Die digitale Transformation ist seit Jahren ein beständiges Thema auf der Agenda von Unternehmensleitungen. Nie wurde jedoch der Nutzen eines hohen Digitalisierungsgrades von einem Unternehmen deutlicher
dargestellt als gegenwärtig durch die Covid-19-Pandemie.
Als im März 2020 die unvorhergesehene Realität eintrat, stand nahezu jedes Unternehmen schweizweit vor einer völlig neuen Situation und musste die eigenen Prozesse in Rekordzeit neu organisieren. Was vorher noch unmöglich schien, war plötzlich alternativlos, aber dank moderner Softwaretechnologie und fortgeschrittener Digitalisierungsstrategien oft doch einfacher als gedacht. Mit der
Einstufung der Covid-19-Situation als «ausserordentliche Lage» durch den Bundesrat am 16. März 2020 wurden praktisch über Nacht die Regeln in der Geschäftswelt neu geschrieben. Mit dem Aufruf des Bundesrates, alle unnötigen Kontakte zu vermeiden und Abstand zu halten, wies er zeitgleich Unternehmen an, ihre Mitarbeitenden, wenn immer möglich, von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Damit nahm er massiv Einfluss auf die Art und Weise der Erbringung von Arbeitsleistung, beeinflusste aber auch die Form der Kommunikation mit Geschäftspartnern in der Geschäftswelt.
Zugriff – Egal wann, egal wo
Die Anforderung der sofortigen Umstellung des gesamten Unternehmens auf die Arbeit aus dem Home Office traf viele Betriebe unerwartet. Obwohl vor allem in
den kundennahen Abteilungen Home oder Remote-Office-Konzepte bereits
schon erprobt und umgesetzt waren, stellt ein umfassendes Arbeiten eines grossen Teils der gesamten Belegschaft aus dem Home Office nochmals ganz andere Anforderungen an die organisatorischen- und betrieblichen Abläufe eines Unternehmens. Damit wurde schnell einmal deutlich, dass sich die Art und Weise, wie wir zukünftig zusammenarbeiten werden, durch Corona nachhaltig verändert sein wird. Der Wechsel vom Büroarbeitsplatz in das Home Office ist technisch – wenn auch unter Einsatz von zusätzlichen Mitteln – schnell einmal gelöst. Doch wie stellt sich der Umzug ins Home Office aus Sicht der Arbeitnehmer dar? Für den Mitarbeitenden von zentraler Bedeutung ist, dass in gewohnter Manier auf die Daten und Dokumente im Unternehmen zugegriffen werden kann, um die anstehenden Arbeiten auch vom Home Office aus zu erledigen. Darüber hinaus muss das Unternehmen aber auch, durch geeignete Massnahmen, die Kommunikation und Zusammenarbeit unter Geschäftspartnern und Mitarbeitenden sicherstellen. Wichtige Entscheidungen und Freigaben müssen, basierend auf den zur Verfügung gestellten Informationen geprüft und getroffen werden können. All diese Prozesse sollen systemseitig unterstützt und der Ablauf sowie die getroffenen Entscheidungen zusammen mit dem Benutzer protokolliert werden, um diese später wieder nachvollziehen zu können.
Digitales Besuchermanagement
Wer sein Unternehmen durchgängig digitalisieren möchte, hat so einiges an Herausforderungen zu meistern. Gelingen kann dies mithilfe von standardisierten Lösungen mit hohem Reifegrad, die sehr schnell und einfach in den Fachabteilungen eingesetzt werden können. Genau hier setzen die massgeschneiderten Fachlösungen «ELO Business Solutions» an. Sie bieten standardisierte Best-Practice-Ansätze, mit denen die einzelnen Unternehmensbereiche zielgerichtet digitalisiert werden können. Hierzu gehört auch ein digitales Besuchermanagement, denn gerade in Zeiten von Covid-19 ist es defacto die Pflicht eines jeden Unternehmens, die täglich zahlreich ein- und ausgehenden Besucher sauber zu erfassen und zu führen. Meist werden die Besuchstermine bereits im Voraus geplant, aber andere Besucher wiederum stehen spontan vor der Tür und müssen genauso schnell und professionell behandelt werden. Die Business Solution «ELO Visitor» unterstützt hierbei bereits bei der Anmeldung eines neuen Besuchs, indem automatisch eine Besuchermappe angelegt wird. Darin werden alle zum Besuch relevanten Daten und Dokumente in der Lösung abgelegt. Neben einzelnen Besuchern können auch ganze Gruppen auf
einmal angemeldet werden, um die Erfassung von Daten weiter zu vereinfachen.
