Die Digitalisierung der Buchhaltung entwickelt sich für KMU zunehmend vom Nice-to-have zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Moderne Softwarelösungen ermöglichen nicht nur eine effizientere Abwicklung von Routineaufgaben, sondern schaffen neue Transparenz und eröffnen fundierte Entscheidungsgrundlagen – gerade für kleinere und mittlere Unternehmen. Wie sieht das in der Praxis aus, und welche Chancen und Grenzen gibt es bei der Digitalisierung der Buchhaltung?
Digitale Buchhaltung verspricht Entlastung und Effizienz. Doch viele KMU-Inhaberinnen und -Inhaber fragen sich: Wo liegen die für sie nutzbaren Vorteile der Digitalen Buchhaltung? Und woran scheitern diese Projekte oft?
Digitalisierung zwischen Anspruch und Wirklichkeit
Was funktioniert in der Praxis?
- Automatisierte Belegerfassung und Bezahlung
Moderne Lösungen importieren Belege digital: per Scan, E-Mail oder App. Rechnungen können mit einem Klick bezahlt und im Anschluss automatisch zur Verbuchung an den Treuhänder weitergereicht werden. Für KMUs reduziert sich damit der Aufwand des Beleghandlings signifikant. - Digitale Ablage und Suchfunktion
Belege werden digital archiviert und lassen sich nach Stichwort, Datum oder Betrag durchsuchen. Das beschleunigt das Auffinden im Tagesgeschäft oder Rückfragen und ermöglicht eine effizientere Nutzung der Ressourcen im Betrieb. - Echtzeit-Zugriff auf Finanzdaten
Moderne Lösungen ermöglichen jederzeit Zugriff auf aktuelle Geschäftszahlen. Offene Rechnungen, Zahlungsflüsse und Liquidität lassen sich tagesaktuell überwachen. Für Unternehmen mit saisonalen Schwankungen ist das ein entscheidender Vorteil: Kritische Entscheidungen können zeitnah und datenbasiert getroffen werden. Die Buchhaltung wird so zur zentralen Informationsquelle und unterstützt aktiv bei der Steuerung des Unternehmens. - Zusammenarbeit mit dem Treuhänder
Durch gemeinsame Plattformen entfällt das Hin- und Herschicken von Ordnern und Belegen. Der Treuhänder arbeitet direkt im System, kann Korrekturen anregen und Auswertungen bereitstellen. Das beschleunigt Abschlüsse, minimiert Rückfragen und sorgt für Transparenz auf beiden Seiten.
Was lässt Digitalisierungsprojekte scheitern?
- Fehlendes Fachwissen
Zwar lassen sich dank der Digitalisierung zahlreiche Routineaufgaben automatisieren, eine Digitalisierte Buchführung erfordert jedoch weiterhin Fachwissen, um mit Spezialfällen umgehen zu können. Oft erkennen KMUs dies erst zu spät, was hohe Kosten in der Bereinigung von Fehlern oder steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. Früh genug einen kompetenten Treuhand-Partner hinzuzuziehen, spart langfristig Kosten und reduziert Risiken. - Komplexe Systemintegrationen
Besonders in etablierten KMUs mit unterschiedlichen IT-Anwendungen kann die Einführung digitaler Buchhaltungslösungen zur Herausforderung werden. Migrationsprojekte scheitern oft an fehlender Planung, fehlenden Schnittstellen oder veralteten Systemen. Hier gilt es vorab die nötigen Anpassungen an der Softwarearchitektur innerhalb des KMUs vorzunehmen. - Faktor Mensch
Eine Umstellung auf die digitalisierte oder automatisierte Buchhaltung ist nur dann erfolgreich, wenn das Team dahintersteht. Fehlt es an Kommunikation und Schulung, entstehen Unsicherheiten und Widerstände. Eine sorgfältige Einführung benötigt Zeit, Geduld und klare Verantwortlichkeiten. - Fehlende Weitsicht
Die Einführung neuer Systeme sowie Lizenzen und Schulungen bedeuten initiale Investitionen. Ohne diese bleibt das KMU auf dem Status Quo und wird langfristig vom technologischen Fortschritt überholt. Ein Budget für einen Digitalisierungspartner zur Umstellung und zum Outsourcing der Buchführung einzuplanen, ist ebenso entscheidend, wie die Umsetzung selbst.
Praxisbeispiele Schweizer KMUs
Beispiel 1: Lohnbuchhaltung digitalisiert – mehrere Stunden pro Monat gespart
Ein Finanzdienstleister digitalisierte die Spesenerfassung. Früher wurden Spesenzettel von Hand gesammelt, heute erfassen die Mitarbeitenden ihre Spesen per App. Die Lohnabrechnungen und Lohnausweise sind für die Mitarbeitenden in der App digital abrufbar, was dem Unternehmen jeden Monat rund fünf Stunden Administrationszeit einspart und Fehler reduziert.
Beispiel 2: Liquiditätsmanagement in Echtzeit
Ein Handelsunternehmen hat dank ihrer Buchhaltungssoftware über ein digitales Dashboard fortlaufend Zugriff über offene Rechnungen, Zahlungseingänge und Kosten. So erkennt die Geschäftsleitung frühzeitig Engpässe, kann Zahlungsziele anpassen und Investitionen gezielt planen.
Beispiel 3: Effizientere Zusammenarbeit mit dem Treuhänder dank digitalem Belegaustausch
Eine Arztpraxis mit mehreren Standorten und 50 Mitarbeitenden nutzt eine cloudbasierte Buchhaltungslösung. Belege werde laufend digital erfasst und mit dem Treuhänder geteilt. Rückfragen werden direkt im System geklärt, Quartalsabschlüsse erfolgen deutlich schneller und ermöglichen dem Unternehmen, Bankkredite für den weiteren Ausbau zu erhalten.
Chancen nutzen, Stolpersteine vermeiden
Digitale Buchhaltung verschafft KMUs mehr Effizienz, Transparenz und bessere Entscheidungsgrundlagen. In der Praxis werden technische Hürden wie Schnittstellen und Systemintegration jedoch oft unterschätzt. Die Einführung ist mehr als ein IT-Projekt – sie betrifft das ganze Unternehmen.
Wer Digitalisierung, Automatisierung und Outsourcing sinnvoll kombiniert, verschafft sich echte Vorteile. Wichtig ist, Chancen und Grenzen realistisch einzuschätzen und den Wandel gemeinsam mit erfahrenen Partnern anzugehen.
Infos zu BDO und Name Autor am Ende der Seite:
BDO: Ihre Partnerin für digitale und automatisierte Buchhaltung
Jedes KMU ist anders – deshalb setzt BDO auf praxisnahe Beratung. Mit unserem Fachwissen holen wir Sie genau dort ab, wo Sie stehen. Wir analysieren Ihre individuelle Ausgangslage, zeigen Optimierungspotenziale auf und begleiten Sie auf dem Weg zur digitalen oder automatisierten Buchhaltung.
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Autoren
Marcel Rohrer
Leiter Treuhand, Mitglied der Geschäftsleitung, Partner
marcel.rohrer@bdo.ch
Tobias Bussmann
Leiter Digitale Niederlassung
tobias.bussmann@bdo.ch
