Spesenerfassung und -verarbeitung sind ein leidiges Übel in allen Unternehmen und Verwaltungen. Der gemeinsame Nenner: Die Spesenadministration hält die Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit ab. Trotzdem braucht man sie, die Excel-Vorlagen, die Originalbelege auf Papier, die Barvorbezugsabrechnungen. Alles klar geregelt in Spesenreglementen, von Steuerverwaltungen in den verschiedensten Varianten bewilligt. Die Cloud-Lösung, welche alles einfacher macht, existiert bereits. Hält sie, was sie verspricht?
Schaut man über den Horizont der Spesenabrechnung hinaus, wird klar, dass es beim Spesenprozess um weit mehr geht. Spesen entstehen in der Regel nicht im eigenen Büro – sondern unterwegs. Warum also die geografische Komponente nicht in den Prozess einfliessen lassen, beispielsweise mit der Planung der Reise und der mobilen Erfassung der anfallenden Daten? Aber es geht noch weiter: Auf der anderen Seite des Spesenbelegs steht immer ein Geschäftspartner; die SBB oder ein anderes Transportunternehmen, Fluggesellschaften, Hotels, Restaurants. Und oft handelt es sich dabei um wiederkehrende Geschäftspartner. Warum nicht auch hier Synergien nutzen? Beispielsweise mit der elektronischen Integration dieser Geschäftspartner – vor und nach der Erbringung der Dienstleistung. Es gilt offensichtlich, den Prozess der Spesenabrechnung neu zu erfinden.
Der Spesenprozess in der Cloud
Neue Anwendungen aus der Cloud ermöglichen eine gesamtheitliche Sicht des Spesenprozesses und die Nutzung von Synergien durch Digitalisierung. Eine neue Vision wird greifbar: Spesen erfassen ad hoc und vor Ort, rund um den Globus und mobil per App. Das Mittagessen wird im Restaurant erfasst, die Hotelrechnung ist beim Checkout bereits automatisch Teil der Spesenabrechnung. Die fertige Spesenabrechnung wird rasch noch vor dem Rückflug am Flughafen verschickt. Die Vorgesetzten erhalten, ebenfalls mobil, mittels Workflow die Push-Nachricht zur Bewilligung. Die Belege sind als Fotografie für den Vorgesetzten per Klick einsehbar. Die digitale Anbindung von Kreditkartenfirmen hilft zudem beim Einhalten der Compliance. Wird die Geschäftskreditkarte genutzt, erscheint die Ausgabe automatisch in der Spesenabrechnung – nicht löschbar, das schafft Transparenz.
Mitarbeitende wie auch Vorgesetzte haben am Tag nach der Reise keinen Aufwand mehr. Umrechnungskurse werden von Online–Umrechnungsplattformen zum Stichtag der getätigten Ausgabe auto-matisch berücksichtigt. Für Fahrten mit dem Privat- oder Firmenfahrzeug steht eine Google-Maps-Integration zur Verfügung: Kilometerabrechnungen werden so realitätsgetreu abgebildet.
Mit diesen Möglichkeiten können Unternehmen und Verwaltungen wirkungsvoll und ohne grossen Zusatzaufwand Unklarheiten und Unregelmässigkeiten mit Spesenrechnungen vorbeugen und darüber hinaus den Aufwand der Mitarbeitenden signifikant verringern.
Reglement und Compliance stehen im Zentrum
Im Zuge einer Optimierung der Spesenprozesse steht das Spesenreglement im Fokus. Die liberale Gesetzgebung der Schweiz erlaubt eine Vielzahl von Möglichkeiten, sich darin zu verwirklichen. Macht es wirklich Sinn, 40 verschiedene Spesenarten zu nutzen? Was will man damit erreichen? Bringt ein Bewilligungs-Workflow, welcher über vier Stellen führt, wirklich eine höhere -Sicherheit? Wie viel wurde in den letzten Jahren im Schnitt pro Mittagessen erstattet, macht eine Pauschale Sinn? Dafür aber der Verzicht auf eine Mehrwertsteuer-Rückforderung für diesen Betrag?
Grundsätzlich gilt: Was mittels logischer Regeln ermittelt wird, kann auch ein automatisiertes System erledigen. Es geht dabei nicht primär darum, Betrug vorzubeugen – vielmehr soll die bewilligende Stelle davon ausgehen können, dass alles, was zur Bewilligung ansteht, reglementskonform ist. Genau dies leisten «state of the art»-Systeme aus der Cloud wie die Concur-Lösung aus dem Hause SAP.
Die grosse Frage der Integration
Eine Cloud-Lösung, wie Concur sie darstellt, kann mit jedem Umsystem arbeiten. Der Mitarbeiterdaten-Import erfolgt entweder per Flatfile und Secure File Transfer Protocol (SFTP) oder aber direkt per Web API. Dabei spielt die Datenquelle eine untergeordnete Rolle, solange das gelieferte Importfile dem geforderten Format entspricht. Üblicherweise werden die Spesenbuchungen an ein Finanz- und Payroll-system weitergegeben. Buchungsdaten werden per Flatfile auf einen SFTP geschrieben, von da können sie von jedem beliebigen Umsystem verarbeitet werden. Wenn auch die Umsysteme aus der SAP-Familie stammen, ist es noch ein Stück einfacher, denn SAP arbeitet zurzeit an integrierten Standardschnittstellen für die eigenen Produkte.
Cloud heisst auch «Big Data»
Durch die Vielzahl an erfassten Informationen in einem Spesentool lassen sich im Reporting wichtige Erkenntnisse über das Ausgabeverhalten erlangen. Diese dienen dazu, dem Einkauf für die nächsten Preisverhandlungen handfeste Argumente zu liefern. E-Rechnungen kommen in das System und werden mit den entsprechenden Mehrwertsteuersätzen direkt verarbeitet. Zudem werden die Mitarbeitenden durch Setzen von geschickten «Audit Regeln» bereits während der Erfassung auf besondere Umstände aufmerksam gemacht.
Schaut man sich die betroffenen Prozesse etwas genauer an, entdeckt man überall kleine und grosse Optimierungsmöglichkeiten. Eine Integration ins Travel Management beispielsweise, welche die spezifisch vereinbarten Hotel- und Flugraten mit einbezieht und Mitarbeitende darauf hinweist, beim richtigen Anbieter zu buchen. Oder man gibt den Mitarbeitenden bei der Zimmerbuchung nur bevorzugte Hotels zur Auswahl.
Wenn Sie als Unternehmen oder Verwaltung noch keine cloudbasierte Spesenlösung in Betracht gezogen haben, sollten Sie dies nachholen. Bedenken zum Datenschutz sind ernst zu nehmen, können -jedoch durch die Wahl des richtigen Cloud–Partners und durch angemessene Vertragsgestaltung entschärft werden. Die wachsende Zahl von Unternehmen, die sich die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen machen, beweist dies.
Weitere Informationen:
www.hr-campus.ch
