Sparen wie die Grossen – Auch KMU können bei Geschäftsreisen die Kosten kontrollieren

von Klaus Stapel

Geschäftsreisen gewinnen in der globalisierten Welt immer mehr an Relevanz. Das gilt speziell auch für KMU, die immer häufiger international agieren und deren Reiseausgaben sich dadurch auf immer mehr geografische Regionen ausweiten. Dieser Mobilitätstrend, kombiniert mit den steigenden Flug- und Hoteltarifen, führt weltweit zu immer höheren Reisekosten. Selbst für kleinere Firmen wird Business Travel damit zum strategischen Faktor. Dabei gilt es, Prozesse zu optimieren und Kosten zu minimieren.

Geschäftsreisen sind ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg, aber sie
kosten Zeit und Geld. Studien belegen, dass die Reiseplanung und Kostenabrechnung in Unternehmen den drittgrössten Aufwandposten ausmachen. Die Annahme, dass gezieltes Reisekosten-Management nur für Grosskonzerne mit eigenem Travel Manager relevant sei, ist ein Irrglaube. Denn KMU können mit den richtigen Lösungen bis zu 30 Prozent ihrer Reisekosten einsparen. Der maximale Return on Investment (ROI) auf die Gesamtausgaben bei Geschäftsreisen ist ein zentrales Thema, gerade für kleine und mittelständische Unternehmen. Tatsache ist jedoch, dass in KMU bei der Buchung von Geschäftsreisen entweder Maverick-Buying regiert, sprich jeder Mitarbeiter bucht auf eigene Faust und ohne Abstimmung mit den Reiserichtlinien und das meist sehr kurzfristig. Oder aber, dass das Management von Geschäftsreisen in andere Positionen eingegliedert ist. So kümmert sich in manchen KMU der Finanzbereich um die Aufgaben, in anderen die Personalabteilung oder die Assistenz der Geschäftsleitung. Nicht selten verlieren sie dabei jedoch den Überblick, insbesondere bei Änderungen, Umbuchungen und Stornierungen. Zudem bedeutet das Handling einen erheblichen zusätzlichen Zeitaufwand. Kostentransparenz und -kontrolle, Datenkonsolidierung und damit auch Einkaufs- und Verhandlungsmacht bleiben dabei auf der Strecke.

Oberstes Ziel: Datenerfassung
Welche Massnahmen können KMU ergreifen, um ihre Business Travel-Ausgaben zu senken? Kostensenkungspotenzial steckt bei vielen Firmen in der Überarbeitung und Optimierung der Prozesse. Oberstes Ziel des Travel Managements ist und bleibt die Erfassung und Konsolidierung aussagekräftiger Daten. In welchem Land auch immer eine Geschäftsreise gebucht wird, die Daten müssen in einem zentralen System zusammenfliessen und ausgewertet werden. Solche Lösungen unterstützen die Rechnungsverbuchung, das Reporting und die Überprüfung der Einhaltung von Reiserichtlinien. Sie optimieren Zahlungsprozesse, reduzieren den administrativen Aufwand und schaffen Übersicht. So können die Kosten der reisenden Mitarbeiter unter Kontrolle gehalten werden und die so aufbereiteten Informationen können KMU bei Verhandlungen mit Partnern wie Hotels oder Airlines gewinnbringend einsetzen.