Um den Ablauf des Besuchs so professionell wie möglich zu gestalten, können
organisatorische Entscheidungen bereits im Voraus getroffen werden. So ist es
möglich, einen Mitarbeiter für die persönliche Abholung zu ernennen, und ausserdem können Benachrichtigungen an das Catering, die Sicherheit oder weitere Unternehmensbereiche gesendet werden, damit am Besuchstag alles perfekt vorbereitet ist. Die Business Solution sorgt auch für einen positiven und professionellen ersten Eindruck, denn der Besucher wird auf einem Willkommensbildschirm begrüsst und die Mitarbeiter am Empfang sind bestens
auf den Termin vorbereitet. Sie begrüssen den Gast, identifizieren ihn über die
hinterlegten Informationen und stellen einen individuellen Besucherausweis aus. Darüber hinaus können Sicherheitsunterweisungen sowie Verschwiegenheitsvereinbarungen bequem digital über Tablet-Geräte unterzeichnet werden. Wenn es jedoch einmal schnell gehen muss und der Besucher ohne Voranmeldung vor der Tür steht, kommt die direkte Anmeldung zum Zug. Nur noch das dringendst Notwendige wird als Mindesteingabe
vorausgesetzt und das Einchecken findet unverzüglich nach Eingabe der Daten statt. Dank eines Barcodes auf dem Besucherausweis können sich Besucher auch jederzeit eigenständig abmelden und bei vergessenen Abmeldungen tritt wiederum eine Erinnerungsfunktion in Kraft. Das Empfangspersonal erhält mit dem Visitor-Cockpit einen schnellen Überblick zu den geplanten Terminen, zum
Besucher selbst sowie zum aktuellen Status. Für einen tagesaktuellen Überblick,
aber auch zur Überwachung der monatlichen und jährlichen Besuchermengen kann auf den integrierten Kalender zurückgegriffen werden. Dank dieser Funktionen kann von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Verabschiedung der ganze Prozess digital begleitet und überwacht werden.
Jetzt auch einfach bedienbare Schnittstelle zu Abacus
Intelligente und durchdachte Lösungen sind gefragt, um jederzeit auf relevante
Informationen und Dokumente zugreifen zu können, unabhängig vom eigentlichen
Arbeitsort. Ein optimales Zusammenspiel vorhandener IT-Systeme ist eine wichtige Grundvoraussetzung für effiziente und performante Geschäftsprozesse. Neue oder veränderte Anforderungen müssen schnell und einfach adaptiert werden können. Und genau hier setzt «ELO ECM Suite 20» an. Für einen optimalen Datenaustausch zwischen der ELO ECM Suite und dem Abacus-System sorgt neu die Schnittstelle «ELO WEBconnect für ABACUS ®». Die transparente und einfach zu bedienende Schnittstelle erlaubt, Daten bidirektional über eine sicher verschlüsselte Verbindung mit Abacus auszutauschen. Bereits direkt nach der initialen Einrichtung der Schnittstelle werden bestehende Dokumente der Abacus-Dossiers an ELO ausgelagert. Ab diesem Zeitpunkt werden alle neuen Dokumente, die durch den Anwender in ein Dossier abgelegt werden, automatisch an ELO übertragen. Dabei werden systemgesteuert dieselben hierarchischen Strukturen wie in Abacus aufgebaut. Dokumente, die von diesem erzeugt werden,
können so über die komfortable Schnittstelle ohne Medienbruch direkt in ELOSystem übernommen werden. Fortan bestimmt der Abacus-Anwender, ob er
wie gewohnt das Dokument im selbigen Dossier eröffnet oder ob er das Dokument
im ELO WebClient öffnen und bearbeiten möchte. Die ELO ECM Suite verfügt zudem über alle Funktionen, die für eine gesetzeskonforme Archivierung benötigt werden. Damit können alle Daten sicher und datenschutzkonform verwaltet
werden.
Der Arbeitsplatz der Zukunft
Der Arbeitsplatz der Zukunft schafft neue Formen der Zusammenarbeit und es eröffnen sich völlig neue Perspektiven der flexiblen und mobilen Arbeit. Umso bedeutender sind moderne und innovative Technologien und Lösungsansätze, um den Herausforderungen des digitalen Wandels zu begegnen und um in Zeiten ausserordentlicher Situationen, wie es die Covid-19-Pandemie ist, schnell und gezielt zu reagieren, um den gewohnten Betrieb sicherzustellen. Letztendlich
vollzieht sich der digitale Wandel nicht nur durch den Einsatz neuer Technologien,
sondern auch durch die Art und Weise, wie diese genutzt werden. Die Produkte und Lösungen von ELO machen das Arbeiten nicht nur leichter und effizienter, sondern verschaffen auch einen Vorsprung in eine erfolgreiche digitale Zukunft – neu auch mit MS Teams Integration.
