulierbaren Paketverlusten kommen. Fehlende Pakete spielen bei der VoIP-Telefonie keine grosse Rolle – das menschliche Gehirn kann bis zu fünf Prozent dieses Informationsverlustes ausgleichen. Ganz im Gegensatz zu Faxgeräten, die empfindlich auf solche Störungen reagieren. Die Erfolgsquote für die Übertragung einer Fax-Seite sinkt bei einem Paketverlust von nur einem Prozent bereits auf 80 Prozent. Eine Fax-Sendung mit mehr als 20 Seiten wird folglich nur mit einer Wahrscheinlichkeit von einem Prozent erfolgreich übertragen. Bei der Übertragung grosser Fax-Volumina über VoIP-Infrastrukturen kann das massive Informationsverluste und Verbindungsabbrüche und somit erhebliche Störungen der geschäftsrelevanten und oft businesskritischen Kommunikation zur Folge haben.
Fax-Services aus der Cloud
KMU, die auf eine störungsfreie Fax-Kommunikation angewiesen sind, können darum virtuelle Fax-Anschlüsse im Rechenzentrum eines externen Providers evaluieren. Dabei wird das Firmennetzwerk, einschliesslich Computer, Telefon und Faxgerät, über das Internet mit einer Cloud-Telekommunikationsanlage verbunden. Der Fax-Versand erfolgt also nicht mehr über die VoIP-Infrastruktur des Telefonanbieters des KMU, sondern per E-Mail, FTP oder Webservice direkt über die Infrastruktur des Cloud-Providers. Diese Service-Provider können ihre Verbindungen zu den Telefongesellschaften dabei so dimensionieren, dass jederzeit eine garantierte Bandbreite von 100 Prozent zur Verfügung steht – ein Paketverlust bei Kapazitätsengpässen wird verhindert. KMU können eine maximale Zustellrate ihrer Fax-Sendungen sicherstellen.
Schnelle Implementierung, Pay-per-Use
Anwender können die Fax-Services aus der Cloud von jedem beliebigen Standort aus nutzen, am eigenen Arbeitsplatz, über vorhandene Multifunktionsgeräte oder direkt aus Business-Applikationen. Die Dienste lassen sich unabhängig vom VoIP-Anbieter eigenständig oder als Teil einer Unified-Communications-Lösung nutzen, ohne aufwändige Integration in eine bestehende Telekommunikationslösung. Sie können über alle gängigen Protokolle angebunden werden. Nicht zuletzt muss ein KMU keine eigene Fax-Infrastruktur mehr betreiben. Damit verbundene, teilweise doch beträchtliche Zusatzkosten für Updates, Lizenzen und Wartung entfallen. Mit Fax-Services aus der Cloud zahlen KMU nur, was sie wirklich brauchen, ein klassischer und kostenoptimierter Pay-per-Use-Dienst.
Kontrolle und Monitoring
Mittels webbasierender Administrationsplattformen haben KMU jederzeit die volle Kontrolle über ihre Fax-Kommunikation und erhalten ausführliche Informationen über alle Serviceinstanzen. Im Optimalfall zeichnen sich solche Plattformen durch eine benutzerfreundliche Bedienungsoberfläche, aussagekräftige Reports, leistungsfähige Analysen und Performance-Monitoring in Echtzeit aus. Dadurch erhalten Unternehmen Prozesstransparenz. Sogar die Archivierung, die insbesondere bei dezentralen Geräten von Vorteil ist, kann über den Fax-Services-Provider abgewickelt werden. Moderne Fax-Services ermöglichen es, die Komplexität der gesamten Fax-Kommunikation im Unternehmen reduzieren. Die Dienste sind flexibel, können schnell implementiert werden und bieten auch bei Lastspitzen hohe Transaktionssicherheit und Verfügbarkeit. Im Unterschied zu On-Premise-Systemen sind sie zudem skalierbar. So können KMU ihre Ressourcen auf Kernkompetenzen fokussieren und gleichzeitig sofort auf sich ändernde Anforderungen reagieren. Aufwand und Kosten richten sich dabei nach dem aktuellen Bedarf. Gleichzeitig profitieren KMU von einer steigenden Service-Qualität.
Fax ist nicht tot
Entgegen der gängigen Meinung, dass der Fax der Vergangenheit angehört, werden in der Schweiz täglich mehrere Hunderttausend Fax-Nachrichten versendet, die geschäfts- oder zeitkritische Informationen wie Liefer-Avis, Rechnungen, Stornierungen oder Bestellungen enthalten. Fax-Kommunikation überwindet Medienbrüche und ist ein wichtiger Bestandteil im Business-Prozess. Zwei Beispiele:
- Bei Europas grösster Versandapotheke «Zur Rose» mit Sitz in Frauenfeld werden rund 90 Prozent der Bestellungen über Fax-Services abgewickelt und verarbeitet. Da Medikamente besonders schnell und zuverlässig beim Arzt oder Apotheker eintreffen müssen, sind die Fax-Services für «Zur Rose» absolut businesskritisch. Ausfälle oder Verzögerungen würden den gesamten Versandprozess stillstehen lassen und dürfen deshalb nicht vorkommen.
- Die G. Bianchi AG mit Sitz in Zufikon, nahe Zürich, wickelt ihre gesamte B2B-Kommunikation via Fax ab. Der Lebensmittellieferant informiert täglich Restaurants, Hotels und Grossverbraucher per Fax über seine neuesten Aktionen, Köstlichkeiten und Delikatessen.