Ausgaben von A bis Z unter Kontrolle halten
Ein wichtiges Werkzeug hierbei ist der Einsatz von Firmenkreditkarten und einem damit zusammenhängenden Auswertungssystem. Denn über ein zentrales Abrechnungsmedium werden im ersten Schritt alle Leistungen, die im Vorfeld der Reise gebucht werden, erfasst und bezahlt. Während der Geschäftsreise nutzen die Mitarbeiter dann eine einheitliche Firmenkreditkarte für alle vor Ort anfallenden Ausgaben, wie Verpflegungskosten oder Ähnliches. Die Firmenkreditkarte kann weltweit als Zahlungsmittel und zum Abheben von Bargeld eingesetzt werden. Sie ersetzt die sonst üblichen Vorschusszahlungen: Geschäftliche und private Ausgaben können so exakt getrennt werden. Internetbasierte Anwendungen ermöglichen den Reisenden zudem weltweit und rund um die Uhr Zugriff auf ihre Werte und der entsprechende Fremdwährungskurs steht zur Verfügung. Kosten, die während einer Reise entstehen, können bereits unterwegs als Übersicht in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Durch die Übernahme der Transaktionsdaten erhöht sich die Qualität bezüglich der Kostenzuordnung und -art und vor allem können KMU durch den Einsatz eines professionellen Zahlungssystems deutlich sparen – bis zu 80 Prozent der indirekten Kosten. Denn neben direkten Kosten für Flug, Hotel, Transfers und Verpflegung entstehen in Unternehmen auch Kosten,
die nur indirekt mit der Geschäftsreise zu tun haben. Dazu zählen Verwaltungs-, Kommunikationsund Personalausgaben, wie sie beispielsweise bei der Buchung, Abwicklung und dem Controlling einer Reise entstehen. Häufig stellt die Reisekostenabrechnung und -kontrolle einen besonders grossen Kostenpunkt dar.

Nach der Reise ist vor der Reise
Ein effektives Reisekostenmanagement beginnt bei der Auswertung der Umsatzdaten nach der Reise. Sämtliche Informationen zu den getätigten Ausgaben, wie Flugtickets, Fahrscheine sowie Hotel- und Mietwagenreservierungen, werden direkt über eine Schnittstelle zusammengeführt und in ein zentrales Auswertungssystem – wie zum Beispiel den AirPlus Information Manager – überführt. Mit einem solchen Tool kann durch einfache Funktionen kontrolliert werden, wer, wann, wofür Ausgaben getätigt hat. Der administrative Aufwand wird minimiert und lässt sich besser in bestehende Prozesse integrieren. Das spart Zeit und Geld bei der Abwicklung und bedeutet nur minimale Administration durch eine einzige, transparente Rechnung, da die Rechnungsdaten schnell zugeordnet und kontrolliert werden können. Auch die Integration der Daten in die firmeninterne Software der Buchhaltung ist einfach einzurichten. Zudem bietet es die Möglichkeit zu detaillierten Auswertungsfunktionen für eine optimale Kostenkontrolle – Spesensätze ermitteln, Reiserichtlinien nachblättern und kontrollieren sowie lästiger Papierkram sind passé. Damit KMU leicht die richtigen Schlüsse aus ihren Rechnungsdaten ziehen können gibt es einfache, vordefinierte Reports sowie die Möglichkeit, sich Reports individuell zusammenzustellen. Mit diesem Tool können alle Reisekosten in einem Unternehmen analysiert werden. Dabei sind bei AirPlus beispielsweise verschiedene Auswertungen möglich: nach Unternehmenseinheiten, nach Zusatzdaten oder nach fünfzehn verschiedenen Leistungsarten wie Flug, Bahn oder Hotel. In Verbindung mit dem zentralen Abrechnungskonto bietet dies eine zuverlässige Grundlage für das Realisieren von Einsparpotenzialen und Preisverhandlungen mit Leistungsanbietern.

Massgeschneiderte Lösungen
Der Einsatz von Auswertungssystemen ist für KMU also unumgänglich, wenn sie Reiseausgaben sichtbar machen und Kosten reduzieren möchten. Die sichtbaren und gesammelten Reisedaten können intern auch zur Kontrolle und Durchsetzung von Reiserichtlinien dienen. Um auf die Bedürfnisse der KMU-Kunden in der Schweiz adäquat reagieren zu können, hat AirPlus sein Sales Team erweitert. Neu kümmert sich ein dediziertes Team um sämtliche Anliegen von KMU-Kunden. Diese werden durch die kompetenten und mehrsprachigen Mitarbeiter persönlich betreut. Diese können auf jede individuelle Anfrage gezielt eingehen und entwickeln massgeschneiderte Lösungen.

Vorteile auf einen Blick: